Office365 OneDrive for Business 外部の取引先とファイルの共有する設定方法

日常のファイル

1.個人用のファイル

一般的に、個人用のファイルは、パソコン内の「デスクトップ」に保存される方が多いと思います。この「デスクトップ」に保存されているファイルを Office365 の OneDrive for Business に保存する。と考えても良いと思います。ここは自分だけのファイルの保存場所です。なんど 1TB が使用出来ます。

2.社内の共有ファイル

見積書、日報、仕様書、受注データ、顧客データなど、社内でもファイルサーバーを利用して、いつでも社内全員がすぐ利用できるファイルは Office365 の SharePoint に保存する。と考えたらいいと思います。
保存容量も社内(組織)で、1TB+(10GB×ライセンス数)の容量が保存できます。これだけあれば社内にファイルサーバーはいりませんよね。

3.外部の取引先と共有する

外部取引先との共有については、上記の 1.OneDrive for Business(個人用) 2.SharePoint(社内共有用)のどちらでも行えますが、ココは慎重に考えて、ベストな方法での活用が必要です。

外部取引先との共有を慎重に考える必要性

外部の取引先と共有の設定を失敗すると、社内のデータが全て外部に漏れてしまう恐れがあります。慎重に検討が必要です。又、慎重になりすぎて複雑になり設定ミスや設定漏れが起きる事もあります。

担当者(責任者)も設けてシンプルに管理する必要があると思います。

仕事上、常にファイル共有が必要な場合は、SharePoint のサイトコレクションを使って、社内データとは切り離したデータ共有専用の別サイトを作成します。

そして、進行中の案件のチーム分をチーム単位で共有先を設定し、そのチームの案件が終了したら外部との共有を解除するようにします。

このようにシンプルにすれば設定ミスや設定漏れの心配も無く安心出来ると思います。

今回の OneDrive for Business を使った外部との共有は、BB は使っていません。と言うより現役卒業して使う事が無くなったからですね。

この OneDrive for Business は個人用のデータの保存場所ですから社内の大事なデータは保存して無いと思います。ですから趣味、勉強会や同友会など仕事に関係ない相手とのデータ共有にはとても便利ではないかと思っています。1TB の容量がありますので大いに活用いたしましょう。

共有の設定

Office365の「管理者」から「設定」の「サービスとアドイン」を選択します。

下記画面から、「サイト」を選択します。

下記のように「ユーザーに組織外の連絡先との SharePoint Online および OneDrive for Business のコンテンツの共有を許可する」をONにします。

ユーザーの共有できる相手:

  •  既存の外部ユーザーのみ(サインインが必要)
  •  新規と既存の外部ユーザー(サインインが必要)
  •  匿名ユーザーを含む全てのユーザー

BB は、「新規と既存の外部ユーザー(サインインが必要)」を選択します。

「SharePoint 管理センターに移動してその他の設定の管理とサイトコレクションの表示を行う」をクリックして移動します。

SharePoint 管理センターに移動します。

下記にサイトコレクションのアドレスが表示されます。
ここで、アドレスの一部分に my-SharePoint と表示されている分が OneDrive for Business 用のサイトコレクションなので、この行をチェックします。そして、上段の「共有」をクリックします。

OneDrive for Business についての「共有」の設定を行います。

  • 組織外の共有を許可しない
  • 組織のディレクトリに既に存在する外部ユーザーとの共有のみ許可します。
  • 共有への招待を承認する外部ユーザーを許可し、認証済みユーザーとしてサインインする。
  • 匿名アクセスのリンクを使用して全ての外部ユーザーとの共有を許可します。

ここでは、「共有への招待を承認する外部ユーザーを許可し、認証済みユーザーとしてサインインする。」を選択し「保存」をクリックし設定を終了します。

OneDrive for Business の中のファイルを共有指定

Office365 の OneDrive for Business の中からファイルを選択します。
ここでは、Win10_SecurityGuide.pdf のファイル名を選択します。すると上段に「共有」ボタンが表示されます。又、選択したファイル名の右側の三つの点が縦に並んだボタンをクリックしても画面のようなプロパティが表示され、その中から「共有」を選択してもOKです。

ファイルの「編集」を許可するか、しないかの設定を行います。

ここで、共有する人達のメールアドレスを入力します。

共有する人として、??kumahige@gmail.com と Gmail を含めます。

「送信」をクリックすると、下記のようなメッセージが表示されます。

gmail.com を確認すると、下記のようなメールが届いています。

開くと下記のように正常に開きます。

今回は、Office365 の OneDrive for Business から共有処理を行いましたが、パソコン上の同期ファイルからの共有処理はチョット違うようです。パソコンは電源を切ったりするので同期ファイルは使えない場合もあります。ですから、共有処理は、Office365 からの方がいいと思います。

マイクロソフトの動画の紹介

  • 共有の仕方、権限や共有状態について
  • 管理者画面から外部共有の設定
  • リンクのコピーと有効期限日の設定など