Office365 SharePoint って何に使うの?活用方法を教えて欲しい。

マイクロソフト クラウド BPOS や Office365 の導入のきっかけ

SharePoint の説明は一言では難しいですね。説明をしていると聞いている人は難しくなってわからなくなって聞くのが嫌になってしまうからです。
 
それでも簡単に説明せろと言われれば、社内でいろんなものを「共有できるソフト」という感じだと思います。そして、共有の仕方が昔ながらのサイトを作ったものから、最近の Teams まで色々と増えて来ています。ですから SahrePoint を知らずに Teams を使いこなしている。でも良いのではないかと思います。 
BB が BPOS を導入した当時は iPhone や Android が急速に伸びている時でした。マイクロソフト社はというと、2 社に圧倒されてホント静かな状態でした。BB のように昔からマイクロソフトで開発をやってきている人達にとっては凄く寂しい時代でした。
この頃、Access で受託ソフト開発をやっていたのですが、中小企業の間でも各営業所間のデータを一つにしたい。などの話がボチボチと出てきていました。
 
そこでどうかならんのだろうか?とマイクロソフトのフェアーの時に話をしたら BPOS というクラウトがあるよ。と聞いたのです。それからすぐ BPOS の導入を始めました。
 
そして顧客管理ソフトと BPOS の SharePoint とをリンクさせて実験をしました。おお!いいねー。登録できたー。できたー。と喜んでいましたが、一旦サイトを閉じて再度、接続すると登録されていないのです。まあ、自分のやり方も悪かったからかも知れませんが、あー無理だと感じました。
 
それから Office365 にバージョンアップしてから早速実験を行いました。すると、そう。実験成功です。
 
この後、自社のソフト開発の集大成として、顧客管理、販売管理、業務日誌とスケジュール管理、見積作成迄をまとめた社内システム「商助」を完成させました。しかし、60 歳を過ぎたら廃業を決意していたのでサポートの事も考えて販売中止にしました。

このように SharePoint で販売管理や顧客管理などのアプリを開発する事も出来ます。とにかく SharePoint は、色んな事が出来るので説明が難しい凄いソフトです。 

SharePoint の「アプリ」別の使い方

  • ドキュメントライブラリ
    このアプリが一般的にたくさんの人が使っている機能だと思います。
    簡単に説明すると、Word や Excel など、ファイルの保存を行い共有している人達で活用します。
    他の機能として、権限設定や履歴管理ができ、だれかが上書きや削除を行ってもいつでも元の状態や、どの状態にも戻せる。などが行えます。
    又、ファイル名以外にいろんな属性の設定ができます。その属性でフィルターを掛けたり並べ替えたりなどが行えます。
  • カスタムリスト
    簡単に説明すれば、エクセルみたいな表を作成し、その表にいろんな場所からデータ入力を可能にしたものです。
    営業日報や売上データ入力、それに出張時の経費精算データの入力などに使うと便利です。
    このデータも区分別にフィルターを掛けたり、並べ替えを行ったりも出来ます。又、集計したりして経理担当者や経営者が活用しやすくしたりもします。
  • リンク
    一般的に会社のポータルサイトに設定して使います。
    学習して欲しいサイト、競合会社や関連する企業サイトの URL などをまとめたものです。社内の人が簡単に見て活用できるようにするものです。
  • お知らせ
    これも一般的に会社のポータルサイトに設定して使います。
    タイトルと本文からなり、社内情報のお知らせに使います。会社のポータルはみんなが気軽に楽しく参加できるようにしなければなりません。
    「お知らせ」を見て無くて損した。と言われるようなネタを増やして社内を盛り上げましょう。
  • 連絡先
    連絡先には、メール、予定表と同じように個人用の連絡先もあります。共有の連絡先は、SarePoint アプリの追加で「連絡先」を作り皆で共有するようになります。
    各担当者が個別にエクセルで管理している状態では間違いが多くなってしまいます。この連絡先を使って一元管理に活用出来ます。
  • 予定表
    予定表にも、メール、連絡先と同じように個人用の予定表もあります。共有の予定表は、SharePoint アプリの追加で「予定表」を作成し皆で共有するようになります。
    又、予定表は、所属別やプロジェクト単位で作成したりもします。
  • デスカッション掲示板
    これも一般的には会社のポータルサイトに設定して使います。
    「社内旅行について」など、皆さんから要望や意見などを集める時に活用すると便利です。又、アンケート機能を合わせて活用すると便利です。
  • タスク
    ある行事を実施する期間のタスク管理や、進捗状況など管理する事が出来ます。
    主に部門別やプロジェクト単位で作成されます。タスクの状態をタイムラインで表示する事もできます。
  • アンケート
    掲示板で社内の情報を集め、その内容をまとめてアンケートを行いその結果を多数決で決定する。などが行えます。
    デスカッション掲示板などと一緒に活用すると便利です。クラウドの特徴をうまく活用した機能です。常に全員が参加する体制づくりをしておく必要があります。
  • Access アプリ
    Access2016と連携して複数のテーブルを独自のマクロを使って簡単にアプリ開発が行えます。簡単なマクロは使いますがノンプログラミングでも案外使いやすいアプリが作成出来ます。欠点は画面がシンプルすぎて日本人には飽きられそう。データの保存は Azure を使っていてうまく調整されているので処理スピードも速いです。Access に ODBC 接続して帳票など作成しようと思った時のスピードは極端に遅くなってしまいます。この付近を改良して頂ければ凄いアプリだと思います。今後のバージョンアップを期待します。と言っていたらマイクロソフトとしては Access アプリは無くなって行くようです。
    その変わりに PowerApps に力を入れて行くようです。こちらのサイトでもたくさんページを作成していますので参考にされて下さい。
  • 認証ワークフロー 
    家内と二人だったのでワークフローは体験していません。
    又、作成方法も難しいように思います。

以上のように SharePoint は、いろんな機能があって面白いソフトです。決して日本人向けの画面ではありません。
しかし、Office365 という一つの安価な価格でほとんどの事が出来るソフトは流石にマイクロソフトだからできる事だと思います。今、チョット使いづらくても段々とバージョンアップがされてゆきます。今後も楽しみなソフトだと思います。