Office365 SharePoint「お知らせ」を上手に使って社内ポータルを盛り上げる



「お知らせ」ってどう使うのですか?

社内全員が参加出来るポータルサイトを作ります。
  • 社内の連絡事項は、このポータルサイトの「お知らせ」と言う欄に投稿します。
  • 社員全員に毎日1回以上は、ポータルサイトを確認するようにお願いします。
と全社員に告知する事が必要です。
社内ポータルを全員が見てくれれば、社内の連絡はとても簡単でスピーディに行えると思います。
 
しかし、「お知らせ」コーナーが含まれている社内ポータルサイトでも「お知らせ」の内容が古いものだけがいつまでも残っている状態では見に来てくれる人が段々少なくなってゆき、せっかくのサイトも効果が少なくなってしまいます。
  • 社長の思い、理念の話など難しい内容の「お知らせ」は、最初の方は特にカットしましょう。サイトが固い内容だ。と思われないように要注意です。
  • 毎日朝から見ていたから良い情報が他の人より早く得られて良かった。などのお得な情報をたくさん含めましょう。
  • 「お知らせ」= 社内新聞 と考えると記事も増えるのではないでしょうか?
  • 「お知らせ」から「掲示板」それから「アンケート」へと話題が流れて行くと理想的だと思います。
社内の各部署に広報担当者を設け、広報担当者が自分の部署の情報を「お知らせ」として投稿するような仕組み作りをすると新鮮な情報がたくさん集まり、社内ポータルを中心とした社内のコミュニケーションが良くなるのではないかと思います。

「お知らせ」にアップする具体的な内容

  • 社内行事(新年会、忘年会、花見、カラオケ大会。。)のお知らせ
  • お得意様の住所、電話番号の変更があったお知らせ
  • 業務内容の変更のお知らせ
  • 新入社員の紹介や退職者、結婚、出産などのお知らせ
  • 新製品発表のお知らせ
  • 関連会社に関する新たな情報
  • 仕事に役立つサイトの紹介
  • 社長からのメッセージ

 
ひと目でわかるOffice 365ビジネス活用28の事例 SharePoint Server 2016対応版 (マイクロソフト関連書)
 

「お知らせ」の作り方

下記の図の歯車マークから「アプリの追加」をクリックします。

「サイトコンテンツ」に色々なアプリが表示されます。下の方をアプリを見て下さい。

「お知らせ」というアプリがありますので、クリックします。

「お知らせ」にどのような名前を付けるかを入力します。ここでは、「社内情報のお知らせ」と名前を付けます。
ここで名前を「お知らせ」と付けるよりは、お知らせの名前をチョット変えて、本来の「お知らせ」と自分が名前付した「お知らせ」とを区別した方がわかりやすいと思います。

下図のように自分が作成した「社内情報のお知らせ」が作成されたのを確認できます。

自分が作成した「社内情報のお知らせ」をクリックして、お知らせを入力してみましょう。
「+新規」ボタンをクリックして下さい。

お知らせの「タイトル」の入力を受け付けてきます。下図のようにタイトルを入力します。
下の「本文」に右側にある「鉛筆マーク」をクリックすると本文の入力画面になります。

「編集」「テキストの書式設定」「挿入」とタブが付いて来ました。以前のバージョンより大きく変わっています。通常は、「テキストの書式設定」にして本文の入力を行った方がいいようです。

入力が終わったら「編集」モードに切り替えて「保存」とします。

Word、Excel などのファイルを「挿入」する場合は「挿入」の「ファイルのアップロード」をクリックすると挿入するファイルを選択する画面が表示されます。又、画像の設定もファイル指定で簡単に設定する事が出来ます。

「表」を使ってみたのですが、表の結合や分割などチョットした表は作れそうです。又、色付けや見出しなども出来ました。しかし、残念だったのがまだまだ開発段階のようで作成した通りに表示されませんでした。

「有効期限」古い内容のお知らせがいつまでも表示されないように必ず入力するようにして下さい。
「添付ファイル」がある場合、ここで処理を行います。
「保存」ボタンをクリックします。

これで、ひとつの「お知らせ」が作成されます。

この「お知らせ」まだまだ機能が増えているようです。後日、追加して行きたいと思います。

「お知らせ」は、社内のポータルに張り付けた方が使いやすいと思います。
社内ポータルの作成は、BB のここのサイトをご覧ください

 
Echo Show (エコーショー) – スクリーン付きスマートスピーカー with Alexa、チャコール