お試し感覚で Office365 を賢く導入する方法を提案します。

Office365 はマイクロソフトのクラウド商品です。

Office365 は「生産性の向上」「作業効率のアップ」「経費削減」「働き方改革」などに役立つソフトだと思います。
と言うと大手企業が使うソフトのように思いますが BB のように個人事業でも 4、5人の零細企業様でも十分活用できるソフトだと思います。

役立つ機能を上げるとその範囲は広くとても多いです。
それぞれの会社で困っている事や興味が違うのでとても説明には困ります。これが Office365 の長所でもあり欠点でもあると思っています。

導入価格は、一人月額 650 円 と個人事業者にも凄く優しい価格帯です。
是非、最後までご覧になって貴社での活用方法のヒントにして頂ければと思います。

まず、経済的に2人で使ってみませんか?を提案します。

左記は例として、amazon サイトでの価格です。クリックして注文も行えます。

Office365 Business Essentials

 年払い 6,480 円
 月々払い 650 円
 年払いの月払い相当額 540 円

上記表からもわかりますように年払い契約が 6,480 円に対して月額で 650 円 × 12 回では 7,800 円になってしまいます。
しかし、最初は 650 円の月々払いをお勧め致します。

パソコンを新規購入する時などに Essentials 版から Premium 版への変更と月払いから年払い契約をお勧め致します。
この件につきましては後の方で詳しく説明したいと思います。

導入に迷っている会社では、パソコンや Office365 に興味のある社員さんと社長の 2 人からか、社長と奥さんの 2 人で契約して、Office365 の事を少しづつ理解し、これなら行ける。と確信してから社内全員で使ってみられる事をお勧め致します。

2 人からのスタートだったらライセンス料は月々払いでも 1 年間で 7,800 円× 2 人で、15,600 円となります。

高いと思うか、安いと感じるかはこの後の説明をご覧下さい。

ライセンス持ちユーザーと外部ユーザーで活用する

Office365 には外部ユーザーという概念があります。これは、社内全員がライセンスを持ったとしても仕入先や外注先など色々な取引先があります。このような取引先を外部ユーザーという方法で参加して頂き社内のデータを共有して仕事の効率化が行えるようにするものです。

ライセンスを持っている 2 人のユーザーは Office365 をフルに使う事が出来ますが、ライセンスを持たないユーザーを外部ユーザーとして登録し、社内全員参加のデータ共有を行いたいと思います。まず、これでデータ共有のメリットを体験して下さい。

2 人のライセンス持ちでもこんなに活用方法が出来ます。

ライセンス持ちのユーザー(ここでは 2 人のみ)

  • メールや予定表を便利に使えます。
    マイクロソフトのドメイン(hiroyuki@xxxxxx.onmicrosoft.com)を使います。
  • 社内のポータルサイトが作れます。
    お知らせ、社内やチームのカレンダー、掲示板など社内情報を全員で共有する事が出来ます。
  • OneDrive for Business ライセンス持ちのユーザーそれぞれに 1TB の容量が使えます。
    自分が使っているファイル全てを OneDrive に上げ、自宅でも外出先でも仕事が行えます。
  • 社内の共有用フォルダとして 1TB の容量が使えます。
    ファイルサーバーは不要になります。社内のファイルはこの共有フォルダに保存しましょう。
    社員さんは、野外や客先からでもファイルを参照する事が出来ます。
  • WEB会議も外部ユーザーの人達と行えます。
    画面の共有が出来ますので、渋滞の中をガソリン代や高速料金など使わなくても打合せが可能になります。
  • その他にも BB のサイトで紹介している殆どの事が使えます。

外部共有のユーザー(社員さんや外部取引先)

  • 社内のポータルサイトに参加して社内の色々な情報を得る事が出来ます。
    (お知らせ、社内のスケジュール表や掲示板などに参加する事も出来ます。)
  • 社内の共有フォルダを使う事が出来ます。
    もちろん登録や修正などもおこなえます。(権限の設定によります)
  • WEB会議に参加する事が出来ます。
  • Teams にも外部ユーザーとして参加が出来ます。

