Office365 SharePoint カスタムリストは Excel 感覚でデータ入力ができる




Office365 SharePoint のカスタムリストとは?

カスタムリストと言うとカスタマイズするリスト?と直感で思いますよね。実はそれに近い感じです。

簡単に言うと Office365 で共有できる Excel シートを作成したもの的に考えるとわかりやすいと思います。

SharePoint 上にあるエクセルで作成した表を各営業所や、外出している担当者がそれぞれのパソコンでインターネットを使って 1 行単位にデータを追加して登録する。という感じです。営業日報、経費精算、受注や売上データなどの入力に使うと便利だと思います。

この営業日報や経費清算など会社によって書式が違うと思います。この書式も文字型、選択型、数値型、日付型など使って会社に合った書式に作れるようになっています。

更に、カスタムリストは、部署違いで入力されたデータをフィルターや並べ替え集計などが行え、大きなデータでも効率よく扱えるようになっています。又、Excel 形式でダウンロードも行えますので、今まで一人の人に集中していたデータ入力が社員全員がいつもの日報の延長で入力できるので業務効率を大幅にアップする事が出来ます。是非、チャレンジしてみて下さい。

カスタムリストを作成しましょう

画面右上の歯車マークをクリックして「アプリの追加」をクリックします。

画面にアプリが表示されます。ここで「カスタムリスト」を選択して下さい。

カスタムリストに名前を付けます。ここでは「営業日報」です。

下記画面のように「営業日報」が作成されます。

カスタムリストを社内用にカスタマイズしましょう。

「営業日報」

練習用に項目を「日付」「得意先」「開始時間」「担当者」「訪問区分」「内容」「経費」「上司コメント」で作成してみましょう。

「営業日報」をクリックすると下記のような画面になります。
下図の「+新規」は、「営業日報」の書式が完成してからデータ入力をするための「+新規」の意味です。まず、「営業日報」の書式作成を行います。

「得意先」

下図の「タイトル」欄をクリックすると下記のようなメニューが表示されます。下記の「名前変更」をクリックして「タイトル」を「得意先」に変更します。

本当は、日付としたかったのですが、必ず最初は「タイトル」が表示されます。これは仕様で変更出来ません。この部分は「日付」や「数値」などに変更で出来ません。ですから「タイトル」のように文字を入力するのは「得意先」や「担当者」などに使用します。ここでは「得意先」に変更します。

「日付」

「+列の追加」をクリックすると下図のような項目が表示されます。ここで「日付」を選択します。

「日付」を選択したら下図のように更に詳細を設定する画面が表示されます。

ここでは、「訪問日付」とわかりやすく名前を変更し、「日付と時間」を選択します。そして、既定値はなしを選びます。ここは皆さんの希望に合わせて選択し「保存」をクリックして下さい。下図のように「訪問日付」の項目が表示されます。

「担当者」「訪問区分」「内容」「経費」「上司コメント」

「+列の追加」→「1行テキスト」を選択して、名前を「担当者」として「保存」をクリックする。
この「1行テキスト」とは、担当者名を入力するところは 1 行分のテキスト入力が出来ればOKと言う事で選びます。

「+列の追加」→「選択肢」を選択して、名前を「訪問区分」を設定したいと思います。
この「選択肢」とは、訪問区分を社内で決まった区分を登録し、その中から選択できるようにする場合に使います。

「選択肢」を選択し、訪問区分を下記のように設定します。
BB は営業では無いので選択肢が良くわかりません。皆さんの会社に合わせた訪問区分を設定して下さい。

「+列の追加」→「複数行テキスト」を選択して、名前を「内容」として「保存」をクリックする。

「+列の追加」→「通貨」を選択して、名前を「経費」として「保存」をクリックする。

「+列の追加」→「1行テキスト」を選択して、名前を「担当者」として「保存」をクリックする。

「+列の追加」→「複数行テキスト」を選択して、名前を「上司コメント」として「保存」をクリックする。

表の整理

全項目が作成できたら「得意先」と「訪問日付」を入れ替えたり、「内容」を作成し忘れていた分を後で追加したり、又、表示順を思い通りに並べ替えする事も出来ます。これは「全てのアイテム」をクリックして「現在ビュー編集」で行う事が出来ます。

「すべてのアイテム」をクリックすると

すべてのアイテムをクリックすると新しく「次のビューとして保存」「現在のビューの編集」「現在のビューの書式設定」が表示されます。

次のビューとして保存

ここで作成した「営業日報」は項目名が少ないので「次のビューとして保存」を使う必要は無いのですが、項目名が多かったり、会社名と売上額、粗利などを表示したい。や担当別に売上額や粗利などを表示してみたい。など色々と見たい画面があります。これらをビューとして登録するとビューを選択するだけで切り替えてみる事ができます。

