Office365 OneDrive for Business 外部の取引先とファイルの共有する設定方法




はじめに

2018/10/15付けで
・「Office365 OneDrive for Business 一番簡単で直ぐ使え、有効活用できる機能です。」
・「Office365 OneDrive for Business 外部の取引先とファイルの共有する設定方法」
の 2 つを一つにしました。
これにより OneDrive for Business について更に内容を新しく更新して行きたいと思います。

中小・零細企業では Office365 のたくさんの機能の中でもこの OneDrive for Business が一番多く使われているのではないかと思います。

  • 外付けディスクを購入すること無く 1TB の容量が使用できる。
  • マイクロソフト社が安全に管理してくれるので安心である。
  • クラウドなのでスマホやタブレットを使って外出先からアクセルできる。
  • フォルダやファイルの共有ができる。

他社の似たサービスを有料で使っておられましたら Office365 に乗り換えることをお勧め致します。

なぜなら価格的にはそう変わらないか、トータル的に考えると安いと思います。BB の「お試し感覚で Office365 を賢く導入する方法を提案します。」をご覧になって頂けませんか。チョット長いですが最後の方にメニューを準備しております。是非、ご覧になって下さい。

日常のファイルを整理してみましょう

個人用のファイル

個人用のファイルは、パソコン内の「デスクトップ」に保存される方が多いと思います。
この「デスクトップ」に保存されているファイルを Office365 の OneDrive for Business に保存する。
と考えても良いと思います。ここは自分だけのファイルの保存場所です。 1TB が使えるので十分です。

社内の共有ファイル

見積書、日報、仕様書、受注データ、顧客データなど、社内でもファイルサーバーを準備して社内全員が利用していたファイルです。
Office365 を使うとこれらは SharePoint に保存した方が理想的だと思います。
保存容量も社内(組織)で、1TB+(10GB×ライセンス数)の容量が保存でき、これだけあれば社内にファイルサーバーは要らないと思います。

Office365 クラウド上にファイルを保存

Office365にサインインして、画面左上の「メニュー」をクリックして、雲マークアイコン(OneDrive)をクリックします。

下記の赤枠部分をクリックします。

下記画面が開きます。
「+新規」ボタンをクリックして、まず、フォルダーの作成を行います。

フォルダは、パソコンと同じ状態では無くてもいいと思います。
この祭、これまで整理できず困っていた分など考えて新たなフォルダでも作ってみませんか?

BB は、フォルダに優先順位をつけて 01 業務、02営業など順番に並ぶように付けています。
良かったら参考にされて下さい。

フォルダの作成ができたら、そのフォルダにパソコンからファイルをドラッグして保存して下さい。

ファイルを保存すると下記のようになります。

Office365とパソコンとの同期作業(Windows10の場合)

OneDrive の方にたくさんのファイルをアップロードしたい時、上記のドラッグの方法では時間が掛かって大変です。パソコンと同期をとってからパソコン内でドラッグして行う。という方法もあります。

パソコン画面の右下に白い雲マークがあります。ここにマウスを当てて、右クリックを行います。

下記図のように「設定」をいクリックします。

「アカウントを追加」をクリックします。

Office365 の自分のアカウントを入力して「サインイン」をクリックします。

自分のパスワードを入力してサインインをクリックします。

すみません。BB 自身既に使っているので、下記の画面になってしまいました。
ここで、下記の「OneDrive – サイバ-BBフォルダー」をクリックします。実際は、このボタンを押した状態に似た画面になると思います。

多分、この同期画面が出てくると思います。Office365上で作成したフォルダの左側にチェックを付けて同期を開始して下さい。

ノートパソコンなど容量の少ないデバイスでの同期

OneDrive for Business は 1TBの容量の保存が出来ます。しかし、ノートパソコンやタブレットには 1TB の容量がありません。

ここで容量不足のトラブルを起こさないようにそれぞれのデバイスの容量に合わせて同期するフォルダやファイルの選択を下図の「OneDrive のファイルをこの PC と同期」画面でファイルを選択して行って下さい。

パソコンの「OneDrive – サイバーBB」のところにマウスを移動して、右ボタンをクリックすると、下記画面が表示されます。ここで、「同期する OneDrive のフォルダを選択」をクリックして、同期するファイルの選択が出来ます。

同期が完了すると、下図のように Office365と同じようになります。

テスト的に 2,3 個のファイルで「同期」処理を行った場合

OneDrive for Business にファイルを 2、3 個ドラッグしてアップロードしたフォルダやファイルがパソコン上に「OneDrive -サイバーBB」などのように新しく自動的に作成されている事や、そのフォルダの中に 2、3 個のファイルが同期されて表示されている事を確認します。

正常に同期が出来ている事を確認したら OneDrive for Business に保存したいフォルダやファイルをパソコン内の「OneDrive -サイバーBB」などのフォルダにマウスでコピーして下さい。たくさんのコピーを行っても自動的に全て同期を行ってくれるのでこちらの方が簡単に行えます。

最初の方は慣れるまで少しずつ確認できるように時間がある時や通信回線の良い時に行った方がいいと思います。又、多量のファイルの同期作業を行う場合、回線が重くなってしまい他の人達に迷惑を掛ける事にもなりますのでこの点を考慮して行われて下さい。

