Office365 安価な導入方法と機能別の操作方法を多くの画面で説明しています。

このページの最後に Office365 に関する 36 個のサブメニューを準備しております。
是非、最後までご覧下さい。

Office365 はマイクロソフトのクラウドです。これ一つでほとんどをカバー出来ます。

Office365 は「生産性の向上」「作業効率のアップ」「経費削減」「働き方改革」と最近、話題のDX(デジタルトランスフォーメーション)に大きく役立つクラウドです。

と言うと大手企業が使うソフトのように思いますが BB のような 一人の個人事業から 4、5 人の零細企業様でも十分活用できるクラウドです。
ここでは個人企業から零細企業様、それに中小企業の方までを対象に初めてクラウドの導入を検討されている方を対象に私感で記事を書いています。宜しければ最後まで読んでみて下さい。

Aと言うクラウド会社にデータの保存用として月々〇〇円支払っている。と言う事を良く聞きます。それだけならいいのですが、最近、B社のコミュニケーションソフトが良いと聞き、これが月々〇〇円、後、WEB会議が出来ると言う事でD社に〇〇円というように契約をしていたら、今後も発生するだろう新しいシステムにも支払いが増えて行きます。

こうなると高いクラウドの料金になってしまい管理や操作性もバラバラですべてが大変になってしまいます。こうなる前に一度、Office365 にどんなサービスが含まれていてどんな事が出来るのかを是非、調べてみて欲しいと思います。

迷っている中小・零細企業様では、最初2人で使ってみませんか?

Office365 Business Essentials

 年払い(一人) 6,480 円
 月々払い(一人) 650 円
 年払いの月払い相当額 (6,480円/12回) 540 円

上記表からもわかりますように年払い契約が 6,480 円に対して月額で 650 円 × 12 回では 7,800 円になってしまいます。
しかし、最初は 650 円の月々払いをお勧め致します。そして良さを確認してから年払いへ、又、ライセンス数を増やして行く。という方法が良いと思います。

又、パソコンを新規購入する時などに Essentials 版から Word、Excel などが含まれる Premium 版や Enterprice 版への年払い契約をお勧め致します。この件につきましては後の方でも説明したいと思います。

Office365 の最初のライセンスはパソコンや Office365 に興味のある社員さんと社長の 2 人からか、社長と奥さんの 2 人からの契約をお勧めします。

2 人からのスタートだったらライセンス料は月々払いでも 1 年間で 7,800 円× 2 人で、15,600 円となります。これで思いっきり安価で便利なクラウドを体験されて下さい。

ライセンス持ちユーザーと外部ユーザーで活用する

Office365はライセンスを持っている 2 人しか使えない。と言う事ではありません。会社全員で使いましょう。

Office365 には外部ユーザーという概念があります。仕入先や外注先などを意味します。
取引先を外部ユーザーという方法で招待して参加して頂き、社内のデータを共有して仕事の効率化が行えるようにするものです。

この外部ユーザーを利用して、現在ライセンスを持たない社員さんを外部ユーザーとして登録する事により会社全員が Office365 のデータを共有して参加する事が出来ます。
もちろん ライセンスを持たないのだから制限はあります。しかし、最初から全ての機能を使うわけではないのでクラウドを体験するにはこの方法がベストだと思います。

ライセンス持ちのユーザーの活用(ここでは 2 人のみ)

・メールや予定表を便利に使えます。
 マイクロソフトのドメイン(hiroyuki@xxxxxx.onmicrosoft.com)を使います。
 このサービスは全員がライセンスを持ち、自社のドメインを設定した時に大きな威力を発揮します。

・社内のポータルサイトが作れます。
 お知らせ、社内やチームのカレンダー、掲示板などを作成する事が出来ます。
 ライセンスを持たない社員も外部ユーザーとして社内情報を共有する事が出来ます。

・OneDrive for Business ライセンス持ちのユーザーそれぞれに 1TB の容量が使えます。
 自分が使っているファイル全てを OneDrive for Business のクラウド上に上げても余裕の容量です。これにより自宅でも外出先でも仕事が行えます。パソコンを 1 台購入した分の保存容量が使え、こらだけでも随分とお得です。

