Office365 SharePoint 予定表はチームやプロジェクトの仲間で共有する予定表です。

Office365 の「予定表」について

Office365 の導入時にチョット理解に悩んだ中の一つが「予定表」です。この事についても説明してみます。
 
その当時から BB は、有限会社なのですが、家内と二人だったので予定表を共有する必要性を感じていませんでした。ですから Office365 にある「予定表」と SharePoint アプリの中にある「予定表」の意味がわからなかったのです。
下記画面から開く「予定表」は、Office365 をサインインしたユーザーのみが利用する個人用の「予定表」です。

開くと下記のような画面になります。

上記は、ライセンスを持っているユーザーの個人用の予定表になります。
 
これに対して、会社(組織)全体で使う「会社予定表」や、営業部だけで使う「営業部の予定表」又、〇〇プロジェクトが使う「〇〇プロジェクト予定表」などの小グループ専用の「予定表」があれば便利ですよね。これを可能にしたのが SharePoint のアプリにある 「予定表」です。

SharePoint アプリの「予定表」の作り方

「歯車マーク」から「アプリの追加」を選択します。

アプリが表示されますので、「予定表」をクリックします。

「予定表」に名前を付けます。ここでは「社内予定表」とします。

スクロールすると「社内予定表」が表示されます。クリックしてみましょう。

下記は、予定表の画面です。予定を入れたい日付までカーソルを移動し「+追加」をクリックします。

予定を詳しく入力します。
 ・タイトル
 ・場所
 ・開始日と時刻
 ・終了日と時刻
 ・説明
 ・カテゴリー(会議、作業時間、ビジネス、祝日、プレゼント/ギフト、誕生日、記念日)から選択
  該当カテゴリーが無い場合は、その他を選択してカテゴリーを作成します。
 ・終日(開始時間と終了時間が決まってなくほぼ1日中の場合に選択します。)
 ・定期的なイベント


 
定期的なイベントの場合
 ・日単位:毎月日付が固定した日にちの場合、最初に指定した日付が固定されます。
 ・週単位:1:毎週、2:隔週、3:3週ごと等と 日、月、火、水、木、金、土がそれぞれ指定できます。
 ・月単位:X か月ごとの 指定した日付、Xか月ごとの第X週X曜日
 ・年単位:毎年、X月 指定日、指定月の第X週のX曜日
 それぞれの指定の開始日から終了日の指定などが行えます。

毎週月曜日に会議を設定すると下記の通りになります。

 
最近、どのプランでも使える Teams があります。これは、中小・零細企業にピッタリで、LINE みたいな会話や、WEB会議などが行えます。しかし、この Teams には、チーム共有の予定表がありません。これを、SharePoint で作成し、対応してみたいと思います。
 

Teams 専用の予定表「Teamsテスト予定表」を作成する

上記の 「SharePoint アプリの「予定表」の作り方」から作成します。作成方法は省略します。

 
Teams を起動する。偶然が自動的になっているのかわかりませんが、下図のように「Teams練習予定表」が表示されています。ここをクリックします。
 
サインインの IDとパスワードを求めて来ますので、入力します。
 
Teams 練習予定表が、下図のように表示されます。
 
ここまで作成すると、Teams は、Teams のみで、中小・零細企業の「生産性の向上」と「作業効率のアップ」「経費削減」「働き方改革」と使えるツールを一つにまとめる事ができす。
 
最後の方は、Teams の説明になってしまいましたが、このように SharePoint の予定表は、チーム間、プロジェクト間、または、サイト間の共有の働きをするものです。