「次のビューとして保存」とは、現在の見方を名前付して保存し、次の見方を設定して下さい。的な機能と考えていいのではと思います。

「現在のビューの編集」

「カスタムリスト」で新規に作成した後で、必ず使う項目と思っていてもいいと思います。

項目の表示順を変更

・ビューの名前を付けます。
・列名:自分が作成した列名を探し確認します。(だいたい最後の方にあります。)
・表示:自分が作成していない項目もたくさん表示されます。そしてそれらが若い番号から付けられています。まず、非表示にするためにチェックを外します。
・左からの並び順:ここでは「訪問日付」欄の数字を▽をクリックして 1番に変更し、上司コメント 7番までを設定します。

並び替え(データの並べ替え順です)

最優先する列:作成したばかりの一つ目のビューではこのまま ID の状態にします。
2番目に優先する列:ここは▽をクリックすると、システム項目や自分が作成した項目などが表示されますのでそれらで選択が可能です。

フィルター

1番目に作成したビューには使わないと思いますが、「ビュー名:経費5000円以上」などを作成して下記のような設定を行うと経費5000円以上使った人が一目で見れるようになって便利ですよね。こんな使い方に使います。ビューは何個も作れるので非常に便利です。

他にもいろんな設定

  • 表形式で表示:各アイテムにチェックボックスを付ける/付けない
  • グループ化:日付、担当別や会社別などグループ化の設定が行えます。
  • 集計:データ数、平均、最大値、最小値、合計、標準偏差などが設定出来ます。
  • スタイル:ボックス、網掛けなど
  • フォルダー:?
  • アイテムの制限:表示するアイテムの数
  • モバイル:モバイル対応にする/しない。表示するアイテム数の設定など

データ入力をしてみましょう。

「+新規」をクリックします。
残念ながら「タイトル」のままです。ここは「得意先」と変更したのですけどね。後で調べてみる事にします。

訪問日付もカレンダーが使えるし、開始時間も選択方式になっています。これは便利ですね。

訪問区分の選択も簡単に出来るようになっていますね。

内容、経費、上司コメントの順になってない。これも後で説明致します。
経費、内容を入力して「保存」をクリックします。

下図のように保存されます。
なお、修正をしたい。という場合は、その行をWクリックするか、左側の〇欄チェックを付けて「編集」をクリックしても行えます。

Excel で入力したような感じがしますよね。これがカスタムリストです。
ただ違うのは、ネット上で共有が出来るので営業所からや外出者が出先からでもデータ入力が行える。という事が Excel と大きく違う便利なところです。

主なカスタムリストの使い方

最近のバージョンにはまだ慣れていないので、まず、従来バージョンで説明を行います。
サンプルデータが随分古いものになります。又、単価、数量があって金額が表示されていません。この金額の表示方法は少し調べてみたのですが、今のところ分かりません。多分出来るとおもうのですが。。

従来バージョンで説明します。

画面左下の「従来の SharePoint の表示に戻す」をクリックした状態にします。

こんな画面になります。BB は、こちらの画面が見やすくて好きです。
ここでは、初期値として「入力データ」になっています。「全てのデータ」をクリックした状態にします。

これが「全てのデータ」画面です。

次に、その横の「担当別売上」や更に、… をクリックすると、BB が作成しておいた「地区別売上」「得意先売上」などが表示されます。

「担当別売上」を選択すると、担当者単位に集計されます。ここで、担当:山下 さんとクリックすると、山下さんの明細を表示します。

ここで、これらの設定を行う画面を見たいと思います。画面左上の「リスト」をクリックします。

更に、画面右上の「リストの設定」をクリックします。

このサイトコンテンツの「設定」画面が表示されます。画面のずっと下の方の「ビュー」が見えるところまで移動して下さい。
ここに、「担当別売上」「地区別売上」「得意先別売上」がありますね。その下に「ビューの作成」ボタンがあります。これから作成を行います。

まず、自分が分かりやすい「ビュー名」を付けます。そして、「表示」する項目にチェックを付けます。その後、「左からの並び順」を設定します。

データの「並べ替え」設定を、第一番目に並べ替えたい項目を指定し、昇順、降順を設定します。最後に一番下の「OK」ボタンを忘れないようにして下さい。

現在のバージョンに戻ります。

「入力データ」ここで、「入力データ」「全てのデータ」の切替が出来ます。又、自分が設定した
「担当別売上」「地区別売上」「得意先別売上」もここで選択出来ます。

「フィルター」ここで、項目別にフィルターが掛けられるようになっているのですが、慣れていないため、何かおせっかいみたいで帰って使いづらい気がして、直ぐ「従来モード」にしてしまいます。又、自分としては、「リストの設定」に入る方法が説明に困ったので「従来」分が好きです。でも、新し分に慣れたが良いとは思います。

新しいバージョンでも新しく追加されている部分もあります。「Flow」「PowerApps 」これは、別ページに作成していますので、是非、見て下さいね。ここでは「クイック編集」をクリックした画面を紹介します。

罫線が追加され、Excel 感覚にカーソルを好きな場所に移動してデータの編集をまとめて出来る。という事は凄く便利になったと思います。

以上です。