Office365 Teams 社内に詳しいIT担当者がいなくても LINE 感覚でクラウドが活用できます。

はじめに

Office365 には、メール、予定表、ファイルやデータ共有、WEB会議、SNS など色んな機能があります。

そして、これらは、個人事業主から数十万人規模の大手企業までが使えるように設計され、全世界で大手企業が実際に使っているクラウドです。

しかし、中小・零細企業では、Exchange、SharePoint、Skype for Business、Yammer と大きく機能別に分かれたシステムでは使い勝手が悪く、難しそう。 と思うのが先で敷居の高いクラウドでした。

最近、追加された Planner によるタスク管理や、Teams などを試していると、Office365 もやっと中小・零細企業でも使えるようになったのでは? と思うようになって来ました。Exchange、SharePoint、Skype for Business、Yammer といったのを意識せず、Teams だけに集中して活用されたら Office365 にも入りやすいと思うし、即仕事にも活用できると思います。

これまで Teams に関して作成していた 2 つのサイトを 1 つにまとめて、又、下記のような内容になっています。これからも出来るだけわかりやすいように投稿して行きたいと思います。

  • Teamsの画面のスタート
  • 一番左側のメニュー
  • 「チーム」をクリックしてチームを作成
    メニュー「会議」をクリックする
    メニュー「ファイル」をクリックする
    もう一度、メニューの「チーム」をクリックし … をクリックします。
    「チャンネル作成」です。
    「FAQを開く」です。
  • LINEのような「会話」をしてみます。
  • 会話は、下記画面のようになります。
    見逃さないように「保存」ボタンを活用
    「ファイル」を試してみよう
    これまで BB が、使った事が無い「Wiki」をクリックしてみます。
    「 + 」をクリックしてみます。
  • 組織外の人を招待する
  • 設定
    チーム名「チーム管理」の確認
    友人二人を追加
    後日、二人の友人に聞いたところ
    エラーで入れない
  • 未読について
  • 信頼済みサイト
  • まとめ
  • マイクロソフト社の動画

Teamsの画面のスタート

説明に使っている画面は、Office3656 E3 の管理画面です。左上側のメニューから Teams をクリックします。

一番左側のメニュー

「チーム」をクリックしてチームを作成

左側のメニューから「チーム」をクリックします。その後、画面中央の「チームを作成」をクリックします。「チームの追加」をクリックしても「チームを作成」になります。

下図のように、チーム名:Teamテスト と入力してみます。

プライバシー
「プライベート:チーム所有者のみがメンバーを追加できます。 」
社内の部や課単位などでチームを作成する場合や、外部の関連会社や友人知人などを含める場合はこちらを選択します。

「パブリック:組織内の誰でも参照できます。 」
社内でもいろんな部や課をまたいで人を選んでチームを作る場合など、こちらが便利かと思います。

ここでは、パブリックを選択します。

パブリックを選択した場合、まだ所有者のみですので、ここでメンバー追加を行います。

  • アカウントをもっているメンバーを一人づつ登録する
  • 配布リスト(社内の配布リストに登録しているメンバー全て)
  • 仕事単位でグループとして登録している少人数グループの名前
  • セキュリティグループとして設定しているグループ
  • 外部ユーザーで設定したユーザー
    (外部のユーザーでもMicrosoft アカウントを持っていれば参加できるようになりました。この件は、後の方で詳しく説明したいと思います。)

「管理ツール」「ユーザー」「アクティブなユーザー」に登録されているユーザーが対象です。

ユーザーやグループ欄で登録している個人名やグループ名の途中までを入力した状態で候補が表示されますのでそこから選択してメンバー追加を行って下さい。更に追加する場合も右側の「追加」ボタンをクリックしてメンバーを全員参加させて下さい。

「所有者」「メンバー」の設定、所有者以外は「メンバー」で大丈夫と思います。

登録されたメンバーには、下記のメールが届きます。 「Micorsoft Teams を開く」から参加する事ができます。
起動すると、「WEBアプリを開く」と「ダウンロード」の選択があります。 まず、「WEBアプリを開く」を選択します。

更に、後でメンバーを追加する場合は、一番左側メニューをクリックして、チーム名をクリックすると「チームへようこそ!」が表示されてユーザーを追加する事が出来ます。

メニュー「会議」をクリックする

何も会議を行っていないので予定表に登録している内容を 1週間分表示するようです。
尚、ここは、後で出てきますが、「チャット」「会話」「会議」の内容も表示されるようです。

