Office365 SharePoint 予定表はチームやプロジェクトの仲間で共有する予定表です。



はじめに

Office365 の「予定表」は、導入時にチョット悩んだ中の一つです。この事についても説明してみたいと思います。

導入当時は、Office365 の前バージョンの BPOS です。
その当時は家内と二人の有限会社でした。「予定表」を共有して使用する必要性は殆ど感じていませんでした。ですから Office365 にある「予定表」と SharePoint アプリの中にある「予定表」の意味が理解出来なかったのです。

皆さんの会社には社員さんもたくさんいると思うので共有できる「予定表」は必需品だったかも知れませんね。

わかりやすく説明すると、下記の画面から開く「予定表」は、Office365 をサインインしたユーザー本人が利用する個人用の「予定表」です。Word、Excel、と同じように使っている Outlook2016 と同じ内容になります。

Office365 のこの「予定表」を使うとクラウドなので、スマホや、ノートパソコンを持って外出している場合でも会社にいる時と同じ内容の「予定表」を見る事ができ便利になります。

開くと下記のような画面になります。

上記は、ライセンスを持っているユーザーの個人用の予定表になります。

これに対して、会社(組織)で使う

  • 会社全体の予定表(会社の主な行事など)
  • 営業第一課の予定表(営業一課のみの)
  • 〇〇プロジェクト予定表(進捗状況なども含めたもの)

など必要に応じて小グループの「予定表」がいくつも作成する事が出来ます。これが SharePoint のアプリにある 「予定表」です。

 
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SharePoint アプリの「予定表」の作り方

「歯車マーク」から「アプリの追加」を選択します。

アプリが表示されますので、「予定表」をクリックします。

「予定表」に名前を付けます。ここでは「社内予定表」とします。

スクロールすると「社内予定表」が表示されます。クリックしてみましょう。

下記は、予定表の画面です。予定を入れたい日付までカーソルを移動し「+追加」をクリックします。

予定を詳しく入力します。

  • タイトル
  • 場所
  • 開始日と時刻
  • 終了日と時刻
  • 説明
  • カテゴリー(会議、作業時間、ビジネス、祝日、プレゼント/ギフト、誕生日、記念日)から選択
    該当カテゴリーが無い場合は、その他を選択してカテゴリーを作成します。
  • 終日(開始時間と終了時間が決まってなくほぼ1日中の場合に選択します。)
  • 定期的なイベント


 定期的なイベントの場合

  • 日単位:毎月日付が固定した日にちの場合、最初に指定した日付が固定されます。
  • 週単位:1:毎週、2:隔週、3:3週ごと等と 日、月、火、水、木、金、土がそれぞれ指定できます。
  • 月単位:X か月ごとの 指定した日付、Xか月ごとの第X週X曜日
  • 年単位:毎年、X月 指定日、指定月の第X週のX曜日

それぞれの指定の開始日から終了日の指定などが行えます。

毎週月曜日に会議を設定すると下記の通りになります。

最近、どのプランでも使える Teams があります。これは、中小・零細企業にピッタリで、LINE みたいな会話や、WEB会議などが行えます。しかし、この Teams には、チーム共有の予定表がありません。ですから SharePoint で作成し、対応してみたいと思います。 

 
小さな会社のOffice365導入・設定ガイド
 

Teams 専用の予定表「Teamsテスト予定表」を作成する

下図のように Teams で使用する共有の予定表を SharePoint で作成します。

Teams を起動する。偶然が自動的になっているのかわかりませんが、下図のように「Teams練習予定表」が表示されています。ここをクリックします。

サインインの IDとパスワードを求めて来ますので、入力します。

Teams 練習予定表が、下図のように表示されます。

ここまで作成すると、Teams のみで、中小・零細企業の「生産性の向上」と「作業効率のアップ」「経費削減」「働き方改革」と使えるツールを一つにまとめる事ができす。

最後の方は、Teams の説明になってしまいましたが、このように SharePoint の予定表は、チーム間、プロジェクト間、または、サイト間の共有の働きをするものです。
 
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