Office365 のグループの機能と新しいグループの作成方法



はじめに

今まで、Office365というと、Exchange、Sharepoint、Skype for Business と大きい機能でばっかり説明していました。しかし、最近、Teams が追加されています。この Teams は、小規模のチームや、中小・零細企業には使いやすくなっているように思います。

今回は、昔からあるグループについてです。今までは、グループは、Exchange の中にあるからただ大勢の社員さんをグループ分けして、メールの共有ボックスとして使うもの位しか思っていませんでした。

しかし、グループも小グループ化したり、その中に外部の人を入れたりとグループ活動が上手く行くように色々とサービスがあるみたいです。早速、どんな事が出来るのか体験してみたいと思います。

グループの機能

  • Outlook の受信トレイで、グループ別に受信する事が出来ます。
  • 予定表の共有が行え、グループに関連するイベントをスケジュール化する事が出来ます。
  • SharePoint でチームサイト、リンク、ドキュメントの共有が行えます。
  • OneNote の共有も行えます。
  • Planner で、グループのメンバーの間でのプロジェクトのタスクを管理が行えます。

 
クラウドグループウェアの教科書
 

グループを作成

「管理者」-「グループ」-「グループ」をクリックし、「+グループの追加」をクリックします。

グループの種類には、
・Office365グループ
・配布リスト
・メールが有効なセキュリティ グループ
・セキュリティ グループ
今回は、Office365グループを選択して下さい。
プライバシー
・パブリック - 誰でもグループ コンテンツを参照できます。
・プライベート - メンバーのみがグループ コンテンツを参照できます。
所有者の選択
所有者だから、ここでは一人の人を選択します。

メンバーの登録
上記画面を保存で閉じてから、再度、開きます。一番下のメンバーの右側の「編集」をクリックします。

「+メンバーの追加」をクリックします。

しばらくすると、メンバーの候補が全て表示されます。追加したいメンバーにチェックを入れ「保存」とします。
これで、グループの作成と、メンバーの登録が完了しました。

Outlook2016に「〇〇グループ グループに参加しました。」のメールが届きます。

Office 365 Outlook Online には、下記のようなメールが届きます。

スレッドでは、メーリングリストのような感覚でメールが使えます。

予定表では、グループ専用の予定表が開きます。閉じるときは、右上の×で閉じます。

ノートブックでは、グループ専用のノートが開きます。

「…」-「サイト」では、グループ専用のサイトが作成されます。ここでは、色々なサイトコンテンツが使えるので、困る事は無いみたいです。

「…」-「Planner」では、グループのプランナーが使えます。グループ単位のタスク管理が使えて便利だと思います。

最近、出てきた Teams は、このグループとほぼ似通っています。BB が思うに、グループがあって、その中に更に、Teams を作って仕事をする。という感じに思いました。しかし、中小・零細企業で仕事上のコミュニケーションを良くするだけだったらグループは使用せず、Teams を使った方が簡単で良いと思います。

ただ、Teams は外部の人の招待が出来ません。この件を要望として出したのですが、他からの要望も多いとの事です。ですから外部の人の参加が必要な場合は、グループを作っての対応が必要です。

グループには、グループ内で管理できるスケジュール機能が付いています。しかし、Teams では、チーム内で共有するスケジュール機能はありません。絶対に必要な場合は、SharePoint のアプリの追加で別に作成する必要があります。このように色々使えますが、それぞれの機能を知って無いと使いこなしがチョット難しいですね。

グループを作成しそのグループ単位に Teams を作成する。という方法だと、スケジュール機能OK、外部の人の招待もグループで対応できる。社員間のコミュニケーションも Teams で簡単に行える。など理想的かなと思います。

分からないところは、弊社の「Q&R」を使ってみませんか?どうせなら便利に使った方が良いと思います。
 
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