Office365 Teams ライブイベントを使って 1 万人にメッセージを!(09/10)

はじめに

最近、新型コロナウィルスの発生とともに毎日、テレビや Twitter / facebook などで 〇〇〇のイベントが中止になりました。という事を聞きます。
そして、ライブの音楽コンサートや、IT業界においては、会場でのイベントは中止になりましたが、〇月〇日にライブ放送として行います。お申込みは、〇〇で。。という事をチラホラと見るようになりました。

私自身、このお陰でというとチョット変ですが、twitter に出ている Microsoft Security Forum 2020 ~変化に備える、2020 年のセキュリティ対策~ 虎ノ門ヒルズフォーラムでの開催予定が新型コロナウイルス対策のため中止となり 3 月 12 日(木) 10:00 から 18:00 オンラインストリーミングになりました。という事です。

福岡から東京まで出かけてフォーラムに参加するという事はそう出来ませんが、今回はライブ放送という事でオンラインストリーミングに参加する事にしました。
便利と言えば便利です。以前からあった Office365 のTeams や Skype などの機能なのですが、この新型コロナウイルスで在宅ワークなどなどでやっと皆さんに目が留まったという感じのように思います。

Office365 の中の Teams のライブイベントを使うと 10,000 人の人達がパソコンやスマホを使って最高 4 時間の視聴できる放送を行う事ができるのです。このライブイベントには、複数の役割 (開催者、プロデューサー、発表者、出席者) などを設けてと難しく説明してありますが、BB は中小零細企業の方のIT担当者として簡単に説明して行きたいと思います。

ただし、Office365 でもライブイベントが使えるライセンスは、Office 365 Enterprise E1、E3、E5 です。Business 版では使えませんのでご了承下さい。

Office365 ライブイベントの前準備

Office365管理センター

「Teams」の「会議」の「ライブ イベント ポリシー」を開きます。この中の下の方に「グローバル(組織全体..)」がありますのでそれを開いて下さい。

スケジュールされたライブイベントに参加できるユーザーがあります。下記の3つより選べます。

  • 全員:これは、URLなど見て参加した人すべてが参加出来ます。
  • 組織内のすべてのユーザー:社内のライセンスを持っている人が対象になります。
  • 特定のユーザーまたはグループ:メールアドレスを指定して招待をした人たちが対象になります。

中小・細企業では、ここは無視してもいいかも。と思います。

Teams の「設定画面」

特に「デバイス」など確認しておいて下さい。

ライブイベントの予約

Office365 のライブイベントは Teams の「予定表」から予約をして始めます。
左側のメニューから「予定表」をクリックすると下図のようになります。次に「+新しい会議」をクリックして下さい。

下図のようになります。V ボタンをクリックして「新しいライブ イベント」を選択して下さい。

下記を設定します。

  • タイトル
  • 開始日付と終了日付、それに時間
  • 詳細
  • 招待する人達
    ここで招待する人達は、今回のライブ イベントを開催する関係者と考えた方がいいと思います。
    ですから、詳細の文言も下図のようなテスト的な文言ではなく丁寧な文章になると思います。
    関係者の中で組織外の人がおられた場合(ゲスト)と表示されます。

「次へ」をクリックすると、ここで「パブリック」を選択すると社外の人への参加ができるようです。

ライブ イベントへの参加者指定

「スケジュール設定」をクリックします。
「ここで、出席者を招待するには、リンクをコピーして共有するか、カレンダーの招待で送信します。」と表示されています。

「出席者のリンクを取得する」が表示されています。これをクリックすると

https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/19%3ameeting_ODhhZGVkZjYtOTk5YS00MGI0LWE3ZTYtZjkwZjUxNDMzMjg4%40thread.v2/0?context=xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxf1e-f0f5-43bc-b3dd-682cee3763fb%22%2c%22Oid%22%3a%227eed7b3b-e51d-4b4e-8968-53839c865421%22%2c%2xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx2%3atrue%7d

