Office365 SharePoint ドキュメントライブラリを使ってファイル管理をする

SharePoint の中で、もっとも多くの方が使用してあるのが「ドキュメントライブラリ」だと思います。Office365もバージョンアップされ少しづつ変わっていますので、今回は、これを最初からカスタマイズ前の画面までを現在のバージョンで説明して行きたいと思います。
 
「ドキュメントライブラリ」って、ただファイルを保存してみんなで共有して使う。又、権限管理が出来る。という感じですが、Office365 の SharePoint には更に細かく使ってゆくと便利な使い方がたくさん含まれています。是非、最後まで宜しくお願いします。
 

ドキュメントライブラリを作成する

SharePoint のホーム画面からではなく、サイトコレクションから新しく作成したばかりのサイトから作成したいと思います。
 
下図のように画面右上の歯車マークをクリックして「アプリの追加」をクリックします。
 
アプリが2ページにわたって表示されます。この中から「ドキュメント ライブラリ」をクリックします。
 
ドキュメント ライブラリに「臨時共有フォルダ」と名前を付けます。
 
下図のように「臨時共有フォルダ」が作成されます。
 

ドキュメントライブラリのカスタマイズを行う。

「臨時共有フォルダ」をクリックして開きます。
この中から、左下部分の「従来のSharePointの表示に戻す」をクリックして行います。
 
下図の左上の「ライブラリ」をクリックします。そして、「ライブラリの設定」をクリックします。
 
「設定」画面が開きます。
 
ここからは、以前の分に戻ります。よって説明用のサイト名も「臨時共有フォルダ」から「Office365の勉強サイト」に変わります。
「タイトル」「更新者」「更新日時」などがあります。
・列の作成            <=ここを使って列を増やします。
・サイト内の既存の列から追加   <=今回は使いません。
・列の順序            <=入力の順番を指定します。
・インデックス付の列       <=今回は使いません。
・ビユーの作成          <=今回は既存のビューを使います。
などがあります。まず、「タイトル」項目をダブルクリックします。
「タイトル」が表示されます。これを「ファイル名」に変更します。
 
このように「タイトル」は標準で作成されていますが、「タイトル」という名前がふさわしくない時があります。この場合、「タイトル」を「会社名」や「顧客名」などに変更して使用しています。
 
この「タイトル」項目は必須項目です。削除できませんので、何か文字型の項目名に使用する必要があります。
「列の作成」で、新しく「部署」を作成してみましょう。
 
その後、下部分から「選択肢(メニューから選択)」をクリックします。すると選択した部分に反応して「それぞれの行に選択肢を入力して下さい」欄が表示されますので、ここでは、総務部、営業部、開発部、サポート部など入力します。
設定がすんだら、必ず、右下の「OK」で保存を行って下さい。
今度は、日付欄を使ってみます。日付に合わせた設定項目が表示されますので、目的に合わせて設定を行い「OK」で保存します。
こらまで「列の作成」を行った列が表示されます。今度は、「列の順序」をクリックして下さい。
「列の並び順」の設定画面です。ここは入力の順番で表示の順番ではありません。
右側の▼ボタンをクリックして順番を設定して下さい。
「ドキュメント」をクリックして、どんな状態か確認してみましょう。
 
ドキュメントの中に何もファイルが無いので寂しい状態ですね。

「フォルダ」の作成なども行えます。必要に応じて作成してみて下さい。

 
Word、Excel などクリックした場合は、新規作成になりそれぞれのソフトが起動します。
ここにファイルをドラッグしてアップロードしてみて下さい。
 

カスタマイズした部分に詳細を入力します。

下記の赤マークの順にクリックして設定した列に情報を入力してみましょう。
設定した「部署」や「種別」「指定期限」などが表示されます。ここに情報を入力してみましょう。

上段の「ライブラリ」-「ライブラリの設定」-ビュー欄の「すべてのドキュメント」を選択してクリックして下さい。

 
ここで「表示」のチェックを付けたり、外したりで表示/非表示の設定ができます。又、「左からの並び順」で列の表示順番を変更する事が出来ます。

表示が下記のように見やすくなります。

ファイルが多くなると欲しいファイルを探すのに困ってしまう事がありますね。こういう場合は、下記のように各列の項目欄の▼ボタンを押して、昇順/降順で並べ変えてみたり、その項目の見たい欄をフィルターを付けて絞り込み、見つけやすいようにする事も出来ます。

このような事ってローカルパソコンでは出来ませんよね。クラウド Office365 だから出来る便利な機能です。