メニュー「ファイル」をクリックする

  • 「ビュー」「最近使ったアイテム」と「Microsoft Teams」が表示されます。 色々使ってゆくと使った内容が表示されるようです。
  • 「クラウド ストレージ」「OneDrive」 本人が保存している OneDrive for Business の内容が表示されます。

もう一度、メニューの「チーム」をクリックし … をクリックします。

  • 「チームの管理」を押すと「メンバーの追加」画面に変わります
  • 「チャンネル」を追加を押すと「一般」の下に新しいチャンネルが追加されます。
  • 「メンバー追加」を押すと、上にあったのと同じ設定が行えます。
  • 「チームの編集」を押すと、チーム名や、説明、プライバシー設定の変更が行えます。
  • 「チームへのリンクの取得」をクリックすると「Teamsテスト」のURLが取得できます。
  • 「チーム」を削除する

更に「一般」というチャンネルが表示されます。

「チャンネル作成」です。

チャンネルは、「一般」が初期値として作成されていて、この名前の変更は出来ないようです。

ここでは、「01 営業」「02 サポート」「03 雑談」を作ってみました。 これらの名前は後で変更もできます。 又、これらのチャンネル名は昇順で並べ替えられますので、01、02、03など並べたい順に番号付けをしてみました。

「FAQを開く」です。

「FAQ」が開きます。
このページは、お気に入りなどに保存しておくことをお勧めします。 きっと後で役立つと思います。

LINEのような「会話」をしてみます。

Teams を起動したら、メニューが「チーム」にして、今回の会話は、「一般」「01営業」「02サポート」「03雑談」の中からふさわしいチャンネルを選択して「会話」を選択します。
空欄の入力エリアに、会話の文章を入力します。 そして、Enter キーか、入力欄下の飛行機マークをクリックします。

会話は、下記画面のようになります。

今回、使ってみたら、既読ラインが出ていました。 これで自分がどこまで読んでいるのかを知る事ができます。 ただ、自分が投稿した内容を相手が既読か未読かはサポートされていないようです。

見逃さないように「保存」ボタンを活用

チャットをしていると、重要なメッセージや覚えておきたい事などが流れてしまう可能性があります。このような時は「保存」ボタンをおしてお気に入りにメッセージを残すと便利です。

下記のようにメッセージのところに …、□、いいね 等のボタンが表示されます。(現物と記号が違います。)
… :をクリックする事により、表示されているメッセージの内容を編集したり、削除したり、未読に変更する事が出来ます。
□ :これが「保存」ボタンです。クリックすると下記の図のようになります。下記図を参考にして下さい。
いいね :これは Facebook などと同じ働きをします。いいなーと思ったメッセージには いいね ボタンを押して下さい。

保存ボタンをクリックすると右上の写真の欄にも「保存済み」の表示がされます。

「保存した」メッセージを見たい。と思った時は下記の方法で簡単に見る事が出来ます。

  • 右上の自分の写真をクリックすると、下記のメニューが表示されます。
  • 「保存済み」をクリックします。
  • 左側にこれまで保存したメッセージの「保存済みリスト」が表示されます。
  • ここで見たい行をクリックして保存したメッセージを表示させて下さい。

「ファイル」を試してみよう

このファイルの管理は、当然と言えば当然なのですが、チャンネル単位に行われています。 ただし、「一般」チャンネルも General としてチャンネルに属さないファイルとして保存できるようです。

  • 「新規」ボタンをクリックすると、Word、や Excel などが表示されます。 ここで文書や表を作成して新規保存が出来るようです。
  • 「アップロード」をクリックすると、どのファイルをクリックしてアップロードするかの「開く」画面が開きます。
  • 「リンクを取得」この 「Teamsテスト」の「ファイル」の画面の URL を取得する事が出来ます。
    ブラウザの URL 欄で、このアドレスを貼り付けたら、Teams が起動して、「Teamsテスト」の「ファイル」画面が開くようになります。
  • 「SharePoint で開く」をクリックすると下記のような画面になります。
  • 「+クラウドストレージ」をクリックすると下記のようなクラウド ストレージが表示されます。
    ちなみに、「Google Drive」を選択します。
  • いつまでの下記の状態です。 仕方ないですよね。 Google Drive の URL ってどこにも設定していないからですね。 止まりましたので「戻る」で戻ります。

これまで BB が、使った事が無い「Wiki」をクリックしてみます。

「 Wiki 」は、下記画面のようになります。 詳しくわからないので、下記を参考にして下さい。

「Wiki とは、単純なページを作成して相互にリンクすることで、ユーザーのグループがアイデアをすばやく取り込んで共有できるようにデザインされたサイトです。 組織では、さまざまな用途で Wiki を使用できます。 大規模な組織では、エンタープライズ Wiki で膨大な情報を共有できます。 小規模な組織では、チーム サイトを Wiki として使用し、プロジェクトに関するアイデアをすばやく収集して共有できます。 」

