Office365 SharePoint カスタムリストは Excel 感覚でデータ入力ができる



Office365 SharePoint のカスタムリストとは?

カスタムリストというとどんなものだろう?と思いますよね。
簡単に言うとエクセルみたいな表を Office365 の SharePoint を使って作成します。
Office365 の SharePoint 上にあるエクセルみたいな表を各営業所や外出している担当者がそれぞれのインターネットを使って 1 行単位でデータを追加登録する。という感じです。
営業日報、経費精算、受注や売上データの入力などに使うと便利だと思います。
この営業日報や経費清算など会社によってフォーマットが違うと思います。このフォーマットも文字型、数値型、日付型など自由に作れるようになっていますので、是非、チャレンジしてみて下さい。
更に、カスタムリストは、部署違いで入力されたデータをフィルターや並べ替え集計などが行え、大きなデータでも効率よく扱えるようになっています。又、Excel 形式でダウンロードも行えますので、今まで一人の人に集中していたデータ入力が社員全員がいつもの日報の延長で入力する事ができるので業務効率が良くなります。

カスタムリストを作成しましょう

画面右上の歯車マークをクリックして「アプリの追加」をクリックします。

画面にアプリが表示されます。ここで「カスタムリスト」を選択して下さい。

カスタムリストに名前を付けます。ここでは「営業日報」です。

下記画面のように「営業日報」が作成されます。

 

カスタムリストを社内用にカスタマイズしましょう。

作成した「日報」をクリックすると下記のような画面になります。これから貴社で使えるような様式に作成を開始します。

「リスト」をクリックして「リストの設定」をクリックします。

標準で、タイトル、更新時間、や担当者などが設定されています。
新しい列を作成する場合、「列の作成」をクリックします。

「列の作成」から「日報」の「日付」の列を作成します。

「列の作成」で「時間」の列の作成を行います。


「列の作成」で「訪問先」を設定します。.

このように必要な項目を列として登録して行きます。「日付、開始時間、訪問先、終了時間、面談者、結果・経過・内容・対策、成果」のように作成します。

「日報作成」をクリックすると下記の画面になります。

早速、入力してみましょう。アレ!不要な「タイトル」があります。
(このフィールドは必ず必要です。現在、作成している内容で必ず必要なものをタイトル項目にし、「タイトル」という項目名を「訪問先」や「会社名」などに名前を変えて使うと便利です。)

一旦、「訪問先」のフィールドを削除し、タイトルのフィールドの名前を「訪問先」に変更し、入力の順番を下記の方法で変更します

これで「営業日報」が完成です。データを入力してみましょう。
この画面では、データ1行を一つの画面で見やすいようにして入力する方法で入力項目が多い時など便利です。

「新しいアイテムまたはこのリストの編集」の「編集」をクリックするか、上段ツールバーの「クイック編集」で下記のような画面になります。
この画面など Excel に近いですよね。一度に複数行入力する時など便利です。
又、既にたくさんの行のデータを入力後に修正などを行う場合に便利です。

これで完成です。

 
ひと目でわかるOffice 365サイトカスタマイズ&開発編 SharePoint Server 2016対応版
 

主なカスタムリストの使い方

最近のバージョンにはまだ慣れていないので、まず、従来バージョンで説明を行います。

サンプルデータが随分古いものになります。又、単価、数量があって金額が表示されていません。この金額の表示方法は少し調べてみたのですが、今のところ分かりません。多分出来るとおもうのですが。。

従来バージョンで説明します。

画面左下の「従来の SharePoint の表示に戻す」をクリックした状態にします。
こんな画面になります。BB は、こちらの画面が見やすくて好きです。
ここでは、初期値として「入力データ」になっています。「全てのデータ」をクリックした状態にします。
これが「全てのデータ」画面です。

次に、その横の「担当別売上」や更に、… をクリックすると、BB が作成しておいた「地区別売上」「得意先売上」などが表示されます。

「担当別売上」を選択すると、担当者単位に集計されます。ここで、担当:山下 さんとクリックすると、山下さんの明細を表示します。

ここで、これらの設定を行う画面を見たいと思います。画面左上の「リスト」をクリックします。
更に、画面右上の「リストの設定」をクリックします。
このサイトコンテンツの「設定」画面が表示されます。画面のずっと下の方の「ビュー」が見えるところまで移動して下さい。
ここに、「担当別売上」「地区別売上」「得意先別売上」がありますね。その下に「ビューの作成」ボタンがあります。これから作成を行います。
まず、自分が分かりやすい「ビュー名」を付けます。そして、「表示」する項目にチェックを付けます。その後、「左からの並び順」を設定します。
データの「並べ替え」設定を、第一番目に並べ替えたい項目を指定し、昇順、降順を設定します。
最後に一番下の「OK」ボタンを忘れないようにして下さい。

現在のバージョンに戻ります。

「入力データ」ここで、「入力データ」「全てのデータ」の切替が出来ます。又、自分が設定した「担当別売上」「地区別売上」「得意先別売上」もここで選択出来ます。
「フィルター」ここで、項目別にフィルターが掛けられるようになっているのですが、慣れていないため、何かおせっかいみたいで帰って使いづらい気がして、直ぐ「従来モード」にしてしまいます。
又、自分としては、「リストの設定」に入る方法が説明に困ったので「従来」分が好きです。でも、新し分に慣れたが良いとは思います。
新しいバージョンでも新しく追加されている部分もあります。「Flow」「PowerApps 」これは、別ページに作成していますので、是非、見て下さいね。ここでは「クイック編集」をクリックした画面を紹介します。
罫線が追加され、Excel 感覚にカーソルを好きな場所に移動してデータの編集をまとめて出来る。という事は凄く便利になったと思います。
以上です。

 
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