Skype for Business 交通費や宿泊費、燃料代など大幅な経費削減が可能になります。



Skype って何、何ができるの?

Skype には 2 つの Skype があります。

Office365 の中に含まれている Skype for Business と、別のサイトで BB が説明している無料版の Skype です。

Skype for Business で何が出来るかと言いますと WEB 会議、それに WEB セミナー などです。

東京を中心に、北海道、大阪、名古屋、福岡など、それぞれの拠点にいる社員さんと Word や Execl 、PowerPoint などの資料を見ながら一緒に会議が行えるのです。

福岡から東京までの移動時間や、新幹線か飛行機代などの移動費は相当な金額です。福岡以外の営業所からも集まりますので、月 1 回開催されているとなると年間でも相当な経費が掛かる事になります。

これを Skype の WEB 会議を使うと、移動時間無し、交通費 0 円になるのです。凄いですよね。

又、WEB セミナーは、BB はやった事ないのですが、セミナーを行うとなると、参加人員が分からないのに、会議場探しが一番大変だと思います。

しかし、WEBセミナーでしたら簡単です。

前もって 00 月 00 日、00:00 分からWEB セミナーを行います。参加されたい方は招待のメールを送りますので、〇〇のサイトから応募して下さい。

というような募集を行うと、参加する人たちは、無料版の Skype をダウンロードしてセミナーに参加することが出来ます。

このように、Skype for Business は、移動時間と、移動に要する交通費、宿泊費、ガソリン代などの経費を大幅に節約する事が出来るのです。

Skype for Business 版の特徴

WEB会議の場合

  • 本社に集まる為の飛行機代、新幹線代、ガソリン代、宿泊費などの経費が掛からない。
  • 本社までを往復する時間もいらなくなる。
  • WEB会議の内容を録画できるので不参加者にも後で見てもらう事が出来る。
  • アプリケーションソフト、PowerPoint 、Excel などを見ながらの会議が行える。
  • ヘッドセット、WEBカメラなど5,000円以下の投資で準備が出来る。
  • 組織外の関連会社や下請け会社などもWEB会議に招待できる。
  • スマホ、タブレット、Windows、MACなどいろんなものから参加出来る。
  • Skype は、世界中の人とも対応できる。

WEBセミナーの場合

  • セミナー会場を探す手間も会場費もいらない。
  • 地方の方にも交通費の負担が無く参加して頂ける。
  • 経費が掛からないので、何回も行える。

このように Skype for Business ってすごく頼もしく便利な商品です。

Skype for Business の初期設定画面を紹介します

この画面は、 Skype for Business を起動した画面で、まだ相手を繋がっていない状態です。

自分が接続できる(登録している)相手の現在の状態が表示されます。この色を見て、相手がいる。いない。会議中などを判断できます。

ここからの設定は、他の画面からでも行えます。

よく確認する「マイク」「ヘッドホン」の調整など、ここからも行えます。

>ヘルプ項目

先程までクリックしたいた歯車マークをダブルクリックすると下記の画面が表示されます。
ここでは、画面の開き方、情報収集へのお願いなどありますので最初だけは読んで判断して下さい。

個人
サインインするメールアドレスの変更、ExchangeやOutlookとの統合など関連です。

連絡先
連絡先の表示方法です。ここも好みに合わせた表示を選択した方がいいと思います。

状態
黄色  アクティブから非アクティブ 5分 (5分間マウスを触らなかったら)
退席中 非アクティブから 10 分 (マウスを触らない時間が更に 10分を超えたら)
など、自分がトイレなどに掛かる時間などを参考に変更などされて下さい。

