Office365 Bookings Outlookと連動した予約システムで個人事業主の方に特にお勧めです。

はじめに

Office365 は、マイクロソフトのクラウドです。
そして、この Bookings は Office365 の Business Premium という製品にのみ含まれています。

この Office365 Business Premium の中には、

  • いつも使っている Word2016、Excel2016、PowerPoint2016、Access2016 などの Office製品を５台の Windows10 のパソコンにインストール出来ます。
  • メール機能、スケジュール機能、ファイルやデータ共有、OneDrive for Business 、WEB会議を行う Skype for Business などが含まれます。
  • 最近では、タスク管理に便利な Planner、チーム作業を便利にする Teams 、スマホやタブレットのアプリをノンプログラミングで作る PowerApps

など、中小零細企業では使いきれない位の機能が含まれています。これらの機能は、こちらのサイトに戻って、メニューから参照して下さい。

つい最近、この Microsoft Booking が Office365 E3 に含まれている。という事を知りました。
通常はオフになっているので、Office365の「管理センター」から [設定]－[サービスとアドイン]をクリックし、「組織でBookings を有効にします。」にチェックが必要との事です。

Bookings で何が出来るの？

従業員 10 名未満の美容院、ヨガスタジオ、ペットサロン、英会話教室、サポート業務など、予約に基づいてサービスを提供する業種で使えます。

お客様は、スマホやパソコンを使って、お店の空き時間を確認し、予約を簡単に行う事ができます。

店舗側では、いつもの Outlook のメール受信や予定表を使ってお客様と従業員さんのスケジューリング管理を行う事ができ、時間の節約と予約ミスの防止など手作業時代の問題点を解決する事が出来ます。

Bookigsの設定

Office365のメニューより Bookings を選びます。

Bookings はスケジュール管理を行うので、Outlook が起動されます。ここで、使う場所とタイムゾーンの設定を行います。ここは重要な設定ですので間違いがないように設定して下さい。

どうゆうわけか、下記のサイトが表示されます。これは試用版だからかわかりません。 「今すぐ入手」をクリックします。

下記の画面が出ます。BB は、下記のように入力しました。

これで、Bookings がやっと使えます。 画面右側のボタンを押して行くと、下記画面のようなメニューが表示されます。

下記は、数個のページのメニュー部分を切取って、どんなものがあるのか分かりやすく一つにしたものです。

企業情報

サイバーBBのロゴを作って貼り付けました。黄色と青を統一した方が良かったなーと後で思いました。

  • 自店の事柄の登録を行います。
  • 勤務時間の設定を行います。
    ×は時間帯の削除、+は、時間帯の追加 ができ、細かな設定ができるようです。

サービス

  • サービス名：個人（昼間）30分サポート
  • 既定の時間：30分
  • 顧客が予約を行う事が出来ないバッファー時間：オン、以前：15分、以後：15分
  • 既定の価格：固定価格、2,000円
    （固定価格、開始価格、時間単位、無料、各種価格、要電話お問合せ、価格が設定なしなどから選択が可能です。）
  • 公開オプション：予約ページでこのサービスを表示する
  • オンライン スケジュールのオプション：既定のスケジュールポリシーを使う
  • スタッフの割り当て：井手弘行
    （スタッフを数人登録すると、スタッフ別の割り当てができ、スタッフ単位の予約ができるようになるようです。しかし、今回は、BB 一人の設定です。ご勘弁を！）
  • メールアラームについては、15分、30分、1時間、2時間、1日、2日、3日、一週、2週間と顧客、スタッフ、全ての参加者　とありますが、意味がわからなかったので放置しています。

サービスの管理 登録したサービスの内容が一覧表示されます。カーソルを移動すると、編集と削除のマークが右側に表示されます。

スタッフ

  • スタッフの名前：井手弘行(変更不可）
  • メールアドレス：hiroyuki@**********.onmicrosoft.com（変更不可）
  • 電話番号：090-****-****
  • 色：赤色

スタッフによって、働く時間が違う場合は、「勤務時間を利用」のチェックを外して、そのスタッフ専用の時間設定が行えるようです。凄いですね。

予約ページ

スケジュールポリシー

  • 時間の単位：30分
  • 最小リードタイム（予約と取り消しの最小リードタイム（時間））：24
  • 最大リードタイム（事前予約が可能は最大日数）：365
  • メールの通知：予約が作成または変更された時にメールで会社に通知する：チェック
  • スタッフ：顧客が予約で特定の人を選択できるようにします。：チェック
  • 配色テーマ：青色
  • 予約ページにビジネスロゴを表示する：チェック
  • 予約ページを保存して公開で下記の画面になり、予約サイトの情報が表示されます。
  • 公開されたページのアドレス：https://outlook.office365.com/*********.onmicrosoft.com/bookings/
  • Facebookに接続：facebook ページに「予約」のボタンが付きました。いいですね。

これで設定は完成です。

実際にサイバーBBで使って見ました

サイバーBB のホームページの中には、「Q&Rシステム」 というサービスを行っています。 どんなサービスかと言いますと

  • Office 製品で、操作方法がわからない。
  • Access を使っていてのトラブル
  • クラウド Office365 の導入方法や有効活用の仕方

など、社内にＩＴ担当者がいなくて色々な問題点の解決方法で困っている人達に遠隔操作で対応する。というサービスです。

この「Q&Rシステム」の問題点として、お互いの日程と時間を決めるのがとても難しいのです。

この問題解決法として Office365 の Bookings を使いました。

これにより、お客様は BB の空き時間と自分の空き時間を確認して簡単に一回で予約をする事ができるようになりとても便利になりました。

BB が実際に使って感じた事

個人事業主の方には、特にピッタリだと思います。
何故なら、新しく予約システムを導入して、アレ！と言うミスが他のシステムに比べて少ないのでは無いかと思うからです。

例えば、〇月〇日13:00 からセキュリティの勉強会　のメールをいつもの Outlook で受信しました。
セキュリティは大切です。当然、参加という事で、Outlook の予定表にこの予定を追加します。

そして、数日たって気づきます。アレ！〇月〇日13:00福岡花子 さんから予約が入っている。
あー。予約システムに、この日は「予定有り」の設定をするのを忘れていた。

となってしまいます。

しかし、Bookings は、予約システムに Outlook の予定表を利用しますので、一旦、予定や予約が入っていると自動的に予約システムが 〇月〇日13:00 は予約ができないような設定になります。

個人事業主は、経営の勉強会や色々な付き合い等と忙しいので、予定表は、クラウドでどこからでも登録や確認ができるのが理想的です。これにピッタリなのが Office365 の Bookings だと思います。

感想、そしてお勧め

Bookings だけ使うと考えた場合でも、Office365 の Business Premium が年間 16,320円（月額1,630円）と他社の予約システムと比較するとホント安価です。

更に、Office365 は、これまで仕事で使っている Office製品や、最初に説明しましたが、これまで使った事が無い便利は機能が豊富に含まれています。分からない部分は、有料にはなりますが、Q&Rシステム をご利用下さい。

だって、使い方がまだ分からん。と言う方のために、即、予約システムが使える状態に設定を行う作業をビジネスとして始めました。

こちらもご利用下さい。

個人事業主の方に特に便利なシンプル予約システム「商助」