Office365 SharePoint どこからでも最新のタスクの進捗状況の確認が行えます。

Office365 SharePoint のタスクについて

SharePoint のタスクってどんな事をするのかわかりますか?
 
例えば、Access を使ってお客様の業務システムの開発を行うステップを考えると、打合せ期間、設計期間、開発期間、デバッグ期間、納品などが考えられます。これに開始日や終了日を記入したり、それぞれのステップに行う担当者を割り付けるなどの表を Excel で作っていませんでしたか?これが、Excel で行うタスク管理と考えても良いと思います。
 
チームメンバーの全員がこの Excel の表を Office365 の中で共有して使う。という事も出来ますが、もっと簡単に SharePoint 中で Office365 に参加するメンバーがチームサイトの中から簡単に一つのタスクが参照出来、変更があっても直ぐに更新されるので、その後の進捗状況も確認しやすいようにしようとしたのがこの SharePoint のタスク機能ではないかと思います。
 
Office365 の中に Planner というソフトご存知ですか? これでもタスク管理は出来ます。個人事業主の BB にはこちらがお似合いでとても重宝して使っています。Office365 メニュー Office365 Planner:仕事内容や添付ファイルなど情報を含めたタスク管理 を参考にして下さい。
 
もう一つのタスク管理として、一般の企業様にはチョット導入が難しい Project というのがあります。これは、それぞれのタスクに期限日、予算、担当者の達成率など細かなデータ入力が必要になります。ここまでやりたい。必要だ。というかたは Microsoft Project をお勧め致します。 もちろん、Office365 版もあります。 
 

SharePoint のタスクの利点

新規の行事やイベントの場合
このタスクを使って考えられる事柄(タスク)を思うままに入力して行きます。 入力したタスクも前後の修正が簡単にできるので簡単です。

クラウドを使う前は、だれかのエクセル表や、ある場所の黒板を使って行事の進行状況の確認を行っていたと思います。
しかし、黒板だと見に行かないと確認できません。 他の部署の人や営業所が違う人などには黒板が見れませんよね。 その点、クラウドは見る人の場所に関係なく全員が同じタスクを見る事が出来ます。 ここが最高に便利なところだと思います。

毎年繰り返される行事やイベントの場合
前年、 又は前回のタスクデータがあればそれをひな型にして作成できるので時間を掛けることなく楽に作成出来ます。 又、前回の失敗点や反省点などを生かした対応用のタスクを追加してゆけば前回より良い行事やイベントの作成が行えます。

 

実際に作ってみましょう

いつものように歯車マークのクリックから始め、「アプリの追加」を行います。

アプリが表示されたら「タスク」をクリックします。

タスクに名前をつけましょう。
ここでは、「2017年秋の新製品発表会」と名前をつけてみました。

名前をつけて作成すると、サイトのメニューに表示されます。
「2017年秋の新製品発表」をクリックしてタスクを設定しましょう。

下記が「タスク管理」の画面です。 チョット興味が出る画面でしょう。
頑張って入力してみましょう!

タスク名と日付の範囲を適当に入力してみます。
・企画会議 2017/01/01~2017/02/15
・システム設計 2017/02/15~2017/03/31
・ソフト開発 2017/03/01~2017/05/31
・デバッグ 2017/05/01~2017/05/31
・製品テスト 2017/06/01~2017/06/ 30
・パッケージのデザインと発注
マニュアルのデザイン 2017/06/01~2017/08/31
・ホームページ作成 2017/06/01~2017/08/31
・発表会 2017/09/09~2017/09/10

タスクを「タイムライン」に表示させたり、消したりするのは、下記画像に示しています。 「タイムラインに追加」や「タイムラインから削除」を選択して下さい。

今回はここまでです。