Office365 SharePoint ドキュメントライブラリを使ってファイル管理をする




はじめに

Office365 の SharePoint の中で、もっとも使い方が簡単で多くの方が使用しているのが「ドキュメントライブラリ」だと思います。

「ドキュメントライブラリ」って、ただファイルを保存して社外からでも共有し合って便利に使うものと思われがちですがもっともっと便利な機能もあります。

  • 同じ社内の人でもファイルを編集できる人と見るだけの人などの権限管理も行えます。
  • 上書きしてしまっても元に戻せるファイルのバージョン管理もあります。
  • ファイルを表示する列名の追加や並べ替えなどを設定する事なども出来ます。
  • 社外の取引先の人を招待して直接ファイルを見て仕事に参加して頂く事も出来ます。

この説明を行う為にSharePoint 管理センターのサイトコレクションで新規に「Office365学習用」のサイトを作成しました。このサイトの中に「社内共有ファイル」と言うドキュメントライブラリのフォルダを作成してみたいと思います。

ホント色んな便利な機能があります。
だいたい全てを確認しましたので是非、最後までご覧になって機能の豊富さに感動されて下さい。

ドキュメントライブラリを作成する

下図のように画面右上の歯車マークをクリックして「アプリの追加」をクリックします。

アプリが 1 ページに 16個 が 2 頁にわたって表示されます。この中から 1 頁目の「ドキュメント ライブラリ」をクリックします。

ドキュメント ライブラリに「社内共有ファイル」と名前を付け「作成」ボタンをクリックします。
名前は、このドキュメント ライブラリを使う人達が親しみやすく使いやすい名前にして下さい。

下図のように「社内共有ファイル」のドキュメントライブラリ アプリが作成されます。

列を追加してカスタマイズを行う。

「社内共有ファイル」のファイルを表示する列名が下図の長四角で囲んだ状態、名前、更新日時、更新者の順に表示されます。これではファイルの数が増えたりした時にわかりにくいので見やすいように又、管理し易いように列名に「部署」「種別」を追加して行きたいと思います。

下図の赤→部の「+列の追加」をクリックします。

「+列追加」をクリックすると下記項目が表示されます。

  • 1 行テキスト  商品名、得意先名、住所など全角20文字前後のデータを表示に使用
  • 複数行テキスト 備考、上司コメントなど入力されるデータが複数行になる時に使用
  • 数値       数量、金額のデータに使用
  • はい/いいえ   はい/いいえデータの使用
  • 個人       管理ツールに登録しているユーザーを使用する
  • 日付       カレンダー入力を使用する
  • 選択肢      総務部、営業部、開発部、サポート部などの中から選択する時に使用
  • ハイバーリンク  アドレスをクリックするとリンク先に飛ばしたい時に使用
  • 画像       サイト上にある画像や動画YouTubeなど設定に使用
  • 通貨       ¥マークを表示した値に使用
  • その他      計算結果の集計値、タスクの結果、外部データ、管理されたメタデータ
  • 列の表示/非表示 自分が設定していない列を表示する/しないの設定など

など上記を選択して自分好みの列の作成を行います。

「選択肢」を選択してみます。
下図のように名前欄に「部署」と入力し選択肢欄に「総務部、営業部、開発部、サポート部」など選択できる項目を設定し「保存」で登録します。

もう一度「選択肢」を選択してみます。
下図のように名前欄に「種別」と入力し選択肢欄に「重要、標準、保存、削除」など選択できる項目を設定し初既定値として「標準」が表示されるように設定して「保存」で登録します。

現時点では下記のような、名前、更新日時、更新者、部署、種別のような表示になります。まだ完成では無いのですが、ここでファイルをアップロードしてみましょう。
「アップロード」をクリックすると「ファイル、フォルダー、テンプレート」が表示されます。ここでは「ファイル」を選択したらファイル選択画面が開きますので Word,Excel,PDF などアップロードしてみて下さい。

ファイルのアップロードと空欄の入力

種別は既定値で「標準」と設定していましたのできちんと「標準」と表示されています。しかし「部署」欄が空白の状態です。ここはクリックしても何も反映しません。
「クイック編集」をクリックします。

「部署」の空白欄をクリックすると下記のような選択画面が表示され「営業部」などが選択できるようになります。このようにして一旦アップロードを行ってその後、まとめて空欄を入力して行くという方法がいいみたいです。入力が完了したら「クイック編集の終了」をクリックして元に戻ります。

