Office365 SharePoint 外部共有サイトを作成し外部の人を招待します。



外部共有で取引先や外注先と作業をスムーズに行えます。

零細企業の社長は、取引先や外注先など関連会社や、異業種交流会、ITの勉強会や地域の活動などもたくさん組織と活動を行っています。よって Office365 を社内でデータ共有する。というよりは他の組織との繋がりに使った方が便利な会社も多いと思います。

福岡県中小企業家同友会に入っていた頃に感じた事

  • 委員会、地区、支部、ブロックなどあり、それぞれの行事でスケジュール管理が必要
  • とにかく会議が多いのです。たまにはWEB会議でもいいのではと思ってました。
  • 経営者の集まりだから皆さん忙しく次回の会議の日程調整も大変でした。
  • 会議資料が毎回、毎回多いです。ファイルの共有で印刷物を少なく出来るのでは?

BPOS の時から使っている BB にとっては Skype for Business はホント欲しかったです。しかし、その当時同友会の会員さんに Office365 の導入をお願いするわけ行きませんでした。

最近では、Office365 のアカウントを持たなくてもマイクロソフトアカウントで参加できるなど、参加仕方が何通りか出来て選べるように改善されているようです。これならブロック会など小グループから声かけて WEB会議の便利さなど伝えらると思います。

Office365 の外部共有の設定を行います。

SharePoint 管理センターを開きます。「共有」をクリックします。

「組織外との共有」欄で、「ユーザーとコンテンツを共有する方法を制御します。」の欄を選択し、画面右下の「OK」を押します。

外部共有をするサイトコレクションを選択します。そして、画面上部の「共有」をクリックします。

「社外と共有する」欄で、「共有への招待を承諾する外部ユーザーを許可し、認証済みユーザーとしてサインインする。」を選択します。その後、画面右下の「保存」を押します。

外部招待サイトを開きます。次にいろんな会合や活動に利用できるように「サブのサイト」を作成します。
まず、画面左側の「サイトコンテンツ」をクリックします。

ここで、「+新規」から「サブサイト」を選択し、サブサイトを作成します。

サブサイトが出来たら、下記の「招待」か5つの□の一番左側の「サイトの共有」から外部の人を招待して下さい。

上の枠欄に招待する人のメールアドレスを入力します。
ここで、招待するけど、見るだけ、とか編集もOKなどの権限設定は「オプションの表示」欄で行えます。

230文字程度入力したメッセージが相手に届きます。

下記のように外部の方が入ってニュースフィードに書き込みがありました。
なお、相手の方の書き込みや表示にはチョット時間が掛かるようです。再表示などしてみて下さい。

招待メールだけでは、説明が不十分なので、サイトの目的、参加メンバー、サイトへの参加仕方などを説明したメールが別途必要ではないかと思います。

Skype for Business で、Gmail 、Yahoo ユーザーとのWEB会議 と合わせてご活用頂ければ更に便利だと思います。

 
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