PowerApps Access から SharePoint にデータを保存しそれを使ってみる。

はじめに

PowerApps はクラウド上にある Microsoft 社以外の会社のデータでも接続してアプリが使えるように作られています。
そこで、既に使っている Access2016 で開発しているアプリの顧客マスタのデータを社外でも顧客情報が見れるようにスマートフォン対応のアプリにしたいと思います。

この為には社外でも使えるようにする為、Office365 の SharePoint と PowerApps を使います。
もちろん、Office365 を使うには Office365のライセンスが必要です。
又、顧客のデータには、サイバーBB の社内システム「商助」の得意先マスタのテーブル(TM_TOK)を使用致します。

Access2016 のテーブル TM_TOK を Office365 の SharePoint に上げる。

Access2016 のテーブルから得意先データ TM_TOK をクリックし、右ボタンで「エクスポート」-「 SharePoint リスト 」 を選択します。

ここで、アレッと気づいた方は凄いです。そうです。テーブルのマークが黄色でビックリされたでしょう。普通は青みがかった黒ですよね。この黄色は、SharePoint です。 BB は、SharePoint とリンクして社内システム「商助」を Access2016 で使っているのです。

このようにして使うと外出先でもデータ共有ができ便利ですからね。しかし、排他制御など色々な対応が必要です。下図のように対象となる TM_TOK をクリックして、「エクスポート」「SharePoint リスト」をクリックします。

SharePoint へのエクスポート画面が表示されます。ここで、データをリストとして保存する SharePoint の場所をアドレスで指定して下さい。

このアドレスは、SharePoint のこれまでの分と分けて管理した方がいいと思いますので、サイトコレクションで PowerApps 用のサイトを作った方がいいと思います。

このようにして作成した PowerApps 用のサイトの URL をコピーしておいて貼り付けを行います。

SharePoint の PowerApps 専用のサイトを見ると、先ほどエクスポート(アップロード)した得意先データ TM_TOK が表示されています。

ここで注意事項として、データがある程度のサイズがあるからかも知れませんが、SharePoint が認識するまで時間が掛かります。BB は焦って TM_TOK のリストが無い。無い。と随分探しました。

SharePoint で TM_TOK リストを開くと下記のようになります。これで準備OKという状態です。

後でも説明しますが、TM_TOK のリストの項目(フィールド)を PowerApps で使う分のみに削除して減らした方が良いと思います。多い状態ではわかりにくいし、作業効率も落ちてしまいます。

Office365 から PowerApps を起動しましょう。

Office365 のメニューボタンから PowerApps アイコンをクリックします。

PowerApps 画面が表示されます。ここで「 +新しいアプリ 」をクリックします。

BB の場合、SharePoint で作成したい。と思っていますので SharePoint の携帯電話を選択してクリックします。

ここで、SharePoint の新しいサイトコレクションを指定します。

BB は、このサイトコレクションに作成するアプリを保存する場所と思っていたのですが、この画面では、「接続」して使う貴方のデータ(SharePoint の TM_TOKリスト)はどこにありますか?と言う事だったのですね。

何度もサイトコレクションを指定しても先に進めませんでした。サポートで聞いてみるとリストはありますか?との事で、上記で説明している方法で Access のテーブル TM_TOK を上げたのですが認識してくれません。

困りましたね。これって認識するのに時間が掛かるようです。諦めてその日はジムに行き、翌日、試したら、バッチシ OK でした。嬉しいですね。

TM_TOK が表示されました。こんな風になるんですね。あくまでもこれは、今までと違って新しい場所を指定した時の事です。「接続」をクリックします。

バージョンアップされていて嬉しいですね。この PowerApps これからも色んなところがバージョンアップされる可能性があります。ですから、ここで BB が説明したのと違うようになっている可能性も高いです。その点はご了承下さいますようお願い致します。

この画面までで、一つの事が抜けているんじゃないかと思います。それは、PowerApps Studio のインストールをする画面が無かった事です。

皆さんが新規に行われる場合、この質問画面が表示されると思います。その時は、Windows を使っている方は「 Windows アプリケーション 」を選択して下さい。それ以外の方は WEB アプリケーションを選択して下さい。

それではスマートフォン用の簡単な顧客管理ソフトを作ってみましょう!