社内全員で Office365 の活用

Office365 以外でも新しい事を始めるには担当者が仕事以外の時間に Office365 について勉強する時間も必要になってきます。是非、Office365 を担当してくれる人を探して下さい。そして、その人には是非、手当も増やしてあげて欲しいと思います。

データがクラウド上にあると社内全員がクラウド内の共有ファイルを見る事が出来ます。Office365 で共有できる容量は 1TB です。ですからファイルサーバーも不要になります。
又、見積書や提案書など先輩が作成した質の高いファイルをひな形として新人さん達が活用できるので生産性の向上にも役立ちます。

外出先からでもスマホやタブレットを使って社内のサイトの確認や、営業日報の登録やファイルの閲覧などが自由に行え、作業効率のアップが図れます。

もちろん、取引先との打合せや、外注先との打合せもデータの共有やカレンダーの共有、Teams など使って便利に行えます。

ライセンス持ちの人からと外部ユーザーとの間でWEB会議が行えるので移動時間の有効活用や交通費やガソリン代の経費節減に大いに役立ちます。

零細企業では、奥さんが経理などしているところが多いと思います。もし、社長か奥さんが病気などなった場合を想定すると本当に大変な事態になります。この時、普段から WEB会議など行っていたら、会社に出られない時などでもチョットは安心して休養する事も出来ます。

Premium 版だと Office 製品の購入の節約も可能です。

今では殆どの会社で Word、Excel など使っておられると思います。
この Office 製品は、一般的にはパソコン本体を購入する時に一緒に導入されています。Office! 高いなー。と思った事ありませんか?

Office365の Business Premium 版や、Enterprise E3 には、この Office と同等品が含まれています。
そして、一人のライセンス分で、パソコン5台、タブレット5台へと Word、Excel のインストールする事が出来るようになっています。

BB のところでは、下記 4つのマシンにインストールし大きな節約をしています。

  1. デスクトップ
  2. ノートパソコン Surface3
  3. デスクトップの中の仮想マシン Windows10 Enterprise
  4. デスクトップの中の仮想マシン Windows10 Professional

Office365 って、これだけでも凄いと思いません?

次回からパソコン本体を購入する時は、絶対に Office 無しのパソコンを購入し、絶対にOffice365 の Business Premium 版や、Enterprise E3 版の購入をお勧め致します。

導入される時、「 プラン 」とは?

導入するとき必ず聞かれるのが「どのプランにしますか?」です。Office365 と言っても個人事業から大企業までが使うものですが機能自体は大きく違うという事はありませんが、使用できる最大のユーザー数や、電話サポートが出来る/出来ない。などの違いがあります。

Business プラン

  • ユーザー数が 一人から300人以下です。
  • サポートはコミュニティサイトの活用(一人でサイトや本で勉強する事になります。弊社有料の Q&R か他社のサポートをご利用下さい。)

Business Premium(お勧め)

  • Word、Excel、など最新版の Office2016 相当品が、5台のパソコン、5台のタブレットにインストールできます。この差は大きいです。
  • 年間契約 ユーザー一人 月額1,090円相当

Business Essentials 版

  • Word、Excel、などは付いていない。
  • 年払契約時 ユーザー一人 月額 540円相当

Enterprise プラン

  • ユーザー数が 一人から無制限です。
  • サポートは 24 時間電話可能
  • セキュリティやコンプライアンスも充実
  • 1万人規模のWEBセミナーの開催可能

Enterprise 1

  • Word,Excel などは付いていません。
  • 年間契約 ユーザー一人 月額 870円相当

Enterprise 3(お勧め)

  • Word、Excel などの Office2016 相当品が、5台のデバイスまでインストールできる。
  • 年間契約 ユーザー一人 月額 2,180円相当

Enterprise 5

  • Cloud PBX が色々と追加されています。
  • Word、Excel、などの Office2016 相当品が付いている。
  • 年間契約 ユーザー一人 月額 3,810円相当

