Office365 Planner 仕事内容や添付ファイルなど情報を含めたタスク管理が行えます。

はじめに

Office365 の Planner を使ってみました。

これは簡単で良いです。社内に詳しいIT担当者がいなくても中小・零細企業でも使えると思います。

どんなソフトかといいますと、仕事をしていると下記のように、しなければならない事ってたくさんありますよね。

  • A社より依頼された案件の見積書作成を 99/99/99 日迄に完了する。
  • B社へ 99/99/99 日 10:00 に〇〇の件で訪問する
  • C社へ先日の電話分で 99/99/99 日 14:00 にサポートで行く
  • 〇〇〇〇について調べて 99/99/99 日頃までにまとめる
  • □□プロジェクトの□□を 99/99/99 迄に行う。
  • △△プロジェクトの△△を 99/99/99 迄に行う。

皆さんも忘れないように優先順位を決めて仕事をしていると思いますが、どんな風にして管理していますか?

Planner では、上記の事柄をカード形のタスクとして作成し、それを納期(期限)に間に合うようにカード形のタスクを簡単にマウスで移動させて仕事の優先順位を間違わないように調整出来るソフトです。

更に

  • スマホでも見れる。
  • 営業所間など社内はもちろん、組織外の取引先や外注先とも共有できる。

など、便利でソフトです。是非、最後までご覧下さい。

内容

  • 新しいプランの作成
  • 簡単なタスクの登録
  • カードの詳細を登録
  • ラベルを付けて管理する
  • バケットについて
  • Plannerの使い方
  • タスクの表示仕方を変更する
  • ボード、グラフ、スケジュール
  • メンバーの追加

新しいプランの作成

下記のメニューから「Planner」を選択します。もし、表示されていない場合は、「すべてのアプリ」をクリックして下さい。

「+新しいプラン」をクリックして下さい。

新しいプラン名
ここで、「営業2課 Planner 」と名前を付けました。Office365 には Planner 以外にも Teams でもグループの名前付けを行います。ここでも「営業2課」と名前を付けた場合、どれがどれかわからなくなってしまうので Planner か Teams かを区別できる名前にしておいた方がいいようです。

「パブリック」と「プライベート」
「営業2課 Planner」に参加するメンバーが全て組織内で Office365 のライセンスを持っている人でそれ以外は含めない。という場合は「パブリック」を選択して下さい。
プラン名が「〇〇プロジェクト」や「Office365勉強会」「中小企業家同友会IT部会」など、Office365 の社内以外の人、又、Office365 のライセンスを持っていない人も参加してもらう。という場合は「プライベート」を選択して下さい。

オプション
新規メンバー向けのプランの説明が登録できるようになっています。

「プランを作成」をクリックします。

「+」をクリックすると「+」の下に表示されている「新規タスク」が表示され、右側のカードでない灰色の空欄をクリックすると「新規タスク」は消えます。

簡単なタスクの登録

タスク名を「〇〇社見積書作成」と入力します。

「期限の設定」をクリックするとカレンダーが表示されます。期限日をクリックして下さい。

「割り当てる」をクリックすると、候補の名前リストが表示されます。ここで一人から複数人を指定する事が出来ます。
他メンバーの追加方法は後ほどに説明を行います。

薄青色の「タスクを追加」をクリックします。

下記のようになります。
なお、右側の広い空白部分をクリックすると新規の「新規タスク」画面は消えます。

カード(タスク)の詳細を登録

カード(タスク)をクリックすると、カードの中に詳細を登録出来るように下記の画面になります。

…をクリックすると下記のようになり、カード自身が不要になった時の「削除」に使います。是非、覚えておいて下さい。

「タスクのコピー」
画面がチョット小さめになったコピー画面が表示されます。
新しいタスク名、プラン名、バケット名の変更や割り当て、進捗状況、日付、説明、チェックリスト、添付ファイル、ラベルなどもコピーするかどうかのチェックマークの指定でコピーを作成されるようになっています。

「タスクにリンクをコピー」
画面左下に「リンクをクリップボードにコピーしました。」と表示されます。
このタスクを見て欲しい人のメールを新規で作成します。そして本文に、右ボタンの貼り付けを行います。するとURLが貼り付けされます。
メールを受けた相手は、この URL をクリックすれば自動的に Planner が起動し、このタスクが開くので直ぐ確認できる。という使い方が出来るようんです。

ユーザー登録を行った後、このカードに他の人達を割り付けする時に使用します。

「進行状況」
作業の開始と同時に「進行中」に変更します。このカード(タスク)分が終了したら、「完了済み」にするか「削除」するかがあります。BBは、後で見直したり、再利用をするカードは「完了済み」にして、このカードは再利用する事が無い。と思うものは削除していっています。

カード(タスク)の中に説明が入力できます。これは結構重宝します。なぜなら、入力を行うと下記のように「カードに表示する□」が表示されます。
この□にチェックをいれると、説明に入力した内容がカード表面に表示されるので便利です。

