Office365 SharePoint 所属部や課、グループまたチームの専用サイトで働き方改革を!



はじめに

皆さん、SharePoint 使っていますか?

SharePoint って活用して行くと奥が深いですよね。

SharePoint も段々とバージョンアップされ「サイトの作成」にしても随分と変わってしまっています。

サイトには、全社一括したサイト、部所別のサイト、課別のサイト、イベント単位のサイト、外部ユーザーと一緒に作業を行う為のサイトなど会社の規模などによって色々と考えられます。

又、仕事がやり易いように小グループで Teams を使って作業を行うにしてもやっぱりそのチーム専用のサイトがあった方が一つのサイトで色々な情報が見れるので便利だと思います。

そこで、今回は「営業部用サイト」と名付けてゼロから作ってみたいと思います。

凄い、機能も追加されていますので是非、最後まで見て感動されて下さいね。

SharePoint 画面を開く

ここでは、E3 プランの「管理ツール」から SharePoint に移る画面を示しています。 Business プランの場合は画面がチョット違うと思いますが、いずれにしても SharePoint 画面を開いて下さい。

最初に表示される SharePoint の画面ですが、アレチョット違う。と思われたかもしれません。
BB は SharePoint で色々使ったり実験したりしていると皆さんには隠しておきたいものなどもあります。そこで一番隠すのに簡単な画面にしています。

これは、画面左下の「すべて表示」をクリックした状態です。
元に戻す時は、下図の「< 最近」の「<」をクリックすると元の画面に戻ります。

「+サイトの作成」を行う。

下図の「+サイトの作成」をクリックします。

新しいサイトが

  • チーム サイト:一般的に使います。
  • コミュニケーション サイト:こちらは BB もまだ使った事がありません。後日使ってから更新したいと思います。

ここでは「チームサイト」を選びます。

サイト名

ここでは、「営業部サイト」を入力してみます。

グループ メールアドレス

「eigyo」と入力してみます。

サイト アドレス

自動的に「.com/sites/eigyo」これがサイトのアドレスになります。
営業部の皆さんに教えて参加してもらう為のアドレスになります。

サイト説明

似通ったサイトがたくさんある場合は説明してた方が良いでしょうね。

プライバシー設定

下記の 2つの中から選択して下さい。
・パブリック-組織内のすべてのユーザーがこのサイトにアクセスできます。
・プライベート-メンバーのみがこのサイトにアクセスできます。

言語の選択

もちろん「日本語」を選択します。

「次へ」をクリックすると下記画面になります。

  • 所有者の追加
  • メンバーの追加

「所有者の追加」も「メンバーの追加」も組織内のユーザーのメールアドレスを数文字入力するとそれに該当する人が表示されますので簡単に設定する事が出来ます。
なお、それぞれ複数の人を設定出来ます。

「完了」で、次の下記画面になります。

左側メニューをクリックして開いてみる


ホーム

上記画面と同じでホーム画面を表示します。

スレッド

Outlookが開き、グループに「営業部サイト」として開きます。
eigyo@cyber-bb.jp 宛てに届いたメールが保存されます。
この中で「ファイル」「予定表」「ノートブック」「… 」など営業部グループとして使用出来ます。

ドキュメント

営業部サイトグループ専用のドキュメントが保存出来ます。

ノートブック

営業部サイトグループ専用のノートブックが開きます。

ページ

ここは「営業部サイト」のホーム画面を管理しているようで下図の[Home.aspx]をクリックすると「営業部サイト」画面になります。ここで [Home.aspx] を「…」でコピーして [Home1aspx] を作成してこれをクリックして開きます。

[Home1.aspx]の画面では壊れても良いので思いっきり編集が出来ます。すると下記画面が表示され色々と他社製品と組み込みが出来るようです。

早速、「Google アナリクス」を組み込むようにしました。
結果は下図の通りです。凄い。面白い。実際の画面とは違いますがチョット感動しましたネ。

サイト コンテンツ:これは上段の歯車から開いた画面と同じです。

ごみ箱

下図にごみ箱画面を表示します。

編集

これは「ホーム」「スレッド」「ドキュメント」「ノートブック」「ページ」「サイトコンテンツ」「ごみ箱」に関して編集が行えるようです。

今回はここで終了です。続きはまだまだ更新します。お楽しみに!!