単体プラン

上記のプラン以外にも、Exchange のみや、Skype for Business のみなどの単体での購入も行えますので分からなくなったら Office365 販売パートナーにお問い合わせ下さい。(BB も販売パートナーです。)
個人事業主で1人だから Enterprise が使えない。という事ではありません。自由に購入する事が出来ます。サポートの充実を求めるなら Enterprise E3 が絶対にお勧めです。

可能なプランの切り替え

  • Business Essentials から Business Premium へ
  • Enterprise E1 から Enterprise E3 へ
  • Business Essentials から Enterprise E3 へ
  • 試用版から有料版へ などの移行が行えます。
ただ、Enterprise から Business へは駄目かも知れません。又、年払いの場合は、計算方法がありますのでマイクロソフト社に問合せが必要です。

BB は、Enterprise の E3 プランをお勧めします。

このサイトで紹介している内容は、Bookings 以外はすべて、E3 プランで使用できます。
(Bookings は Office365 Business Premium 版のみに含まています。)

E3 には Office ProPlus が含まていて Access、Word、Excel などの Office 製品の最新バージョン分が 5 台のパソコン、5台のタブレットにインストールする事が出来ます。

これまで購入されていたCDタイプの Office Personal 2016 が、32,180 円で、Office Professional 2016 が、64,580 円で、デバイス 2 台までインストール可能となっています。

以前、BB は、デスクトップ2台、ノートパソコン1台を使っていました。もちろんパソコンを購入する時に Office も購入したと計算すると 64,580円×3台で、193,740円です。これで4年位は使いますが凄い金額です。これが E3 は年契約ですが、月相当額が 2,160円なので、4年×12か月×2,160円=103,680円と、これだけでもお得なのです。

これだけでも Offoce365 E3 がだんぜんお得とは思いませんか?
(デバイス数が絶対 2 台以上は増えない。という人は E3 以外でも OK と思います。)

個人用の OneDrive for Business で 1 TB 更に、SharePoint で共有用に 1 TB で計 2 TB も使えます。これだけのサービスを考えても、クラウドの Office365 がお勧めです。

更に、Exchange、SharePoint、Skype for Business も使え、最近の Teams や Planner なども使えます。更に、PowerApps なども使えます。ホント、知れば知るほどお得です。

もう一つ、Office365 を一人で勉強して Office365 を詳しく知りたい。と言う方は、絶対に E3 をお勧めします。
E3 や E5 以外では、電話サポートが無いので自分たちで導入する場合は絶対に困ります。電話サポートは本当に丁寧で教えてくれます。絶対に必要だと思います。

又、自社には、凄いデータがあって、絶対にデータを漏らしたらゆけない。セキュリティにはある程度のお金をかけても良い。と言われる会社様には、まず、Windows10 E3 か E5 を!更に Office365 + E5 + EMS をお勧め致します。

機能が豊富な Office365 の欠点?

世界規模のクラウド製品の為、日本製品と違ってシンプル画面で見栄えは落ちます。

又、機能が凄く多いのですが、詳しいマニュアル本はありません。 というよりマニュアル本では内容が多すぎて、また仕様の変更や機能の追加で作成出来ないし、それを見るのもが大変だと思います。 インターネット上で必要な部分を検索して学習するしか無いようです。

 

Office365 のマスター方法

  • 有料で導入指導を行っている会社に依頼してマスターする。
  • インターネット上でMSのサイトやここのサイトなどで調べてマスターする。
  • Enterprise プランを購入し、MSの電話サポートを利用してマスターする。
  • 市販の本を購入して、インターネットと活用してマスターする。

どうしても分からない。 と言われる方々へ

このサイトの中に「Q&Rシステム」という遠隔操作による問題解決のサイトも準備しています。 チョットした事でお困りでしたら有料にはなりますが日付、時間など予約してご利用下さい。 又、忙しくて勉強する時間が無い方にも夜間の時間帯も受付致しております。



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