Office365 SharePoint ドキュメントライブラリを使ってファイル管理をする

はじめに

Office365 の SharePoint の中で、もっとも使い方が簡単で多くの方が使用しているのが「ドキュメントライブラリ」だと思います。

Office365もバージョンアップされ少しづつ変わっています。しかし、新しい画面全てに慣れていませんので、新旧混在した画面で説明して行きたいと思います。

 「ドキュメントライブラリ」って、ただファイルを保存してみんなで共有して使う。又、権限管理が出来るもの。という感じですが、Office365 の SharePoint には更に細かく使ってゆくと便利な使い方がたくさん含まれています。初めての方は是非、最後まで見て使い方をマスターして下さいね。 

ドキュメントライブラリを作成する

SharePoint のホーム画面からではなく、サイトコレクションから新しく作成したばかりのサイトから作成したいと思います。 

下図のように画面右上の歯車マークをクリックして「アプリの追加」をクリックします。

アプリが2ページにわたって表示されます。この中から「ドキュメント ライブラリ」をクリックします。

ドキュメント ライブラリに「臨時共有フォルダ」と名前を付けます。
名前は、このドキュメント ライブラリを使う人達が親しみが沸き分かりやすい名前にして下さい。

下図のように「臨時共有フォルダ」が作成されます。

ドキュメントライブラリのカスタマイズを行う。

「臨時共有フォルダ」をクリックして開きます。
この中から、左下部分の「従来のSharePointの表示に戻す」をクリックして、旧バージョンの画面に移ります。

下図の左上の「ライブラリ」をクリックします。そして、右上の「ライブラリの設定」をクリックします。

「設定」画面が開きます。

すみません。前に作成した「臨時共有フォルダ」を削除してしてしまったようです。
ここからは更に「Office365の勉強サイト」という名前を作成して説明してゆきたいと思います。

画面中断に「列」欄があります。
ここに「登録日時」「更新日時」「タイトル」「更新者」「更新日時」「チェックアウト先」などがあります。
そして、その下に

・列の作成            → ここを使って列を増やします。
・サイト内の既存の列から追加   → 今回は使いません。
・列の順序            → 入力の順番を指定します。
・インデックス付の列       → 今回は使いません。
・ビユーの作成          → 今回は既存のビューを使います。

 があります。
ここで、「
列の作成」「列の順序」「ビユーの作成」を説明して行きたいと思います。

列の作成

「タイトル」について、例えば、顧客情報を表示したい時に「タイトル」って項目は要りませんよね。しかし、この「タイトル」は標準で必ず表示される項目で削除が出来ないのです。

そこで、この「タイトル」を「会社名」や「顧客名」などに変更して使用すると便利だと思います。

尚、ここでは「タイトル」を「ファイル名」に変更します。「タイトル」項目をダブルクリックして下さい。

「列の作成」で、新しく「部署」を作成してみましょう。

この列の情報の種類として

  • 1行テキスト
  • 複数行テキスト
  • 選択肢(メニューから選択)
  • 数値(1,1.0、100)
  • 通貨($、¥、)
  • 日付と時刻
  • 参照(このサイトにある既存の情報)
  • はい/いいえ(チェックボックス)
  • ユーザーまたはグループ
  • ハイパーリンクまたは画像
  • 集計値(他の列を基にした計算結果)
  • タスクの結果
  • 外部データ
  • 管理されたメタデータ

などから選択して入力書式を決める事が出来ます。

ここでは、「選択肢(メニューから選択)」をクリックします。すると選択した部分に反応して「それぞれの行に選択肢を入力して下さい」欄が表示されます。

ここでは、「総務部」「営業部」「開発部「サポート部」と選べるように入力します。初めての人は意味が良くわからないかも知れません。説明も難しいので最後まで見て下さいね。すると意味がわかると思います。

設定がすんだら、必ず、右下の「OK」で保存を行って下さい。

今度は、日付欄を使ってみます。日付に合わせた設定項目が表示されますので、目的に合わせて設定を行い「OK」で保存します。

列の順序

こらまで「列の作成」を行った列が表示されます。今度は、「列の順序」をクリックして下さい。

「列の並び順」の設定画面です。ここは入力の順番で表示の順番ではありません。

右側の▼ボタンをクリックして順番を設定して下さい。

「ドキュメント」をクリックして、どんな状態か確認してみましょう。ドキュメントの中に何もファイルが無いので寂しい状態ですね。

「+新規作成」から「フォルダ」の作成なども行えます。必要に応じて作成してみて下さい。

 Word、Excel などクリックした場合は、新規作成になりそれぞれのソフトが起動します。
 

ここにファイルをドラッグしてアップロードしてみて下さい。

カスタマイズした部分に詳細を入力します。

下記の赤マークの順にクリックして設定した列に情報を入力してみましょう。

設定した「部署」や「種別」「指定期限」などが表示されます。ここに情報を入力してみましょう。
入力が終わったら「保存」ボタンを押して下さい。

上段の「ライブラリ」-「ライブラリの設定」-ビュー欄の「すべてのドキュメント」を選択してクリックして下さい。

ここで「表示」のチェックを付けたり、外したりで表示/非表示の設定ができます。又、「左からの並び順」で列の表示順番を変更する事が出来ます。

表示が下記のように見やすくなります。

ファイルが多くなると欲しいファイルを探すのに困ってしまう事がありますね。
こういう場合は、下記のように各列の項目欄の▼ボタンを押して、昇順/降順で並べ変えてみたり、その項目の見たい欄をフィルターを付けて絞り込み、見つけやすいようにする事も出来ます。

中々説明が難しくて申し訳ないです。
このように Word や Excel ファイルに属性として種別や日付項目を追加してファイルを管理する事って Windows10 そのままのパソコンでは出来ませんよね。

Office365 だから出来る便利な機能ですよね。是非、もっとカッコ良くチャレンジされて下さい。