Office365 SharePoint サイトの作成でチームサイトを作り作業の効率化を!



Office365 SharePoint に新しくサイト作ってみよう

最近、気づいたのですが「サイトの作成」には作る場所によってサイトの内容が違うようです。
これらの違いと、新しい「サイトの作成」方法を勉強しながらまとめて行きたいと思います。

  1. SharePoint の TOP サイトからサイトを作る方法
    これが一番簡単に「サイトの作成」を始められます。しかし、こちらが新しくなっていて、まだ未完成な部分もあるような気がしますが、こちらので作成方法を勉強して行きたいと思います。
  2. サイトコレクションから「サイトの作成」を行う方法です。
    こちらは以前からの「サイトの作成」と同じでカスタマイズも行いやすいし使いやすいように思います。
    詳しくは、「Office365 SharePoint 社員全員参加の社内ポータルサイトを作る。」をご覧下さい。

「+サイトの作成」をクリックする

下図は、Office365 E3 の管理画面です。他のプランをお使いの場合は管理画面がチョット違うかも知れません。しかし、画面左上のメニューボタンは同じと思いますのでそれをクリックしてから SharePoint をクリックして下さい。

サイバーBB の SharePoint 画面が表示されます。(お見苦しい部分は塗り潰して表示します。)

サイトの上段にある「+サイトの作成」をクリックして下さい。

「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」の選択が出てきます。
ここでは、「チームサイト」を選択します。
「コミュニケーションサイト」についても後で勉強してみたいと思います。

サイト名

日本語表記で名前付を行います。 ここでは「営業部」と名前を付けました。

グループメールアドレス

右側の鉛筆マークをクリックすると入力が行えます。ここでは「eigyo」と入力します。
ここでの「サイト作成」を行うと自動的に Office365 のグループ扱いになります。グループメールアドレスとは、共有のメールアドレスで会社でこれに該当するのが info です。

サイトのアドレス

自動的に表示されます。
共有する営業部メンバーに「営業部サイト」のアドレスとして、これから活用して頂く為に連絡します。

プライバシーの設定

  • パブリック-組織内のすべてのユーザーがこのサイトにアクセルできます。
  • プライベート-メンバーのみがこのサイトにアクセスできます。

の中から選択します。ここでは「プライベート-・・・」を選択します。

言語の選択

もちろん、「日本語」を選択して、「次へ」をクリックします。

所有者の追加

「管理センター」の「アクティブなユーザー」に登録していれば hiroyuki のように入力すると下図のように 井手弘行 が候補として表示されますので、それをクリックして登録出来ます。

メンバーの追加

ここでも「管理センター」に登録していれば kuma などと入力すると くまひげ と表示されます。 もちろん、他の人達もここで設定して下さい。営業部全員のメンバー登録が終わったら「完了」ボタンをクリックして下さい。

「営業部プライベイトグループ」のサイトが新しく作成されました。

「営業部」チームサイトを画面の上部欄から見てみましょう

「営」や「営業部」の文字をクリックすると下図のようになります。

ここで、営業部専用の「メール」「予定表」「ノートブック」「サイト」「Planner」を直ぐ開けるようにリンクされたアイコンが表示されます。
「…」から「メンバー追加」や「他のユーザーを招待」でサイトのリンク先がコピーする事ができ簡単に招待する事が出来ます。又、「営業部」グループのメンバー一覧などを見やすい画面で見れるようになっています。

「★フォロー中」

「★フォロー中」の★をクリックすると→「☆フォローしていません」、☆をクリックすると「★フォロー中」になります。

大きな組織で SharePoint を使われる場合、「サイト」や「グループ」の数が、数十個以上表示されるかも知れません。表示されているサイトをクリックしても参加されなかったり、自分には関係無いサイトかも知れません。そこで、自分に関係あるサイトのみ「フォローする」ことで参加しているサイトを見やすくする。という事です。

「営業部」サイトの左側メニューを見てみましょう。

このサイトを検索

この「営業部」サイトの中から検索します。自社サイトで使うと検索すると一覧を表示するスピードも速いし、指定した詳細も表示されるのでデータが溜まってくると重宝すると思います。

ホーム

どの画面からでも「営業部」のホーム画面に戻る事が出来ます。

スレッド

これはWEB版の Outlook を開き、「営業部グループ」のメールボックスを開きます。

ドキュメント

Word や Excel、PowerPoint ファイルなど「営業部」で使用するファイルをここにアップロードしておくと外出先からでもファイルの参照ができ便利になります。

自分たちと共有

この画面は、まだ完成していないようです。何も入力を受け付けません。多分リスト形式のデータ入力が出来るようになるのでは?と思います。

ノートブック

OneNote2016 など使い方に慣れている人にとっては凄く便利ではないかと思います。
これを「営業部」サイトで全員で使う為には若干に決まり事を作成した方がいいかと思います。
例えば、セクションを地区別に分ける。ページをお客様単位に分け、空欄に日付や内容をメモする