OneDrive for Business の制限事項

たくさんのファイルを コピーして OneDrive for Business に保存する時、実行前に下記のような制限に該当しないかの確認も行って下さい。途中で同期が止まったりするとかえって時間が掛かったりする事もあります。

  • ファイル名とフォルダーの名前で ” * : < > ? / \ | は許可されていません。
  • ファイルまたはフォルダーに  .lock、 CON、 PRN、 AUX、 NUL、 COM1 – COM9、 LPT1 – LPT9、 _vti_、 desktop.ini、~ $ などから始まるファイル名も使用できません。
  • パスも含めてファイル名は 400 文字よりも短くする。
  • 30 万未満でファイル内で同期を行う。しかし、ファイルが多すぎると極端に時間が掛かります。
  • ファイル名に重複していない事も確認しておく。

Windows10以外の同期クライアントの入手方法

Windows 10 または Office 2016 を実行している。又は、Microsoft アカウントで OneDrive クライアントにサインインしている場合は既に Windows Update 等により最新版が提供されている可能性があります。

もし、最新版になっていない場合は、下記サイトからダウンロードされて下さい。
https://aka.ms/installodb

外部の取引先と共有する

外部取引先との共有については、上記の 1.OneDrive for Business(個人用) 2.SharePoint(社内共有用)のどちらでも行えますが、ココは慎重に考えて、ベストな方法での活用が必要です。

外部取引先との共有を慎重に考える必要性

外部の取引先と共有の設定を失敗すると、社内のデータが全て外部に漏れてしまう恐れがあります。慎重に検討が必要です。又、慎重になりすぎて複雑になり設定ミスや設定漏れが起きる事もあります。

担当者(責任者)も設けてシンプルに管理する必要があると思います。

仕事上、常にファイル共有が必要な場合は、SharePoint のサイトコレクションを使って、社内データとは切り離したデータ共有専用の別サイトを作成をお勧め致します。

そして、進行中の案件のチーム分をチーム単位で共有先を設定し、そのチームの案件が終了したら外部との共有を解除するようにします。このようにシンプルにすれば設定ミスや設定漏れの心配も無く安心出来ると思います。

今回の OneDrive for Business を使った外部との共有は、BB は使っていません。と言うより現役卒業して使う事が無くなったからですね。

この OneDrive for Business は個人用のデータの保存場所ですから社内の大事なデータは保存して無いと思います。ですから趣味、勉強会や同友会など仕事に関係ない相手とのデータ共有にはとても便利ではないかと思っています。1TB の容量がありますので大いに活用いたしましょう。

共有の設定

Office365の「管理者」から「設定」の「サービスとアドイン」を選択します。

下記画面から、「サイト」を選択します。

下記のように「ユーザーに組織外の連絡先との SharePoint Online および OneDrive for Business のコンテンツの共有を許可する」をONにします。

ユーザーの共有できる相手:

  •  既存の外部ユーザーのみ(サインインが必要)
  •  新規と既存の外部ユーザー(サインインが必要)
  •  匿名ユーザーを含む全てのユーザー

BB は、「新規と既存の外部ユーザー(サインインが必要)」を選択します。

「SharePoint 管理センターに移動してその他の設定の管理とサイトコレクションの表示を行う」をクリックして移動します。

SharePoint 管理センターに移動します。

下記にサイトコレクションのアドレスが表示されます。
ここで、アドレスの一部分に my-SharePoint と表示されている分が OneDrive for Business 用のサイトコレクションなので、この行をチェックします。そして、上段の「共有」をクリックします。

OneDrive for Business についての「共有」の設定を行います。

  • 組織外の共有を許可しない
  • 組織のディレクトリに既に存在する外部ユーザーとの共有のみ許可します。
  • 共有への招待を承認する外部ユーザーを許可し、認証済みユーザーとしてサインインする。
  • 匿名アクセスのリンクを使用して全ての外部ユーザーとの共有を許可します。

ここでは、「共有への招待を承認する外部ユーザーを許可し、認証済みユーザーとしてサインインする。」を選択し「保存」をクリックし設定を終了します。

OneDrive for Business の中のファイルを共有指定

Office365 の OneDrive for Business の中からファイルを選択します。

ここでは、Win10_SecurityGuide.pdf のファイル名を選択します。すると上段に「共有」ボタンが表示されます。又、選択したファイル名の右側の三つの点が縦に並んだボタンをクリックしても画面のようなプロパティが表示され、その中から「共有」を選択してもOKです。

ファイルの「編集」を許可するか、しないかの設定を行います。

ここで、共有する人達のメールアドレスを入力します。

共有する人として、??kumahige@gmail.com と Gmail を含めます。

「送信」をクリックすると、下記のようなメッセージが表示されます。

gmail.com を確認すると、下記のようなメールが届いています。

開くと下記のように正常に開きます。

今回は、Office365 の OneDrive for Business から共有処理を行いましたが、パソコン上の同期ファイルからの共有処理はチョット違うようです。パソコンは電源を切ったりするので同期ファイルは使えない場合もあります。ですから、共有処理は、Office365 からの方がいいと思います。