Office365 Forms 社内外の人にアンケートが簡単!集計も超便利です。

はじめに

Microsoft Forms はユーザーが独自の学習テストやアンケート、それに投票などを簡単に作成できるソフトのようです。

そして結果が集まると、組み込みの分析機能を使って結果を評価したり、そのデータを Excel にエクスポートして分析を行うように考えられたソフトのようで最大 5,000人 まで対応が出来るようです。

教育機関では、簡単なテストや、教師と親からのフィードバックの収集、それにクラスや教職員の活動計画など

ビジネスでは、お客様からのフィードバックの収集、従業員の満足度の測定、製品や業務の改善、会社のイベントの計画など。。又、組織外のユーザーを含める事も可能なようです。

実際、アンケートについては SharePoint の中にアンケート機能があります。
しかし、この Forms を使ったアンケートは、「Web 上のフォーム」「OneDrive for Business」「Excel Online」「OneNote Online」を開いた状態からも作成できるようになっています。

ここでは「Web上のフォーム」で使い方の説明を行います。その他のソフトからの Forms への入り方は最後に紹介したいと思います。

Forms を触ってみよう

起動すると下記の画面になります。
「自分のフォーム」「自分と共有されているファイル」などに分かれて表示されるようですね。とりあえず、「新しいフォーム」をクリックしてみます。

最初はどうしていいかわかりませんでしたが、「無題のフォーム」と表示されている部分をクリックします。
これから作成するフォームの名前を入力します。ここでは、「フォームの練習」と入力します。

アンケートについての説明文も入力し、画像のアイコンもクリックしてみます。画像はインターネット上からの検索や OneDrive からの選択や画像のアップロードも行えます。 

画像の挿入を OneDrive から行いました。こんな感じになります。

久しぶりに使うと Fomes もバージョンアップされ変わっています。

操作ミスによる対応

過去に作成した分からデータを読み込んでいるようです。今のところチョットお節介に思えます。

下図のように、1.質問が追加されてしまいました。これは不要です。

1.質問 欄とクリックして削除のアイコンをクリックして削除して下さい。ここでは 2.質問も削除します。
削除を完了すると、最初の方の「+新規追加」画面に戻ります。

更に下図のように過去データが表示された場合は、「すべて追加 ×」をクリックして下さい。

質問の作成

次に「+新規追加」をクリックします。尚、作成中は自動的に保存されるそうです。

1.「選択肢」をクリックして「今年の花見どこでしますか?」の質問

候補が 2 つ入力するエリアがありますので 2つ 入力を行います。でも 3 つ、4 つと入力エリアが欲しい場合は「+オプションを追加」をクリックします。

空欄が出てきますので、ここに追加分を入力して行きます。
カーソルを移動すると右側にゴミ箱が表示されますので、いつでも不要な場合は削除できます。

候補がたくさんありすぎて場所を入力するのが大変な場合は、「’その他’オプションの追加」にします。

場所の指定で1個の選択では無く、複数回答を可能にしたい場合などもあります。この場合は、下記の「複数回答」を右側に選択すると各質問項目の 〇 が □ に変わります複数を選択できるようになります。又、必ず回答して欲しい。などの場合は、「必須」をONにするようにして下さい。