列の表示順の変更、編集それに書式設定

「すべてのドキュメント」をクリックしてみましょう。
「リスト」「圧縮モード」「タイル」これらは実際にクリックしてみると表示が変わるので直ぐ理解できると思います。

すべてのドキュメント

標準(初期値)が「すべてのドキュメント」状態です。
作成した列など全て表示されますので横スクロールバーを使って見えていない部分を見る必要があります。

現在のビューの編集

ビューの名前の変更や列の表示順の変更が行えます。
列の表示/非表示:表示する場合はチェックを付けたままにする
列の表示順の変更:名前を確認しその行の右側の「左からの並び順」欄を希望通りに変更します。
設定を完了したら一番下の右側にある「OK」で確定します。

その他にも「並び替え」「フィルター」「表形式で表示」「グループ化」「集計」「スタイル」「フォルダー」「アイテムの制限」「モバイル」などの設定項目があります。今回は説明が複雑になるので省略します。

次のビューとして保存

今回の例では列が少なく一画面に全てが表示できるので問題ありませんが、列が多い場合はデータの内容を表示する名前や、数量、金額を表示するビューの名前など色々な表示の仕方を設定すると見やすくなります。
この名前付したビューの名前は「すべてのドキュメント」や「列並べ替え」をクリックすると表示されます。

上記で「列並べ替え」とビュー名をつける時、「これをパブリックビューにする」にチェックを付けていたので「並べ替え」欄が最初の「すべてのドキュメント」から「列並べ替え」に変わっています。

現在のビューの書式設定

すみません。この欄だけは使い方が良くわかりません。理解出来たときに更新したいと思います。

「+新規」

フォルダ、Word、Excel、PowerPoint、OneNote をクリックするとそれぞれのソフトが起動し新規画面で開きます。なお、OneNote の場合は新しいノートブック名の入力状態になります。ソフトを閉じると自動的に保存され「社内共有ファイル」欄に表示されるようになります。

リンク
クリックすると右側に入力欄が表示され、下欄に最近更新されたファイルが表示されます。ですからこの中からファイルを指定すると拡張子が .url になりファイルを「社内共有ファイル」欄にコピーまたは移動せずにも配置する事ができます。

[新規]メニューの編集
あまり使う事は無いと思いますが、ここでは新規ソフトは起動して欲しくないなどの時を外して「保存」で登録をします。

「保存」後は下図のように表示が消えてしまいます。

アップロード

「ドキュメントライブラリ」で初期仕事として一番使う「フォルダ」「ファイル」のアップロードに使用します。選択するとファイルの設定画面が表示されます。
テンプレートは現時点ではわかりません。わかりましたら後で更新したいと思います。

「クイック編集」「同期」「Excelにエクスポート」「Flow」「通知」「個人用通知の管理」メニューが開きます。

「クイック編集」
下図のようにこれまでアップロードしたファイルの空白欄にデータ入力ができる状態になります。

「同期」
デスクトップ画面に同期を行います。

同期するとデスクトップ画面に下図のようにフォルダとファイルが同期されます。

「Excelにエクスポートする」

名前を付けて保存すると拡張子が iqy のファイルが出来ます。開くとエクセルが開きます。

「Flow」
「フローの作成」「フローの表示」が表示されます。
「Flow」 は 「Power Apps」と同時に追加された機能です。一言で簡単に説明できません。フローについては「Office365 Flow 実験失敗、色んな使い方が出来るので早くマスターしたい。」のところで BB なりに説明をしていますのでだいたいでも理解されて下さい。凄い。と思われるように大きな機能です。

「通知」
「ドキュメントライブラリ」で作成した「社内共有ファイル」のファイルが、〇すべての変更、〇新しいアイテムの追加、〇既存のアイテムの変更 など指定した通知設定により指定ユーザー宛てにメールやテキストメッセージなどで通知を行います。

「個人通知の管理」
下図のような画面で通知内容を管理する画面を開きます。

フィルター

「社内共有ファイル」の中に含まれるファイルのデータを元に「2018以降に更新日付」「特定日付の選択」「種類」などを使って表示されるファイルを少なく絞って見やすい量にして表示する事が出来ます。
フィルター画面はもう一度フィルターマークをクリックすると消去する事が出来ます。