後の方で出てくる OneNote でも良いような気もしますが。。

「 + 」をクリックしてみます。

タブを新しく追加する事が出来ます。

「Planner」「OneNote」「PowerApps」「Power BI」など色々あります。

ここでは、「WEBサイト」を選択してみます。
まず、「Outlook」の「予定表」から「Teamsテスト」を開き、URL をコピーします。 そして下記の通り設定します。

下記のように「Teams練習予定表」が表示されます。
実際、クリックして開いた時、自分のメールが開きます。 そこから、予定表を開く事になります。 最初から設定した「Teams練習予定表」のみが開いてくれるとばかり思っていたのでチョットがっかりしました。

組織外の人を招待する

もちろん、Office365 のアカウントを持たない方も出来るようになりました。co.jp の方も追加してくれました。その方法を説明します。

SharePoint の外部ユーザーとは違いますので最後まで見て下さいね。

設定

「管理者」画面を開きます。

「設定」-「サービスとアドイン」をクリックします。

「Microsoft Teams」をクリックします。

「ユーザー/ライセンスの種類による設定」欄の「中小および大企業」をクリックして「ゲスト」を選択します。

「オン」にして保存します。

「閉じる」
説明には、設定が反映されるまでは最長1時間位掛かるとの事です。BB の場合も20分程度、まったく設定が出来なかったのでまだ対応していないのかなー。と何回も試してみました。そしたら約30分位たって、画面が変わったのでビックリして喜びました。という事でしばらくお待ち下さい。

チーム名「チーム管理」の確認

「テスト」欄をクリックして「…」-「チーム管理」をクリックします。メンバー、チャネル、設定、アプリと表示されている中の「設定」をクリックします。
その中に「ゲストのアクセル許可」があります。ここでは細かな設定が出来るようです。

友人二人を追加

「テスト」欄の「…」をクリックして「メンバーを追加」をクリックします。

組織外の Office365 (onmicrosoft.com)ユーザーを登録してみます。
これまで跳ねていたメッセージが、ゲストとして追加に変わります。ここをクリックします。

アカウント名が tt となっていますので、鉛筆マークの編集ボタンをクリックして名前を変更します。

名前を変更して、✅ マークをクリックします。

今度は、co.jp アカウントの人を入力します。これもゲストとして追加が表示されます。良いですねー。凄く感動です。

サイバーBBドメイン cyber-bb.onmicrosoft.com 以外の二人の友人の登録が完了です。

後日、二人の友人に聞いたところ

・「 Yahoo メールで Login 出来ました。その祭に Microsoft アカウントの登録をさせられました。」
Microsoft アカウントに紐づいている co.jp メールにこんなメールがきました。そして、クリックすると下記のようになり Login 出来ました。

エラーで入れない

Outlookに招待メールがきましたので「Open Microsoft Teams」をクリックすると

こんなエラーがでました。

これは、ブラウザの「キャッシュされたデータとファイル」を含めて「クリア」する事により Teams に入れるようになりました。

未読について

チャンネルが増えてたり、同一チャンネル「一般」だけであってもスレッドが増えて行くと、どこにだれが書き込んだかわからなくなります。
ここで、Teams での未読はどうなっているのかを調べたら、下記の項目がありました。是非、試してみて下さい。

「最新情報」をクリックし、三角フラスコの逆さまみたいなアイコンをクリックします。すると下記のように「未読」「メンション」「返信」「フォロー中」「いいね」「不在着信」「ボイスメール」「アプリ」が表示されます。

ここで「未読」をクリックすると、あー自分ので未読が無いので今は表示されません。この次はすみません、後ほど更新します。

信頼済みサイト

今回は、必要ないと思いますが、サイトに掲載されていたので今後の事を考えて下記の設定も行いました。

この後も続けます。 一旦、更新します。

まとめ

この Teams は、やっぱり凄いです。

中小・零細企業の方には、是非、使って頂いて「生産性の向上」「作業効率のアップ」「経費の削減」「働き方改革」のツールとしても大いに役立てて欲しいと思います。
又、中小企業家同友会の会員さんの活動に凄く役立つと思います。自分が会員で役をしている時にホント欲しかったです。

マイクロソフト社の動画

最近、マイクロソフト社も頑張って動画を出しています。こちらも参考にされて下さい。