ページ

「営業部」サイトでサイトの画面を別に作りたい。などの時、現在のページをコピーして、新たに作るようにします。ただ、中々これを使っている人がいないのかも?、BB はコピーした画面をおもいっきりカスタマイズして失敗した時に削除する。などに使用しています。
こちらにも「SharePoint 所属部や課、グループまたチームの専用サイトで働き方改革を!」参考にされて下さい。

サイトコンテンツ

クリックすると下図のようになります。ここには使えるサイトコンテンツはありません。
「歯車マーク」の「アプリの追加」でサイトコンテンツを作成し、それから使えるようにしたらと思います。

詳しくは「Office365 SharePoint「お知らせ」を上手に使って社内ポータルを盛り上げる」や「掲示板」などのサイトを参考にして下さい。

「アプリの追加」の「リスト」で「案件管理」を作ってみました。

下図のように作成する事が出来ます。
Office365 SharePoint カスタムリストは Excel 感覚でデータ入力ができる」を参考にして下さい。

ごみ箱

サイト内でファイルの削除や、リストアイテムを削除を行った時、30日間保存する場所がごみ箱です。

編集

表示順を変更したり、削除したり、又、表示名を変更したりする事が出来ます。

ロゴのカスタマイズ

「営業部」用のロゴって無いとは思いますが、ここでは写真を設定してみたいと思います。

「歯車マーク」をクリックして「サイト情報」をクリックします。

下図の「変更」をクリックすると画像を「開く」画面が開きます。ここでパソコン内に保存されている画像を設定する事が出来ます。

「+新規」ボタンの働きを調べてみます。

リスト

名前:受注リスト
サイトナビケーションに表示

ここで、受注リスト画面の作成になります。

受注日、客先、内容、納期、受注額、担当者などの項目を作って行きたいと思います。

「+列の追加」をクリックすると下図のような選択項目が表示されます。まず、「受注日」の項目を作りたいので「日付」を選択します。

名前:受注日
種類:日付と時間、時間は含めず、わかりやすい形式を選択して保存します。

この要領で、受注日、内容、納期、受注額、担当者の項目を作ります。ただ、最初から「タイトル」という変更も削除も出来ない項目があります。これを「客先」として使いたいと思います。

「すべてのアイテム」の「現在のビューの編集」をクリックして列の並べ替えを行います。

「受注日」の次に「タイトル」(客先)が来るように並べ替えを行います。
他の画面では、「タイトル」名を「客先」に変えたりとかできるのですが、ここではわかりませんでしたのでこのまま進みます。

受注リストの完成です。
まとめて複数行を入力する時は、「クイック編集」を使うと便利です。
このように Excel 表を複数人でいろんな場所からデータ入力するような物に便利です。

ドキュメントライブラリ

左側にある「ドキュメント」とは違って、新しく「ドキュメントライブラリ」を作るようです。
名前:共有ファイル
サイトナビケーションに表示:にチェックを入れて作成したいと思います。

ここにも「+列の追加」があります。ここでは、そのままでも使えるのでそのままで進みます。

「アップロード」を使って PowerPoint ファイルをアップロードします。「ファイル」「フォルダ」「テンプレート」の選択の中から「ファイル」を選んでパソコンの中のファイルを選択して下さい。アップロードされます。

下図のようになります。

ページ

この「ページ」は、最初の方で説明した「ページ」と同じものになります。
又、ニュース投稿で投稿した1つ1つが行単位(ページ)で管理されているようです。

ニュース投稿

ここの「ニュース投稿」と下にある「ニュース」「+追加」は同じものになります。

タイトルを入力する欄にカーソルがありますので「第24回博多灯明ウォッチング」と入力します。
枠上部左側に「絵の変更」のアイコンがありますのでそれをクリックしてニュースの画像を設定します。

画像は、「WEB検索」「OneDrive」「サイト」「アップロード」「リンクから」が選択出来ます。ここでは「アップロード」をクリックしてパソコンに保存しているフォルダを開いて画像を指定します。

画像をアップしたら、位置調整も行えます。
その後、下図の「⊕」をクリックすると「テキスト」「画像」などの追加も行えます。
扱えるツールはいろいろあります。多いのでMSサイトを紹介します。

画像についてのコメント(ここでは開始日付と時間)を入力して「発行」をクリックします。

こんな感じになりました。

ニュースリンク

リンク:ネット上のアドレスを設定
画像のプレビュー:変更をクリックして画像を設定します。
タイトル:ニュースのタイトルを設定し「投稿」をクリックします。

ニュース欄に追加されました。画像はロボットですが、頭部分が欠けてしまいました。編集で調整しようと思いましたが出来ませんでした。尚、画像をクリックするとリンクで指定したアドレスのページを開きます。

プラン

アプリ

只今、工事中です。しばらくお待ち下さい。