Office365 SharePoint どこからでも最新のタスクの進捗状況の確認が行えます。

SharePoint のタスクについて

例えば、お客様から受託した業務システムを開発して納品するまでを考えると

  • 打合せ期間
  • 設計期間
  • 開発期間
  • デバッグ期間
  • 納品と納品後の調整期間

などのステップが考えられます。

又、御社で、「2019年春の新製品発表会」と言ったプロジェクトを作成した時、各ステップ単位に開始日や終了日を記入したり、それぞれのステップに担当者を割り付けたりと Excel で表を作って進捗状況を管理していると思います。

この Excel で作成しものを SharePoint の「タスク」を使って作ろう！という事です。

SharePoint のタスクを使うとどんなメリットがある？

  • SharePoint のタスクはクラウドです。クラウドは、他の営業所や外出先からでも進捗状況など確認する事が出来ます。
  • タスクの作る時も追加・修正・削除や移動などが簡単に行えます。
  • SahrePoint のタスクは、ワークフローを組み合わせる事ができるそうです。
  • 専用ソフトの Microsoft Project と同期をとる事もできるそうです。
  • 次回のひな形として再利用もでき作成する時間の短縮が出来ます。
  • 前回の反省点を生かして段々と精度の高いタスク管理を行う事が出来ます。

Office365 の中に Planner というソフトご存知ですか？
これでも簡単なタスク管理は出来ます。個人事業主の BB にはこちらがお似合いでとても重宝して使っています。Office365 メニュー Office365 Planner:仕事内容や添付ファイルなど情報を含めたタスク管理 を参考にして下さい。

もう一つのタスク管理として、中小・零細企業様にはチョット導入が難しい Microsoft Project というのがあります。これは、それぞれのタスクに期限日、予算管理、担当者の達成率など細かなデータ入力が必要になります。ここまでやりたい。必要だ。というかたは Microsoft Project をお勧め致します。 もちろん、Office365 版もあります。

まだまだ不勉強なところもありますが、これから少しずつ更新して行きたいと思います。

実際に作ってみましょう

画面右上の歯車マークのクリックし「アプリの追加」を行います。

アプリが表示されたら「タスク」をクリックします。

タスクに名前をつけましょう。
ここでは、「2019年春の新製品発表会」と名前をつけてみました。
例として「顧客管理ソフト」の開発から発表会までを行ってみたいと思います。

「2019年春の新製品発表」をクリックしてタスクを設定しましょう。

下記が「タスク管理」の画面です。 チョット興味が出る画面でしょう。
頑張って入力してみましょう！タスク名、開始日と終了日を適当な例として作成します。 

企画会議 2018/09/25
システム設計 2018/10/01 から 2018/10/31
ソフト開発 2018/11/01 から 2019/01/31
デバッグ 2018/12/15 から 2019/02/10
製品テスト 2019/02/01 から 2018/02/28
ホームページサイト作成 2019/01/15 から 2019/02/20
発表会のお知らせ 2019/03/01 から 2019/03/20
発表会 2019/03/25

「+新しいタスク」をクリックしてデータ入力をしてみましょう。

タスク名：「企画会議」と入力します。
開始日：右側にカレンダーボタンをクリックして日付指定が出来ます。
期限：ここは空白で進みます。
担当者：メールアドレスを数文字入力すると候補者が表示されますので選択します。
保存：ここで保存します。

下図のように表示されます。
ここで、「企画会議」を修正したい場合はタスク名「企画会議」をクリックします。

下図の「アイテム編集」をクリックします。

タスク名、開始日、期限、担当者、達成率など訂正して「保存」します。
担当者は、もちろん複数の人を設定する事が出来ます。

この要領で、他のタスクも入力すると下図のようになります。

タスクを「タイムライン」表示する

それぞれのタスクの「…」をクリックすると「タイムラインに追加」が表示されますので表示したい場合はクリックします。又、解除する場合もここで解除出来ます。

タイムラインが変化します。続いて、たのタスクも追加してみます。

すべてのタスクをタイムライン表示すると下記のようになります。

編集の詳細設定

詳細設定を行いたいタスク名をクリックして「アイテムの編集」をクリックします。
タスク名、開始日、期限、担当者、達成率の次に「詳細表示」がありますのでそれをクリックして下さい。

説明欄には、通常の文字編集や表、画像、ビデオとオーディオ、Office365ビデオ、リンク、ファイルのアップロード、埋め込みコードなどが使えます。
ここの使い方については「Office365 SharePoint「お知らせ」を上手に使って社内ポータルを盛り上げる」に少し詳しく説明を行っていますので参考にして下さい。

先行タスク：この画面ではいまいちよくわかりませんので後日勉強してアップします。

リボン表示

リスト

まとめ

十年位前に Microsoft Project をチョット使った事があります。
この時、建設業の方にピッタリのツールではないかと思いました。それが最近ではクラウド対応で更に便利になりました。たくさんの需要があるのではと想像します。

こんな便利なソフトがあるという事を知らずエクセルを使っている人が多いと思います。
このタスク管理や Microsoft Project を使うと社員さん、業者さん、下請けさんにも簡単に最新の進捗状況を確認して仕事をする事ができます。

これは BB がもっと勉強して使い方を説明しないと！と思います。まあ、色々する事があるのですが優先的は高めに設定して取り組みたいと思います。ご期待下さい。