・社内の共有用フォルダとして 1TB の容量が使えます。
 社内の共有して使うファイルの保存場所が更に 1 TB + (0.5GB  × ライセンス数) が使えるのです。
 社内にファイルサーバーを設置したとすると担当者がメンテも必要になります。しかし、Office365 を使うとこれらが不要で、個人用も含めて 2 TB 以上のファイルの保存場所を得る事になります。
 社員さんはこれらのファイルを客先からでも使えます。訪問先で資料を忘れた!と言う事はほぼ無くなると思います。
 又、特に最近では台風や大雨による災害が多くなっています。災害時の対策にも大いに役立ちます。

WEB会議も外部ユーザーの人達と行えます。
 相手の表情や、相手の画面を見ながら会議が出来ますので、渋滞の中をガソリン代や高速料金など使わなくても打合せが可能になります。打合せが多い相手先と一緒に導入を検討されたらホントお互いが便利になります。

・コミュニケーションツール (無料のLINEみたいなソフト)  Teams が使えます。
 Teams は凄く簡単で使いやすく使う会社も増えています。又、機能も段々と増えこれだけでも十分と思えるようになっています。是非、早いご検討を!

・その他にも BB のサイト(このページの最後にメニューがあります)で紹介している殆どの事が使えます。

外部ユーザーとして活用するライセンス無しの社員さん

・社内のポータルサイトに参加して社内の色々な情報を得る事が出来ます。
(お知らせ、社内のスケジュール表や掲示板などに参加する事も出来ます。)

・社内の共有フォルダを使う事が出来ます。
 もちろん登録や修正などもおこなえます。(権限の設定によります)

WEB会議に参加する事が出来ます。

Teams にも外部ユーザーとして参加が出来ます。

社内全員で Office365 を使うと更に便利です。

Office365 を導入すると、担当者は仕事以外の時間にも Office365 について勉強や色々な設定などを行う時間が必要になってきます。是非、Office365 を担当してくれる人には時間と手当も増やしてあげて欲しいと思います。

データがクラウド上にあると社員全員がクラウド内の共有ファイルを見る事が出来ます。Office365 で共有できる容量は 1 TB + (0.5GB  × ライセンス数) です。ですからファイルサーバーも不要になります。

クラウドには外出先からでもスマホやタブレットを使って社内サイトの確認や、営業日報の登録やファイルの閲覧などが自由に行え、作業効率のアップが図れます。もちろん、取引先との打合せや、外注先との打合せもデータの共有やカレンダーの共有、Teams など使って便利に行えます。

全員が Office365 のライセンスを持つと、Office365 を使う時に必要なメールアドレス (****@onmicrosoft.com) と、これまで名刺に記入しているメールアドレス (*****@cyber-bb.jp) を Exchange にドメイン登録する事で名刺と同じメールアドレス *****@cyber-bb.jp で Office365 が使えるようになります。使用するメールアドレスが一つになると間違いも少なくなり更に便利になります。

又、ドメイン登録を行うと、デスクトップやノートパソコンそれにスマホを使っても受信トレイは同じ状態で扱えます。よってノードパソコンで送信したメールをデスクトップでは見れない。など言う困った事は無くなってしまいます。

全員が取引先との打合せにWEB会議を使う事ができ、移動時間を無くしたり交通費やガソリン代の経費節減に大いに役立ちます。

零細企業では、奥さんが経理などしているところが多いと思います。もし、社長か奥さんが病気などなった場合を想定すると本当に大変な事態になります。この時、普段から WEB会議など行っていたら、会社に出られない時などでもチョットは安心して休養する事も出来ます。是非、元気なうちに自由に使えるようになっておきたいですね。

Premium 版だと Office 製品の購入の節約も可能です。

今では殆どの会社で Word、Excel など使っておられると思います。
この Office 製品は、一般的にはパソコン本体を購入する時に一緒に導入されています。Office! 高いなー。と思った事ありませんか?

Office365の Business Premium 版や、Enterprise E3 には、この Office と同等品が含まれています。
そして、一人のライセンス分で、パソコン5台、タブレット5台へと Word、Excel などのインストールが出来るようになっています。

BB のところでは、1 つのライセンスで下記 4つのマシンにインストールし大きな節約をしています。

・デスクトップ
・ノートパソコン Surface3
・デスクトップの中の仮想マシン Windows10 Enterprise
・デスクトップの中の仮想マシン Windows10 Professional

Office365 って、これだけでも凄いと思いません?