写真
写真を公開する場合はここで設定を行います。

電話
ここは使った事が無いのでわかりません。

通知
相手に返す通知です。使った事ないですが、ここまで出来るんですね。

IM
文字の色、フォントの変更などが行えます。

着信音と効果
周りの音と同じ音があったら間違いやすかったら気づかなかったりしますよね。それぞれ専用の音に調整して下さい。

オーディオディバイス
音量関係の設定、BB はここは良く使いますね。

ビデオディバイス
カメラの調整に使います。皆さんが早くビデオに慣れるように管理者は恥ずかしがらず是非、公開されて下さい。

ファイルの保存

レコーディング
WEB会議の様子を録画したファイルの保存場所です。

Skype会議
ここは使った事ありません。

御覧のように、設定項目も少なく比較的に簡単に扱える事がわかると思います。

一人二役で、使い方を紹介します。

今回は、BB(井手弘行) 自身が二役で Skype for Business を使って、相手側(くまひげ)にメッセージを送り、その後、ビデオ通話に入ります。の仕方について画面紹介を行います。

一度、見て頂いたらホント簡単です。

それでは、画面の紹介です。

Skype for Business で、通話を行う人を下記から探します。
そして、その人の欄にマウスを移動し、右ボタンを押して、「IMの送信」をクリックします。

メッセージを入力する為に画面が表示されます。
「今、いいですか?」などの簡単なメッセージを入力して下記の「飛行機」アイコンをクリックして送ります。

そうすると、自分の方の画面は下記のようになります。

こちらは、相手側のパソコンです。バックにピンク色を使っています。
こちらにメッセージが届いています。

それでは、「ビデオ通話しましょう」と返事のメッセージを送ります。

「ビデオ通話をしましょう」と返事が届きました。「はい。こちらからビデオにします。」と送り
「ビデオ通話」をクリックします。

自分のカメラが動作して画像が表示されます。「ビデオの開始」をクリックすると、相手の方に画像が送られます。

こちら側の画面は下記にようになります。
お見苦しくて申し訳ないのですが、下記画像は設定されている写真になります。

相手の方には「ビデオ通話に応答する」の質問画面になります。ここをクリックしてビデオ通話を始めます。

相手の方の画面です。これでビデオ通話が行えます。

Skype for Business の WEB会議の画面説明です。

画面の表示仕方として、2通りの表示仕方があります。機能としては同じで画面を大きくします。
A :Skype の拡大です。大きくなりますが画面をクリックしたりすると下の方の画面が欠けたりします。又、画面中央下の [ビデオ][ミュート][コンテンツを共有][切断]の4つのボタンが消えてしまったりします。しかし、カーソルの位置次第で、それらは表示されます。慣れるまではチョット気になります。
B :Windows の拡大です。常に同じ画面で大きく表示されます。最初の方はこちらの方が使いやすいと思いますので、こちらの方法をお勧めします。

こちらは A の場合の画面です。
画面中央下の [ビデオ][ミュート][コンテンツを共有][切断]の 4 つのボタンが消えています。

こちらは、 B の拡大画面です。
画面中央下の [ビデオ][ミュート][コンテンツを共有][切断]の 4 つのボタンも表示されています。

画面上方にあるボタンをクリックした場合の働きを表示します。

アンテナと他の参加者を招待するボタンがあります。

他の参加者を招待する場合は下記のウインドウから選択します。
数人で WEB 会議を行っている時、〇〇さんの意見を聞いてみましょう。というような時、下記画面を開き〇〇さんが緑マークである事を確認して参加依頼を行います。

参加している人の情報を見るためのクリックです。
WEB 会議では、ある程度参加者がわかっているのであまり使う事は無いと思いますが、 WEB セミナーなど数十人から数百、数千と参加者がいる場合などには知り合いがいるかどうかの確認などに使えそうです。

画面下段右側のボタンもクリックしてみましょう。
これらの中でも、レコーティングなど重要なものは次の投稿で説明して行きます。

画面の下段の左側には、IM(インスタント メッセージ) 画面を表示させる事も出来ます。

下段画面中央部の紹介です。ここでは共有などいろんな事ができますので、次回に詳しく説明したいと思います。

一般的な使い方は使っていると慣れてきますので問題無いと思います。

しかし、下記項目については、どの部分にメニューがあるかを確認していないと遠隔地との会議本番に失敗してしまう恐れがあります。是非、確認しておきましょう。

  • 他の参加者を追加する方法
  • IMモードの表示/非表示
  • レコーディングの開始や管理
  • 通話コントロール
  • 共有モードへ

以上が Skype for Business の操作ボタンの説明です。