Office365 SharePoint 社内「掲示板」で話題も盛り上げよう!



「掲示板」はどのように活用するの?

「社内全員が参加できるポータルサイトを作りました。
 これから社内の連絡事項は「お知らせ」と言う欄に投稿します。
 皆さんからのご意見は「掲示板」を作成しましたので、
 毎日1回以上は、このポータルサイトを確認し、
 自分にとって良いネタ、魅力的なネタを見逃さないようにして下さい。」

と全社員に告知する事が必要です。

社内ポータルを全員が見てくれれば、社内の連絡事項は簡単で、とてもスピーディに行えると思います。

まず、ニュースとして「お知らせ」で情報を投稿する。
その後、「掲示板」を使って皆さんからの意見が出やすいような内容にして話題を深めます。
その後、必要であれば「アンケート」機能などを使って意見を集計します。

ある部門で会議をしてもなかなかいいアイディアなどがでない場合など、「掲示版」を使って、部門以外の方にも投げかけてアイディアを募集するという事も可能だと思います。

  • 社内行事(新年会、忘年会、花見、カラオケ大会。。)についての意見の収集
  • 業務内容の変更に関する注意事項や意見の収集
  • 新製品発表についての意見の収集
  • 関連会社からの意見、お客様からの苦情
  • 仕事で困っている事柄、解決策の問合せ
  • Office365 の使い方について

最近、Teams が追加されましたが、この Teams が掲示板の役目をするものでは無いと思っております。

Teams で話が盛り上がって得た内容を「掲示板」に投稿する事により、そのチーム以外の人にも共有できます。
Teams は小さな集まり「掲示板」は、社内全体の大きな集まりと考えるといいと思います。

「掲示板」を導入した最初の方は、だれでも参加しやすいような内容のものが良いと思います。難しい固めの内容では参加者が読まなくなってしまいます。社内ポータルサイトの必要性や利点などが理解されてから理想的な内容も含めるようにした方がいいと思います。

SharePoint のアプリの中の「掲示板」

最近では、Office365に追加された Teams や、LINE など簡単で便利な伝達手段もあるのでIT管理者も選択に非常に難しいところだと思います。しかし、社内システムに便利だからと色々なメーカーの製品を混在させるとオジさん達は覚えるのが大変で参加が難しくなってしまいます。なるべく一つのアプリで対応できるようにした方が良いと思います。

数か月間位で、全員に見て欲しいなーというような投稿も画面から消えてしまいます。この対策として管理者の方が分類別に「掲示板のまとめ」など作成して頂けたら見過ごした人や、新人さん達には更に便利になポータルサイトになると思います。

 
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「掲示板」の作成方法

歯車マークをクリックして「アプリの追加」をクリックします。

アプリの中から「デスカッション掲示板」をクリックします。

作成する掲示板に名前を付けます。ここでは「社内掲示板」とします。

「社内掲示板」のアプリが作成されました。クリックしてみましょう。

下記のような画面になります。新しいディスカッションをクリックしてみましょう。

件名、本文が表示されます。早速、投稿してみましょう。

投稿されたら、返信もしてみましょう。

投稿と返信が下記のように表示されます。

 
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☆マークや「いいね」などの評価を追加する。

久しぶりの更新です。サンプル画面も古いです。笑わないで見て下さいね。
随分と手順が多いです。もっと良い方法があるのかもしれません。

SharePoint で「お知らせ」か「掲示板」を開きます。その後、下記画面の左下に表示されている「従来の SharePoint の表示に戻す」をクリックします。

左画面上の「リスト」をクリックします。

左上の「リストの設定」をクリックします。

下記の「評価の設定」をクリックして下さい。

下記の画面で設定を行います。
評価の設定を「はい」にして、「いいね」か「星評価」の選択を行い、「OK」で登録を行って下さい。

これで「いいね」の設定を完了します。
「お知らせ」から設定に入って「いいね」設定を行ったら、同じく「掲示板」も設定されていました。確認していないのですが、このサイトコンテンツ内では全てが設定された状態になるようです。
 
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