Browes画面の設定

SharePoint にあるリストを設定して PowerApps が最初に表示される画面です。 アレ!というように表示される項目でまったくわからない項目が表示されたり、とにかくゴチャゴチャになっている可能性があります。

Access2016のテーブルにはいろんな項目が含まれていたと思います。しかし、PowerApps を使ってスマートフォンの画面に表示できるのは物理的に限られています。ですから、スマホで扱いたい項目名だけに項目名を絞る必要も出てきます。

BB の場合、ここでは勇気を出してすべてを削除する事にしました。画面中央部のコントロールを1個1個クリックし確認して削除しました。 画面中央部で削除した項目分は左側の項目からも削除していいと思います。

但し、囲み線や線には意味がある分がありますので、理解するまでは削除しない方が良いです。 削除するとなるとチョット心配ですけど、項目が多いと難しく感じます。ですから BB は削除しました。 (テーブルの項目名を漢字表記されている方は簡単に行えると思います。)

全て削除されたら、上段の「挿入」-「テキスト」-「ラベル」を選択して表示エリアを作成します。

自動表示されるアルファベットのラベルでは後で何の項目名なのかがわからなくなるので、右側画面でラベルをクリックして、右ボタンの「名前の変更」を押して名前を付けます。

ここで、Browse 画面、Screen 画面、Edit 画面でも同じ名前を付けるようになるので、付けられません。のメッセージが出てしまいます。

そこで、Browse画面では B得意先コード 、Screen画面では S得意先コード のような名前の付け方をした方がいいかな。と思います。 右側画面に得意先コードが表示されます。

右側画面に小さな下三角ボタンがありますので、これをクリックします。すると Access2016 のフィールド、SharePoint リストのフィールドが表示されますので、ここでは、TOKCOD を選択します。

ここの処理は、項目の量が多いと項目名を探すのに大変です。SharePoint のリスト上で PowerApps で扱うテーブルのみに削除しておいた方がいいかと思います。

この要領で、得意先名、電話番号などをセットします。すると、その設定に合わせて中央の作業画面にデータが表示されてきます。

中央画面のラベルの位置調整をマウスで行いながら目的の画面に調整します。 browse画面はこれで終わります。

Screen 画面の設定

Browse 画面と同じように初期画面としては不要なものばかり表示されていて使えません。ここでもすべて削除を行います。

全てを削除してしまったら、中央部画面が空白状態になります。そこで、空白部分クリックします。

右側下側に SharePoint リストのフィールドが表示されます。スマホに表示させたい順番に右下フィールド蘭から必要なフィールドを選択して下さい。

得意先コード、得意先名、代表者名、住所1、住所2、電話番号。。と必要なフィールドを理想の順番に設定します。

ラベルに名前付けを行います。ここは Screen 画面だから S得意先コードが理想的と思います。

画面中央の作業画面の TOKCOD を得意先コードの名前に変更するには、まず、右側画面のカギマークのロックをクリックして解除が必要です。

右側画面の Displayname 欄を”得意先名”などに変更すればOKなのですが、ここではバグか間違いかわかりませんが直接入力が出来ません。 BB はメモ帳に”得意先名”と入力して、それを貼り付けて名前の変更を行いました。

Screen画面も終了です。

Edit 画面の設定

この画面も不要なフィールドが設定されていますのですべて削除します。

全て削除してしまったら、ここでも、空白欄をクリックして、右側画面にフィールドリストを表示させます。

ここも、Screen 画面と同じ要領で、必要なフィールドをすべて設定して下さい。 又、画面中央の作業画面のラベルの名前も、ロックを外して Screen 画面と同じ方法で設定を行います。

設定がすべて終わったら、一旦、登録を行います。

一旦、動作確認をしてみましょう!下記の矢印のボタンで実行する事が出来ます。実行を中止する時は、右側の×ボタンでこの画面に戻る事が出来ます。

動作に問題ない事を確認したら、スマホでも使えるように「発行」を行いましょう。 「このバージョンの発行」をクリックして下さい。

下記のメッセージで、「このバージョンの発行」で行えます。

スマートフォンで確認

 

BB のスマホでは、明細行のボタンの効きが悪く、何回か押さないと反応してくれないです。他のボタンは良いのですが。。

しかし、こんなこと4時間以内で作れるとは凄く恐ろしいですね。是非、皆さんもお試し下さい。