Office365 SharePoint 予定表はチームやプロジェクトの仲間で共有する予定表です。




はじめに

Office365 SharePoint の「予定表」は導入時にチョット悩んだ中の一つです。この事についても説明してみたいと思います。

導入当時は、Office365 の前バージョンの BPOS です。古いでしょう。
当時は家内と二人の有限会社でした。「予定表」を共有して使用する必要性は殆どありませんでした。ですから Office365 の中にある「予定表」と SharePoint アプリの中にある「予定表」の意味が理解出来なかったのです。

皆さんの会社にはたくさんの社員さんがいるので共有できる「予定表」は絶対に必需品だったかも知れませんね。

わかりやすく説明すると、下記の画面から開く「予定表」は、Office365 をサインインしたユーザー本人が利用する個人用の「予定表」です。Word、Excel、と同じように使っている Outlook2016 と同じ内容になります。これに対して Office365 の中の SharePoint から作成する「予定表」はチームで共有する「予定表」になります。

個人用の予定表

Office365 のこの「予定表」を使うとクラウドなので、スマホやノートパソコンを持って外出している場合でも会社にいる時と同じ内容の「予定表」を見る事ができ便利になります。

開くと下記のような画面になります。

上記は、ライセンスを持っているユーザーの個人用の予定表になります。

会社(組織)で使う予定表

  • 会社全体の予定表(会社の主な行事など)
  • 営業第一課の予定表(営業一課のみの)
  • 〇〇プロジェクト予定表(進捗状況なども含めたもの)

など必要に応じて小グループの「予定表」がいくつも作成する事が出来ます。これが SharePoint のアプリにある 「予定表」です。

SharePoint アプリの「予定表」の作り方

「歯車マーク」から「アプリの追加」を選択します。

アプリが表示されますので、「予定表」をクリックします。

「予定表」に名前を付けます。ここでは「社内予定表」とします。

スクロールすると「社内予定表」が表示されます。クリックしてみましょう。

下記は、予定表の画面です。予定を入れたい日付までカーソルを移動し「+追加」をクリックします。

予定を詳しく入力します。

  • タイトル
  • 場所
  • 開始日と時刻
  • 終了日と時刻
  • 説明
  • カテゴリー(会議、作業時間、ビジネス、祝日、プレゼント/ギフト、誕生日、記念日)から選択
    該当カテゴリーが無い場合は、その他を選択してカテゴリーを作成します。
  • 終日(開始時間と終了時間が決まってなくほぼ1日中の場合に選択します。)
  • 定期的なイベント

「上記の定期的なイベント」にチェックをいれると下記の「定期的なイベント」の入力欄が追加されます。

定期的なイベントの場合

  • 日単位:毎月日付が固定した日にちの場合、最初に指定した日付が固定されます。
  • 週単位:1:毎週、2:隔週、3:3週ごと等と 日、月、火、水、木、金、土がそれぞれ指定できます。
  • 月単位:X か月ごとの 指定した日付、X か月ごとの第 X 週 X 曜日
  • 年単位:毎年、X 月 指定日、指定月の第 X 週の X 曜日

それぞれの指定の開始日から終了日の指定などが行えます。

毎週月曜日に会議を設定すると下記の通りになります。

表示切替

予定表の表示仕方を日単位、週単位、月単位に変更する事が出来ます。

これらの「予定表」を作っても、Office365 のメニューから SharePoint を開いて、サイトを開いてと移動していたのでは社員全員が面倒に感じて使ってくれません。ですから見て欲しいチームのポータルサイトなど使って見て欲しい人がいつでも簡単に見れるようにする必要があります。

Office365 SharePoint 社員全員参加の社内ポータルサイトを作る。 を参考にして下さい。

最近、どのプランでも使える Teams があります。これは、中小・零細企業にピッタリで、LINE みたいな会話や、WEB会議などが行えます。しかし、この Teams には、チーム共有の予定表がありません。ですから SharePoint で作成し、対応してみたいと思います。

Office365 Teams 社内に詳しいIT担当者がいなくても LINE 感覚でクラウドが活用できます。を参考にして下さい。

Teams 専用の予定表「Teamsテスト予定表」を作成する

下図のように Teams で使用する共有の予定表を SharePoint で作成します。

Teams を起動する。偶然が自動的になっているのかわかりませんが、下図のように「Teams練習予定表」が表示されています。ここをクリックします。

サインインの IDとパスワードを求めて来ますので、入力します。

Teams 練習予定表が、下図のように表示されます。

ここまで作成すると、Teams のみで、中小・零細企業の「生産性の向上」と「作業効率のアップ」「経費削減」「働き方改革」と使えるツールを一つにまとめる事ができす。

最後の方は、Teams の説明になってしまいましたが、このように SharePoint の予定表は、チーム間、プロジェクト間、または、サイト間の共有の働きをするものです。