Office365 SharePoint チーム作業はサイトを作って共有し効率化しよう。



Office365 SharePoint に新しくサイト作ってみよう

これから2つの方法でサイトを作ってみたいと思います。
1. SharePoint のTOPサイトからサイトを作る方法です。
2. SharePoint の管理センターの SharePoint をクリックして新しくサイトコレクションを作成し、その中にサイトを作成した場合です。
なぜか違うのです。 皆さんも試してみませんか?

サイトを練習用に作成しても不要になったらいつでも簡単に削除できますので安心してチャレンジしてみて下さい。

SharePoint のTOPサイトからサイトを作る

SharePoint の一番最初の画面ですから、当然、サイバーBBのサイトが表示されます。 ですから、お見苦しいサイトは塗りつぶして表示します。
画面左上付近の「+サイトの作成」をクリックして始めます。

「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」の選択が出てきます。 ここでは、「チームサイト」を選択します。
サイト名
日本語表記で名前付を行います。 ここでは「Office365説明用サイト」と名前を付けました。
グループメールアドレス
グループメールアドレスとは、共有のメールアドレスです。 会社でこれに該当するのが info です。 グループの共有メールアドレスを設定して下さい。 下にグループのメールアドレスが表示されます。 これをグループ間で使用して下さい。
ここで何も設定しない。 場合の確認はしていません。 指定しない場合はそのままで進んでみて下さい。
次へをクリックします。
所有者の追加
ここでは、hiroyuki のように入力すると下記のように井手弘行に変更されます。
メンバーの追加
ここで追加するメンバーは、「管理センター」の「ユーザー」「アクティブなユーザー」で登録した人達が選択出来ます。
kuma などと入力すると くまひげ と表示されます。 もちろん、他の人達もここで設定して下さい。
これで「完了」です。
「Office365説明用サイト」が新しく作成されました。
サイトの中に「ニュース」という項目が目につきますね。 これは、この「Office365説明サイト」を見にこられた他の参加メンバーに伝えるニュースを表示するものです。
このグループサイトを上手に活用して頂いて、このサイトが盛り上げるように Office365 が手助けしているものです。
詳しくは、下記のマイクロソフトサイトが詳しく説明していますので参考にされて下さい。
このサイトを作成した時点で、下記のようなメールが送信されていました。
Outlook の受信トレイには、グループが出来ています。
Outlook2016 と Outlook Online では、グループ [Office365説明用サイト]が違うようです。
この違いは、「サイトコレクションを作成し、その中にサイトを作成」の次に記述します。

 
ひと目でわかるOffice 365ビジネス活用28の事例 SharePoint Server 2016対応版 (マイクロソフト関連書)
 

サイトコレクションを作成し、その中にサイトを作成

サイトコレクションについては、BB が作成した下記を参考にして下さい。
サイトコレクションにて「Office365のお試しサイト」を作りました。
下記画面の左中央部のサイト「サイトコンテンツ」をクリックします。
画面下部に「+新しいサブサイト」があります。 クリックします。
サイトのタイトルを入力します。 ここでは、「Office365Description」と名前を付けます。
そして、URLの最後部分を description と設定し、後は初期値のまま、下の方を確認します。
ほとんど初期値のままで「作成」をクリックします。
新しいサイト「Office365Description」の完成です。
サイトそのものは、どちらで作っても同じだと思います。今思うと、この2つの違いはバージョンの違いのように思います。サイトコレクションで作成した後の分は以前のままの作り方で、最初の方が新しくなったサイトの作り方と考えて頂いても結構かと思います。
Office365は範囲が大きいし、いつのまにかどこかがバージョンアップしている。ということが結構多いです。常日頃から触っていないと初心者の方に説明する時、あれ!というようになってしまいます。注意して精進しましょう。

Outlook Online の [Office365説明用サイト] グループ

グループ内で、素早く他のメニューを開くことが出来るように準備されているようです。
それぞれをクリックして開いてみます。
「スレッド」をクリックする。 これは、この画面から何も変わりません。 多分、ここに戻る。 という意味のようです。
「ファイル」をクリックする。 「Office365のお試しサイト」の「ドキュメント」が開いている状態のようです。 ここに Word、Excel などのファイルを保存して、グループで共有できるようにします。
「予定表」をクリックする。 自分の「予定表」に「Office365のお試しサイト」グループの予定表が別に表示されます。 又、自分の予定表と一緒にグループ予定表を表示できるので見落としが無くなり便利だと思います。
「ノートブック」をクリックします。 OS 標準の OneNote で「Office365のお試しサイト」が開きます。 グループ内でやりとりする情報量が多い場合は、この OneNote の活用が便利だと思います。 BB は、Office2016 に含まれている OneNote2016 を使っていますが、重宝しています。
「…」から「Planner」をクリックする。 「Office365のお試しサイト」グループ用の Planner が開きます。
Planner については、 BB の作成している Office365 Planner:仕事内容や添付ファイルなど情報を含めたタスク管理 などご覧下さい。
「サイト」をクリックすると、「Office365のお試しサイト」のチームサイトを開きます。
Office365 SharePoint の醍醐味は、チームサイトやグループを作って、予定表やファイル、データの共有など行って、生産性の向上をはかる事だと思います。
サイトは、練習用に作成しても削除出来ますので安心して練習されたらと思います。

 
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