フォロー

これは、SharePoint サイトでにたくさんのドキュメントがあって、その中に興味のあるドキュメントを見つけた時にそれをフォローして更新を追跡したり、そのドキュメントにブックマークを付けたりする事が出来ます。
ここでは、「Office365学習用」のサイトが対象になります。

  • 他のユーザーさんのニュースフィードの更新を表示する。
  • [ドキュメントのフォロー] ボックスの一覧にドキュメントを表示してすぐに参照できるようにする。
  • フォローした事をチーム メンバーに通知し新しいコンテンツを探しやすくする。

中小・零細企業ではあまり必要性を感じない機能かも知れませんネ。

共有

ここでの共有は「Office365学習用」のサイトが対象になります。クリックすると下記画面になります。

ユーザー招待

「名前または電子メールアドレスを入力するか、’すべてのユーザー’と入力します。」
Office365の管理ツールのアクティブなユーザーで登録しているユーザーさんのメールアドレスを数文字入力すると下に候補が表示されるのでそこから選択する事が出来ます。

「この招待状に個人的なメッセージを含めます。(オプション)」
挨拶などのテキスト文字を入力して下さい。

「オプション」
電子メール招待状を送信する

権限レベルの選択

  • Excel Services Viewers [閲覧のみ]
  • Office365学習用 メンバー [編集]
  • Office365学習用 閲覧者 [閲覧]
  • Office365学習用 所有者[フルコントロール]
  • フルコントロール
  • デザイン
  • 編集
  • 投稿
  • 閲覧
  • 閲覧のみ

から選択出来ます。

「共有」をクリックする事で権限の設定が行えます。又、メール送信を設定している場合はメールの送信も行えます。尚、ここでは外部の人の共有は行えません。

ドキュメントファイルの細かな設定機能の説明

  • 開く
    Excel Online で開く: パソコンに Excel がインストールされてなくても開く事が出来ます。しかし機能の制限があります。
    Excel で開く:パソコンにインストールされている Excel で開きます。
  • プレビュー:Excel Online の状態と同じ表示ですが、データの編集は行えません。
  • 共有:このファイルのみ共有する相手を設定します。

    ここでは、管理ツールに登録していない外部ユーザーも含めて設定出来ます。

  • リンクのコピー

    リンク先のアドレスを得ることが出来ますので、メールにアドレスを添付して相手に送る事も出来ます。
    オプションで「編集を許可しない」などの設定も行えます。

  • ダウンロード:いつものダウンロードと同じでダウンロード先の指定や名前の変更も出来ます。
  • 削除:ファイルの削除はここで行います。
  • Flow:上記で説明していますので参考にして下さい。
  • 上部に固定

    ファイル 「Windows10が備えるセキュリティ機能」で「上部に固定」をクリックしました。
    解除する時は、「上部に固定」が「固定を解除」に変わっていますのでこれをクリックして解除出来ます。

  • 移動とコピー

    下図のように選択場所が開き、選択すると更に場所を聞いてきますので設定を行って下さい。

  • 名前の変更
    通常のファイル名の変更と同じです。変更画面がでますのでそこで変更を行います。
  • バージョン履歴

    バージョン3.0 や 2.0 をクリックして内容を確認します。

    バージョン 2.0 を復元して戻したい。

    新しくバージョン 4.0 が追加されます。もちろん、これはバージョン 2.0 と同じものになり復元した事になります。

  • 通知
    上記で説明していますので参考にして下さい。
  • その他

    プロパティ:設定した部署、種別を含めた内容の入力画面になります。
    ワークフロー:ワークフロー画面になります。

    コンプライアンス詳細

    チェックアプト
    対象となるファイルを他の人が編集出来ないようにします。項目の表示はチェックアウトが終わると「チェックイン」に変わります。
    ファイルの編集を完了しファイルを保存したら「チェックイン」にして他の人も編集できるようにします。

  • 詳細

    表示された回数、アクセル権を持つユーザー、プロパティ、アクティビティ、種類、更新日、パス、サイズなどを表示します。

今回、ほとんどの項目を確認してみました。そして改めに機能の多いのにビックリし、この事を知っているのと知らないとでは活用方法が大きく違ってくることがわかりました。是非、皆さんもご活用下さい。