一番右側の … をクリックすると「オプションをシャフル」と「サブタイトル」が設定できるようになります。

2.「選択肢」をクリックして「何曜日がいいですか?」の質問

下図のようにおすすめのオプションとして曜日が表示されます。以前では無かった表示です。AI が取り入れられているのですね。ビックリしました。

ここでは、金曜日、土曜日、日曜日を選択し、その他を追加してみます。

下図のようになります。

3.「選択肢」をクリックして「開示時間」の質問

ここでは、「必須」項目を OFF にしてみます。

何曜日がいいですか?の後に、小さな ★ マークがついているのが必須項目です。
開始時間は? のように、ついていないのが必須で無い状態です。

下記のような画面になります。

「テーマ」を選択してみます。

希望により選択して下さい。

「共有」をクリックしてみます。

「リンクにアクセスできるすべてのユーザーが回答」の右の下▽ボタンで下記の選択が可能です。

  • リンクにアクセスできるすべてのユーザーが回答可能
  • 自分の所属組織内のユーザーのみが回答可能

「リンク」をクリック

URL をコピーして、アンケートに答えて欲しい人にメールや SNS など URL を貼り付けて送ります。

「QRコード」をクリック

QRコードが表示されます。又、ダウンロードをクリックするとQRコードをふぃあるとしてダウンロード出来ます。

「埋め込み」をクリック

コードを取得します。ブログなどに貼り付けします。

ブログには、下記のようにしてアンケート画面を表示する事が出来ます。

「メール」をクリック

クリックすると、直ぐ下記のメールが開きます。そして本文にはアンケートのリンクが含まれています。ただ、普段 Outlook を使っている人には嬉しくない機能ですね。どこかに設定があればいいのですが。。

テンプレートとして共有

アンケートって季節行事もあったりしますので複製しておくと便利だと思います。
下図で取得したリンクを URL 欄に貼り付けて開くと、

このフォームを複製して、自分自身のフォームとして使用できます。「複製する」

が表示されます。「複製する」をクリックすると表示されているアンケートの名前が「フォームの練習(コピー)」になり複製されます。
フォームを新しく起動した時、この「フォームの練習(コピー)」が新しく追加されて表示されます。

共有して共同作業する

取得したリンクコードを URL 欄に貼り付けて開いた「フォームの練習」画面では共有して編集が行え、編集した人の頭文字がアイコンとして表示されるそうです。又、編集中も表示されるそうです。

「…」をクリック

「分岐の設定」「設定」などが表示されます。この件は後日報告したいと思います。

URL をコピーして「回答」してみます。質問事項を入力し「送信」ボタンをクリックします。

「回答」ボタンをクリックすると下記のような形で回答を得る事が出来るようです。

社外の人(Office365ユーザー以外)も含めたアンケートを作成。

もちろん、Office365 のアカウントを持たない方も含めたアンケートです。
ポイントとして、アカウントが無い人だからだれが回答したのかわかりません。そこで、4番に名前を入力して頂く欄を作成しました。

「自分の所属組織内のユーザーが回答可能」から「リンクにアクセスできるすべてのユーザーが回答可能」に変更します。
そして4つの中から「リンク」をクリックしてアンケートの URL をコピーします。

facebook にアンケートを投稿する

facebook を使って下記のように投稿してみました。

結果は下記のような形で表示されます。

4番に回答した人の名前が表示されるので、組織外の人達へのアンケートも出来るという事になります。
また、facebook 以外でもメールで送ったり、ホームページに貼り付けたりも出来るのでアンケートの対象者に合わせた選択ができて便利だと思います。

その他のソフトから Forms 画面を開く

OneDrive for Business にアンケートを作成

OneDrive for Business を開き、「+新規]をクリックします。

下記のメニューから「Excel 用 Forms」を選択します。

アンケートの名前を「忘年会について」などタイトルを付けます。そして「作成」をクリックします。

Onedrive for Business 用の Forms が作成されます。この続きは「WEB上のフォーム」と同じ要領で行って下さい。

Excel Online にアンケートを作成

Office365 の管理画面から「Excel Online」をクリックします。

Excel が開いたら「新規作成」で新しいブックを開きます。

Excel が開いたら「挿入」の「Forms」をクリックします。

Forms 画面が開いたらアンケートのタイトルを入力します。この続きは「WEB上のフォーム」と同じ要領で行って下さい。

OneNote Online にアンケートを作成

Office365 の管理画面から「OneNote」を開きます。その後、適当なブックを開きます。

「挿入」をクリックしても「forms」は表示されませんでした。残念!まだ対応していないのかなー

以上で今回は終わります。