Office365 OneDrive for Business 一番簡単で直ぐ使え、有効活用できる機能です。

はじめに

Office365 のたくさんの機能(サービス)の中で、この OneDrive for Business が一番多くの人に使われているのではないかと思います。

凄いですよね。なんと言っても、一人、1TB の容量のファイルの保存を Office365 上の行えるのです。

容量的にも凄いし、外部ディスクと違ってマイクロソフト社が管理してくれるので壊れる事がないし、最大の長所が外出先でスマホやタブレットなどでも使える。という事ですよね。 ですから、皆さんに使われているのだと思います。

もし、他社の似たようなサービスを有料で使っていたら、BB は、こちらに乗り換えた方が良いのでは?と思います。

なぜなら、多分価格はそう変わらないと思うのですが、セキュリティの問題や他の機能がたくさん使えます。たくさんの機能は、BB の Office365 メニューからもわかります。まだご覧になって無い方は是非、ご覧になって下さい。

Office365 クラウド上にファイルを保存

Office365にサインインして、画面左上の「メニュー」をクリックして、雲マークアイコン(OneDrive)をクリックします。

下記の赤枠部分をクリックします。

下記画面が開きます。
「+新規」ボタンをクリックして、まず、フォルダーの作成を行います。

フォルダは、パソコンと同じ状態では無くてもいいと思います。この祭、これまで整理できず困っていた分など考えて新たなフォルダでも作ってみませんか?

BB は、フォルダに優先順位をつけて 01 業務、02営業など順番にならぶように付けています。良かったら参考にされて下さい。

フォルダの作成ができたら、そのフォルダにパソコンからファイルをドラッグして保存して下さい。

もし、たくさんのファイルを行いたい時、この状態では作業性が良くないので、後でパソコンと同期をとってから行う。という方法もあります。ですから、ここでは確認できる程度のファイルのコピーを行いたいと思います。

ファイルを保存すると下記のようになります。

Office365とパソコンとの同期作業(Windows10の場合)

パソコン画面の右下に白い雲マークがあります。ここにマウスを当てて、右クリックを行います。

下記図のように「設定」をいクリックします。

「アカウントを追加」をクリックします。

Office365の自分のアカウントを入力して「サインイン」をクリックします。

自分のパスワードを入力してサインインをクリックします。

すみません。BB 自身既に使っているので、下記の画面になってしまいました。
ここで、下記の「OneDrive – サイバ-BBフォルダー」をクリックします。実際は、このボタンを押した状態に似た画面になると思います。

多分、この同期画面が出てくると思います。Office365上で作成したフォルダの左側にチェックを付けて同期を開始して下さい。

OneDrive for Business は、1TBの容量の保存が出来ます。しかし、ノートパソコンやタブレットなど 1TB の容量はありません。ここでトラブルを起こさないように保存しておいた方が便利なフォルダのみを優先的に設定するようにして下さい。

又、動画など大きなファイルを一度にたくさん同期を行うと、通信状態によってはかなりの時間が必要になったりします。社内の方々に迷惑を掛けないようにその点も考慮して行って下さい。

同期が完了すると、下記のように Office365と同じようになります。

この状態になってから、時間がある時、又、通信回線の良い時に、パソコンのいつものフォルダから同期ファイルにドラッグすると自動的に同期を行ってくれます。この方が便利です。

しかし、多量のファイルを同期作業を行う場合、ある程度の量を考えて行われた方が良いと思います。

一旦同期したファイルの同期を中止したり、新たに同期を開始したい場合に下記の作業をおこないます。

パソコンの「OneDrive – サイバーBB」のところにマウスを移動して、右ボタンをクリックすると、下記画面が表示されます。ここで、「同期する OneDrive のフォルダを選択」をクリックして、同期するファイルの設定を行って下さい。

Windows10以外の同期クライアントの入手方法

Windows 10 または Office 2016 を実行している。又は、Microsoft アカウントで OneDrive クライアントにサインインしている場合は既に Windows Update 等により最新版が提供されている可能性があります。

もし、最新版になっていない場合は、下記からダウンロードが必要です。Windows 7 / 8 / 8.1
https://aka.ms/installodb

まとめ

BB 自身が既に使っているので、初めて行うひと用に良い画面が準備できず、申し訳ございませんでした。

OneDrive for Business で表示される画面は、だいたい上記に説明を行いましたので、これらを参考に活用されて下さい。

同期をする場合の注意
パソコン側で同期されているファイルを削除すると、Office365側でも削除されます。又、逆も同じです。

上書きも同じです。但し、上書きは履歴機能があるのでいつでも戻す事が出来ますので削除だけは注意して下さい。

又、ランサムウェアなどで暗号化された場合、Office365側も暗号化される可能性があります。ですから、BB は全てを同期していますが定期的にこの同期部分を バックアップで取りバックアップ終了後はバックアップ装置の電源を切るようにしています。このようにしてランサムウェア対策を行っています。

このように、皆さんもバックアップだけは忘れず定期的に行った方が良いと思います。

マイクロソフトの動画説明

最近、マイクロソフト社も頑張っていて動画がありましたのでお知らせいたします。

  • OneDrive foe Business の説明
  • アップロードできる1ファイルの最大は15GB以下にする。又、一度に100ファイル以上は出来ません。

  • オンラインのWordを開くか、クライアントWordを開くかの説明
  • 最近の変更や最終更新日などの確認方法
  • ファイルのバージョン履歴の操作方法

  • 1個のファイルのダウンロードや複数のファイルのダウンロード
  • フォルダの新規作成方法やファイルの移動方法
  • ファイルのコピー仕方、や削除の仕方

  • 共有の仕方、権限や共有状態について
  • 管理者画面から外部共有の設定
  • リンクのコピーと有効期限日の設定など

  • 同期について、同期設定について

  • iPhoneへインストールと設定方法について
  • アプリの機能の説明
  • ファイルの編集や共有の仕方