Office365 SharePoint サイトコレクションとチームサイトは違います。



サイトコレクションとは何ぞや?

SharePoint のサイトコレクションの事は SharePoint をある程度、理解していないと難しいですね。

BB は、「サイトコレクション」の作成と「サイトの作成」の違いがよくわかりませんでした。まあ、同じようなものでもあるのですが大きく違いますので理解して下さいね。

今回はサイトコレクションの作成とサブサイトの作成を架空の会社、サイバー社を参考にして説明したいと思います。

なお、サブサイトの作成方法は、Office365 SharePoint チーム作業はサイトを作って共有し効率化しようを参考にして下さい。

架空のサイバー社を使った「サイトの作成」と「サイトコレクション」の例

サイバー社の TOP サイト
このサイトでサイバー社全員を登録する。
全社員が「お知らせ」や「掲示板」「会社の予定表」や「共有するファイル」等を利用する事が出来ます。

  総務部サイト(〇〇社のサブサイト)
  総務部全員が共有できるように権限設定を行ったサイト。
  総務部のみで「掲示板」「予定表」「共有フォルダ」などを共有します。

  経理部サイト(〇〇社のサブサイト)
  経理部全員が共有できるように権限設定を行ったサイト。
  経理部のみで「掲示板」「予定表」「共有フォルダ」などを共有します。

  開発部サイト(〇〇社のサブサイト)
  開発部全員が共有できるように権限設定を行ったサイト。
  開発部のみで「掲示板」「予定表」「共有フォルダ」などを共有します。

    開発一課サイト(開発サイトのサブサイト)
    開発一課のみに権限を付与します。
    開発一課のみで「掲示板」「予定表」「共有フォルダ」等を共有します。

    開発二課サイト(開発サイトのサブサイト)
    開発二課のみに権限を付与します。
    開発二課のみで「掲示板」「予定表」「共有フォルダ」等を共有します。

  2018年春の新製品プロジェクト(〇〇社トップサイトのサブコレクション)
  経営者、営業部員、開発部員を含めたプロジェクトです。この場合サイトコレクションで管理した方が権限の設定やプロジェクト完了後の閉鎖なども行いやすいと思います。

営業部サイト(サイトコレクション)
上司を含めた
営業部全員の登録、それに外部との共有が行えるよう設定をします。
外部も含めた
営業だけで「掲示板」「予定表」「共有フォルダ」などを共有します。

  営業一課サイト(営業部サイトのサブサイト)
  
外部の大手A社とB社、C社とのデータ共有を行えるようにしたサイト
  営業一課のみに権限を付与します
  外部も含めた営業一課のみで「掲示板」「予定表」「共有フォルダ」等を共有します。

  営業二課サイト(営業部サイトのサブサイト)
  A社とB社、C社を除いた
外部の中小企業とのデータ共有を行えるようにしたサイト
  営業二課のみに権限を付与します。
  外部も含めた営業二課のみで「掲示板」「予定表」「共有フォルダ」等を共有します。

Office365 練習サイト(サイトコレクション
このサイトは練習用なので会社全員に権限を与え、自由に投稿したり編集したりできるサイトです。又、全員が Office365 をマスターした時点で簡単に削除する事も出来ます。

上記の例、如何ですか?

このサイト「営業部サイト」「 Office365 練習サイト」がサイトコレクションになります。なぜなら、サイバー社の直下には作成されて無く、独立した新たなサイトコレクションとして作成されているからです。もちろん、作成方法も違ってきます。

 
ひと目でわかる SharePointServer2013 (TechNet ITプロシリーズ)
 

サイトコレクションの作成方法

メニューより「管理者」を選択します。

「管理センター」から「 SharePoint 」を選択します。

「新規」から「プライベートサイトコレクション」を選択します。

新規サイトコレクションを作成します。

タイトル:Office365 練習サイト
Webサイトのアドレス:rensyu
テンプレートの選択:チームサイト
タイムゾーン:大阪、札幌、東京
管理者:井手 弘行
記憶域のフォータ:50GB

SharePoint 管理センターのURL欄に新しいファイルが追加されます。
New マークが付いたらクリックして下さい。

更に、Webサイトのアドレスが表示されますのでクリックします。

下図のようなサイトコレクションが出来ます。早速、「お気に入り」に設定しておきましょう。又、このサイトを共有する人たちの設定を行って一通りの完成です。

このようにサイトコレクションとサブサイト(チームサイト)とは作成方法が大きく違います。 

特に、外部の人を参加させる場合は、間違って社内のデータを覗き込まれるという事がないように、サイトコレクションで専用サイトを作って分けて管理した方が間違いが無いと思います。

 
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