が、コピーされます。これをホームページやメルマガ、又はメールに貼り付けて簡単に招待できますね。
この URL を短縮 URL にすると上手く行きません。絶対にしないで下さい。

ライブイベントを開催する

Teams の「予定表」をクリックして下図のように予定していた「ライブイベントの開催」をクリックします。
ここでは、予定時間よりだいぶ前ですが説明の為に早めにクリックして準備を行います。

下図の「参加」をクリックします。

お話だけのライブイベント

ビデオカメラにチャント写っているかの確認とマイクが OFF になっていますので ON にします。そして、「今すぐ参加」をクリックします。

左側画面の下の小さい四角部分が塗りつぶされている状態で自分の画像をクリックして左側キューの位置に自分の画像を移動させて下さい。

画像を確認して、下に黄色で表示されている「ライブ送信」をクリックします。すると画像がキューの位置から「ライブイベント」の位置に移動されます。

ただ、自分が一人でおしゃべりするだけなら時間が来たら「開始」をクリックしてスタートして良いと思います。

Power Point を一緒に使いたい

上図で、右側の下のように「共有」「全員をミュート」があります。

ここで、「共有」をクリックします。

共有したいアプリは起動しておきます。
もし、アプリを起動しておくのを忘れていた場合は、「戻る」で一旦「共有」を閉じ、アプリを起動してから「共有」を行います。ただし、共有できるのは 1 個だけです。

共有の画面を表示できたら、キュー画面の下の四角い所が選択された状態で、共有するコンテンツをクリックします。

下図のようにキューの画面に表示されるようになります。

プレゼンしている人+プレゼン資料も表示したい。という場合は、一旦下図のように自分の画像を選択します。

2 つの四角のうち右側の四角をクリックします。
すると下図のようになって、「下からコンテンツを追加して下さい」の状態になります。

共有するコンテンツがキュー画面に追加されます。

ここまで準備をしておいてからライブイベントの「開始」を行い、挨拶など終わりプレゼン資料を使う状態になった時、キューからライブ配信へと画像を切り替えて使用します。

 

「開始」をクリックすると下図のように確認画面が表示されます。「続行」で開始です。

プレゼンの中には、アプリを 2 つ 3 つ切替て使いたいなどの時もあると思います。この場合は、自分の画像にしている状態で「共有を中止」して、更に「共有」をクリックして次にアプリの準備を行いキュー画面に、自分画像+プレゼン画像を作成して移動する。などホント慣れていないと大変だと思います。ですからこのソフトは数人で行うのを前提に設計してあるのではと思います。
中小・零細企業ではなんでも一人で行う事が多いので是非、何回も練習をしてカッコ良いプレゼンをされて下さい。

最後に挨拶するをして終了する前にキュー画面に自分だけの画像を準備しておいてから、最後に又、切り替える。という方法をとります。

確かに一人では結構、難しいと思います。

ライブイベントの終了は「終了」で終わります。ただ、上部に「退出」がありますが、これを行うと同じく終了してしまいますので本当の最後まではクリックしないようにして下さい。

ご案内

Teams はシステムが大きいので下記のように分割しています。それぞれページをご活用下さい。

  1. Office365 Teams とは、使い方、導入方法、活用方法など(01/10)
  2. Office365 Teams チームとチャンネルの作成とユーザーの追加 (02/10)
  3. Office365 Teams LINE のように簡単に会話を行う(03/10)
  4. Office365 Teams 未読の確認など便利な使い方(04/10)
  5. Office365 Teams タブを使ってみる(05/10)
  6. Office365 Teams ビデオ会議に活用する。(06/10)
  7. Office365 Teams 組織外の人を招待する(07/10)
  8. Office365 Teams 管理画面が変わりました。(08/10)
  9. Office365 Teams ライブイベントを使って 1 万人にメッセージを!(09/10)
  10. Office365 Teams ライブイベントへの参加の仕方(10/10)