Office365 SharePoint 社員全員参加の社内ポータルサイトを作る。



はじめに

Office365 の SharePoint には、社内で使えるアプリが「お知らせ」「掲示板」「ドキュメントライブラリ」「リスト」などなどたくさんあります。しかし、このままのバラバラの状態では社内の皆さんも使いづらいですよね。

そこで今回は、サイトコレクションで 「Office365学習用」としてポータルサイトを例として作成してみたいと思います。

  • 変更しても元に画面に戻せるように前準備
  • 外観の変更
  • パネルの非表示
  • パネルの再表示
  • これまで作成したアプリの追加

ただ、これは BB の好みであって絶対にしないとゆけないという事ではありませんのでご了承下さい。

Office365 は世界中の国々の人が使うグループウェアなので日本人向けするカッコいいポータルサイトを作る事は出来ませんが、シンプルなポータル画面の作り方を紹介いたします。

前準備

新しいポータルを作成する。という時、失敗したらどうしよう。という問題がありますよね。
そこで、今回は失敗してもいつでも元に戻れるように準備をしてから思いっきりカスタマイズを行いたいと思います。

下図の画面で左側に「ページ」をクリックして下さい。

下図に表示されている「ホーム.aspx」が前画面のファイルになります。ですから、このファイルをコピーして、コピーした分を思いっきり触れば失敗しても安心して戻せる。という事になります。

早速、「…」をクリックして「コピー」をクリックして下さい。

下図のようになりますので「ここにコピー」をクリックします。

「ホーム1.aspx」が作成されます。ここで「ホーム.aspx」をクリックしても「ホーム1.aspx」をクリックしても同じ初期画面が表示される事を確認して下さい。

確認したら「ホーム1.aspx」をクリックし、この画面をカスタマイズしてみましょう。

外観の変更

SharePoint のサイトの画面ってホントしょぼいのしかありません。期待せず進んで下さいね。

「歯車マーク」から「外観の変更」をクリックして下さい。

ここでサイドメニューがある分とサイドメニューが無い分の外観があります。もちろんサイトメニューが無い分を選択するとサイドメニューが無い画面になります。
サイドメニューがある画面でも「サイトの設定」で消去する事も出来ます。

これから作業を行って行くと「ホーム.aspx」「ホーム1.aspx」も変更した外観になってしまいます。そこで元に戻したい時は下図の「Office」を選択すると元の外観に戻れます。戻れますので安心して下さい。

外観の変更

「スケッチ」を選択すると下図のようになり「←最初からやり直し」「プレビュー→」が表示されます。

変更(背景の絵)

下図の背景は「変更」をクリックして「ドキュメントの追加」欄で写真をセットしてみました。戻せますので試してみて下さい。

3色をセットにして変更が出来ます。ここは初期値のままで進みました。

サイトのレイアウト

Oslo:サイトメニューが表示されない
Seattle:サイトメニューが下図のように表示されます。

フォント

「Meiryo UI」と「Meiryo」のみの選択のようです。そのままで進みます。

プレビュー

この状態では、まだ元に戻せます。ここでは「はい、確定します→」をクリックします。

下図のようになります。この画面は、「歯車マーク」から「サイトの設定」を選択した画面と同じです。
ここでは。「ホーム」をクリックしてサイトのトップに戻ります。

これで「外観の変更」が完了です。

サイトでの作業開始パネルを非表示にする

標準のトップポータル画面まの大きなボタン 5個のパネルを消去する事が出来ます。
下図の「パネルを表示しない」をクリックして下さい。

下図のメッセージが表示されます。ビックリしますが復活する事もできるので安心して「OK」します。

シンプルなポータル画面になりましたね。
今度は、ここに色々なアプリを追加して皆さんが使いやすいようなポータルに仕上げて下さい。

サイトでの作業開始パネルを再表示にする

「歯車マーク」から「ページの編集」をクリックします。

下図のように「アイテムの編集」画面になります。
「挿入」から「WEBパーツ」をクリックします。

「メディア及びコンテンツ」をクリックし、「サイトでの作業の開始」をクリックし、「追加」をクリックします。

処理が終わったら画面右上の「保存」を押して下さい。

これで完了です。

アプリの追加を行います。

シンプル画面に戻して、これまで作成した「社内お知らせ」「社内掲示板」「社内共有ファイル」のアプリを使いやすいように設置して行きたいと思います。

アプリの追加を行う為に「編集」をクリックします。
「社内お知らせ」「社内掲示板」「社内共有ファイル」の3つは同じ方法で設置します。デザインは自分の好みで行って下さい。

画面が大きく変わって「アイテムの編集」になっています。又、上段のリボンも追加されています。

「テキストのレイアウト」で「ヘッダー付き2段組」を選択

  • ヘッダー部分に「2019年春の新製品発表会」
  • 下の左側に「社内お知らせ」と「社内掲示板」
  • その右側に「社内共有ファイル」

を設置するようにしてみます。(このレイアウトが初期値の画面でした。)

不要なアイテムの削除を行う。

不要なアイテムの右上欄に▼印をクリックして「削除」でクリックして削除出来ます。

「社内お知らせ」を設置する場所をクリックしてカーソルを点滅させ、「挿入」「アプリパーツ」をクリックします。

ここに作成した「社内お知らせ」や「社内掲示板」「社内共有ファイル」アプリが表示されます。ここで「社内お知らせ」をクリックし「追加」をクリックします。

「社内お知らせ」が組み込まれました。

次に、その下に「社内掲示板」を設置し、右側の「ドキュメント」を削除して、ここに「社内共有ファイル」を設定してみて下さい。

下図のように上段が空白になり、「社内お知らせ」や「社内掲示板」「社内共有ファイル」が設置されたと思います。

タスク「2019年春の新製品発表会」の設定と設置

今までのと違ってチョット複雑です。注意して進めて下さいね。

挿入したい部分にカーソルを置きクリックします。
そして、「挿入」→「WEBパーツ」→「お勧めのコンテンツ」→「タイムライン」→「追加」と進みます。

下図にように「タイムライン」が作成されています。一旦クリックします。

更に、「WEBパーツ」→「WEBパーツプロパティ」をクリックして下さい。

「タイムライン」のプロパティが表示されます。

「ソース」の欄に「Office365学習用-2019年春の新製品発表会」が表示されています。
もし、違う名前が表示されていたら右側の▼をクリックして目的の名前分を選択して下さい。

又、その下に「ビュー名」に「タイムライン」と表示されています。もし変更したい場合は「2019年春の新製品発表会ライムライン」と変更してみます

下段の「OK」をクリックします。

「2019年春の新製品発表会のタイムライン」が表示されました。ここで右上の「保存」をクリックします。

完成です。

ちなみに、「挿入」→「アプリパーツ」それから「2019年春の新製品発表会」をクリックすると下図にようになります。をクリックして表示仕方を変更してみたいと思います。

ビューの選択

  • すべてのタスク
  • 遅延中のタスク
  • 完了待ちのタスク
  • 完了
  • マイタスク
  • ガントチャート

  • 予定表(日、週、月単位の表示に切り替え可能)

  • <現在のビュー>、<概要ビュー>の変化はわかりませんでした。

今回は、これで一旦終わります。