「チェックリスト」□アイテム追加
これは、まだ使った事がありません。使ってから説明を行います。

「ファイル」「SharePoint」
「ファイル」はパソコンの中から「SharePoint」はSharePointの中からドキュメントファイルの指定が出来ます。他人と共有したり、社外でもファイルを参照する場合は、SharePoint を使った方が便利ですね。
設定するとカード自体が大きくなりファイルの中身を一部表示したりファイル名を表示したりします。又、カードを開いてからファイル名をクリックすると、そのファイルを開く事も出来ます。

「リンク」
下記のようにアドレスが指定出来ます。又、ここで指定すると「カードに表示する□」が表示されます。尚、説明欄やリンクの2カ所でカードに表示するを選択する事は出来ません。どちらか一方の表示になります。

「コメント」
ここで、下記のようにコメントを入力して「送信」をクリックすると、このカードで割り当てられている人にメールを送信します。

ラベルを付けて管理する

それぞれの色ラベルにそれぞれの情報を登録します。そして、そのカードに合った状態の色ラベルを選んでマウスでクリックすると✅マークが付きその分が表示されます。この✅マークは、同時に複数個付ける事が出来ます。

カードに対してラベルで進捗状況を表すと社内で納期遅れのカードや助けて!と助けを求めている人を言葉でなくカードで知る事が出来ます。これって性格上「助けて!」と言えない人がいる会社ではいいですよね。又、分類などを表すのも良いとおもいます。簡単に登録出来るので色々やってみたらと思います。

 

 

 

選択したラベルが表示されます。又、URLや、添付ファイルが登録されている事も表示してくれます。
又、このカード(タスク)は、登録されている情報の量によって縦方向に大きくなって内容をわかりやすく表示したりします。
尚、新しくカード(タスク)を作成する場合は、+部分をクリックして下さい。

バケットについて

上図を見ると上部に「+」部分の上に「To Do」「新しいバケット追加」とあります。
バケットについては、後で説明しますが、上部に「メンバー」「フィルター」「グループ化バケット」など並べ替えが標準で準備されています。ですからダブらないようにした方が効果的だと思います。

「To Do」のところでマウスをクリックすると、To Do のバケット名の変更は行えます。又、バケット名をクリックしながらマウスをドラッグすれば横方向の移動も行えます。

現在 BB は、「問合案件」「今日」「今週中」「今月中」「来月中」「今年中」「来年」というように分けて活用しています。

Plannerの使い方

  • 「今日」「今週中」「今月中」のバケットの下の「+」をクリックしてカード型のタスクを自分に必要な分だけ作成します。
  • 進捗状況に合わせてカード型のタスクをドラッグしてバケット間を移動させます。
  • 担当者の割り付けを増やしたり、減らしたりします。
  • 見積書やマニュアルなどドキュメントを作成したら、その分のタスクに添付します。
  • 割り付けられた担当者に連絡する必要がある場合は、タスク内にあるコメント欄で内容を書き「送信」して連絡します。
  • フラグや、完了マークを付けたり、カードを削除したりしてカードを整理します。

などが行えます。

タスクの表示仕方を変更する

「メンバー」
ここである担当者をクリックすると、その人が含まれるタスクが灰色に変わります。

「フィルター」
指定したフィルターは AND で何個も設定が出来、その指定した分に合ったカードのみが、そのバケットの下で上から詰められて表示され、該当しなかった分は消えてしまいます。尚、消えたカードは、フィルターの「クリア」で復活して元の状態に表示されます。又、ラベル欄も自分が設定したラベルでフィルター設定が行えます。

「グループ化」
「バケット」「担当者」「進捗状況」「期限」「ラベル」、初期値は「バケット」ですが、選択した分がバケットになり表示されます。これって一瞬で表示が変わるのでたくさんのタスクを作成されている状態では結構、面白いです。

ボード、グラフ、スケジュール

「ボード」
これまでのカード型タスクの表示

「グラフ」

「スケジュール」

「その他、このプランに関連する他のページに移動します。」
この欄については、後日、使ってみて報告したいとおもいます。

メンバーの追加

これからは社内全員、または外部の人も含めて進捗管理が出来るようにメンバーを増やしてみましょう。
まず、下記の「…」から「メンバー」をクリックします。

ここで「メンバーの追加」のアイコンをクリックします。

下記の「メンバー追加」の空白欄に名前を入力してゆくとここで候補が表示されます。
プランを作成する時、「プライベート」を選択していれば Outlook の連絡先などに登録している社外の人も拾ってきます。
そこでメンバーに追加する人をクリックします。

「メール送信」をクリックして「メール作成」画面に入ります。

ここでは簡単ですが、件名と本文をキチンと入力して送信します。

そのままのメールが届きます。
BB は、「承諾」などの処理があるのかなーと思っていましたが何もありません。ただ参加して欲しいのメールのみのようです。

どうしてメンバーに追加するのだろうと思ったら、「保存」がありました。ここで保存を押すと下記のようになり追加されるようです。

はい。追加されました。
しかし、Planner 画面に戻り確認しても追加されません。

ブラウザの更新ボタンを押してやっと追加が確認出来ました。

以上です。
外部の人達も簡単に含める事が出来るようのなりました。ホント Office365も使いやすくなったと思います。