Office365 SharePoint「お知らせ」を上手に使って社内ポータルを盛り上げる



「お知らせ」ってどう使うのですか?

「社内全員が参加できるポータルサイトを作りました。
 これから社内の連絡事項は「お知らせ」に投稿します。
 皆さんからのご意見は「掲示板」を使って投稿して下さい。
 毎日1回以上は、このポータルサイトを確認し、
 自分にとって良いネタ、魅力的なネタを見逃さないようにして下さい。」

と全社員に告知したら如何でしょうか。

社内ポータルを全員が見てくれれば、社内の連絡事項は簡単で、とてもスピーディに行えると思います。

まず、ニュースとして「お知らせ」で情報を投稿する。
その後、皆さんからの意見が出やすいよう「掲示板」にスレッドを設け話題を深めます。
その後、必要であれば「アンケート」機能などを使って意見を集計します。

「お知らせ」コーナーを作成したら古いものがいつまでも残っている状態では見に来てくれる人が段々少なくなってゆき、せっかくのサイトも効果が少なくなってしまいます。

  • 社長の思い、理念の話など難しい内容の「お知らせ」は、最初の方は特にカットしましょう。サイトが固い内容だ。と思われないように要注意です。
  • 毎日朝から見ていたから良い情報が他の人より早く得られて良かった。などのお得な情報をたくさん含めましょう。
  • 「お知らせ」= 社内新聞 と考えると記事も増えるのではないでしょうか?
  • 「お知らせ」から「掲示板」それから「アンケート」へと話題が流れて行くと理想的だと思います。

社内の各部署に広報担当者を設け、広報担当者が自分の部署の情報を「お知らせ」として投稿するような仕組み作りをすると新鮮な情報がたくさん集まり、社内ポータルを中心とした社内のコミュニケーションが良くなるのではないかと思います。

「お知らせ」にアップする具体的な内容

  • 社内行事(新年会、忘年会、花見、カラオケ大会。。)のお知らせ
  • お得意様の住所、電話番号の変更があったお知らせ
  • 業務内容の変更のお知らせ
  • 新入社員の紹介や退職者、結婚、出産などのお知らせ
  • 新製品発表のお知らせ
  • 関連会社に関する新たな情報
  • 仕事に役立つサイトの紹介
  • 社長からのメッセージ

「お知らせ」の作り方

下記の図の歯車マークから「アプリの追加」をクリックします。

「サイトコンテンツ」に色々なアプリが表示されます。下の方をアプリを見て下さい。1 ページ目の中ほどに「お知らせ」というアプリがありますのでクリックします。

ここでは、「社内お知らせ」と名前を付けます。

すると下図のように自分が作成した「社内お知らせ」が作成されたのが確認できます。

「社内お知らせ」に入力してみましょう。

「+新規」ボタンをクリックして下さい。

タイトル

「Office365学習用」サイトに「社内お知らせ」を作成しました。と入力します。」

本文の入力

ここでは「本文」の入力が出来ません。
右側にある「鉛筆マーク」をクリックすると本文の入力画面になります。

「編集」

「保存」「キャンセル」は通常の働きですね。
「添付ファイル」をクリックすると「参照」ボタンと参照先のアドレス入力欄が表示されます。

本文を入力しようとすると下記のツールバーが更に表示されます。

テキストの書式設定

Word のような文章や文字の書式設定が行え、文字種や文字サイズそれに文字の色指定などが出来ます。

挿入

表:表の結合や分割などチョットした表は作れそうです。又、色付けや見出しなども出来ました。
画像:大きいサイズの画像を取り込むと下記のサイズ調整で好みのサイズに調整出来ます。

ビデオとオーディオ
「コンピュータから」「埋め込み」「SharePointから」「アドレスから」があります。
「コンピュータから」を「SharePointから」がら設定したのですが SilverLight のインストールになってしまいます。これではチョット実用性に欠けそうですね。

Office365ビデオ
これは良いです。自動的に下図のようにビデオを表示します。
すみません。テストの為、件名とは違った内容の動画を設定しております。
又、最近では、Office365ビデオは Stream という名前に変わって Update される予定です。

「OK」で簡単に設定が出来ます。又、これなら皆さんも簡単に直ぐみれるでしょうね。

ファイルのアップロード
Word 、Excel などのファイルを「挿入」する場合に使用します。挿入するとファイル名が本文中にセットされます。これをクリックすると Word や Excel が開くようになっています。

本文に画像やメッセージを入れたら最後に保存するのを忘れないようにして下さい。BB は結構忘れてしまって何回か入力してしまいました。

有効期間

右側にカレンダー表示のボタンがありますのでここを使った方が便利です。古い内容のお知らせがいつまでも表示されないように必ず入力するようにして下さい。

添付ファイル

本文中の「ファイルのアップロード」とは違ってメールと同じような添付ファイルの使い方です。

「保存」
上段にも下段にも「保存」ボタンがあります。忘れないように行って下さい。

「お知らせ」が1行作成されました。

ここで、「クイック編集」「+列の追加」「すべてのアイテム」「フィルター」などがあります。この説明は「Office365 SharePoint ドキュメントライブラリを使ってファイル管理をする」で詳しく説明していますのでそちらを参考にして下さい。

「お知らせ」は、社内のポータルに張り付けた方が使いやすいと思います。
社内ポータルの作成は、のこちらのサイトをご覧ください