次回からパソコン本体を購入する時は、絶対に Office 無しのパソコンを購入し、絶対にOffice365 の Business Premium 版や、Enterprise E3 版の購入をお勧め致します。

導入される時、「 プラン 」とは?

導入するとき必ず聞かれるのが「どのプランにしますか?」です。Office365 と言っても個人事業から大企業までが使うものですが機能自体は大きく違うという事はありませんが、使用できる最大のユーザー数や、電話サポートが出来る/出来ない。などの違いがあります。

下記のマイクロソフトのサイトをご確認下さい。

企業向け
教育機関向け
非営利団体向け
家庭向け

BB は、Enterprise の E3 プランをお勧めします。

個人事業主で1人では Enterprise は使えません。という事ではありません。サポートの充実を求めるなら Enterprise E3 が絶対にお勧めです。

このサイトで紹介している内容は、E3 プランで使用できます。

E3 には Office ProPlus が含まていて Access、Word、Excel などの Office 製品の最新バージョン分が 5 台のパソコン、5 台のタブレットにインストールする事が出来ます。

これまで購入されていた CD タイプの Office Personal 2016 が、32,180 円で、Office Professional 2016 が、64,580 円で、デバイス 2 台までインストール可能となっています。

以前、BB は、デスクトップ 2 台、ノートパソコン 1 台を使っていました。もちろんパソコンを購入する時に Office も購入したと計算すると 64,580円 × 3 台で、193,740円です。これで 4 年位は使いますが凄い金額です。これが E3 は年契約ですが、月相当額が 2,160円なので、4 年 × 12 か月 × 2,160 円= 103,680 円と、これだけでもお得なのです。更に 5 台のパソコンにインストール出来ます。凄すぎると思いません?

このように Office ProPlus が含まれる Business Premium 版 や E3 版は得なのです。
(デバイス数が絶対 2 台以上は増えない。という人は Business Premium 版 や E3 以外でも OK と思います。)

更に、個人用の OneDrive for Business で 1 TB 更に、SharePoint で共有用に 1 TB で計 2 TB も使えます。これだけのサービスを考えても、クラウドの Office365 がお勧めです。

更に、Exchange、SharePoint、Teams、Planner、シフト なども使えます。更に、PowerApps などで簡単なアプリも作成出来ます。ホント、知れば知るほどお得です。

もう一つ、Office365 を一人で勉強して Office365 を詳しく知りたい。と言う方は、絶対に E3 をお勧めします。
E3 や E5 以外では、電話サポートが無いので自分たちで導入する場合は絶対に困ります。電話サポートは本当に丁寧で教えてくれます。絶対に必要だと思います。

又、自社には、凄いデータがあって、絶対にデータを漏らしたらゆけない。セキュリティにはある程度のお金をかけても良い。と言われる会社様には、まず、Windows10 E3 か E5 を!更に Office365 + E5 + EMS をお勧め致します。

機能が豊富な Office365 の欠点?

世界規模のクラウド製品の為、日本製品と違ってシンプル画面で見栄えは落ちます。

又、機能が凄く多いのですが、詳しいマニュアル本はありません。 というよりマニュアル本では内容が多すぎて、また仕様の変更や機能の追加で作成出来ないし、それを見るのもが大変だと思います。 インターネット上で必要な部分を検索して学習するしか無いようです。

Office365をマスターする方法

  • 有料で導入指導を行っている会社に依頼して学習する。
  • インターネット上でマイクロソフト サイトやここのサイトなどで調べて学習する。
  • E3 や E5 プランを購入し、マイクロソフトの電話サポートを利用しながら学習する。
  • 市販の本を購入して、インターネットと活用して学習する。

又、このサイトの下側に Office365 のいろいろな使い方、設定の仕方を多くの画面を使って分かりやすく投稿しています。是非、ご覧になって下さい。

Office365 の使い方を機能別に説明したページです。(NEW)

SharePointの使用方法です。

Skype for Business の使用方法です。

Exchange の使用方法です。