Office365 StaffHubでシフト勤務管理を使ってみる

はじめに

StuffHub は、週別に違うスケジュールで働く従業員のシフト管理者を行うもので Office365 の中に含まれるアプリケーションソフトです。

これまで、紙のスケジュール表や、掲示板、電話などでシフト管理を行っている小売業、ホテル、病院、レストランなどの飲食業などに最適なソフトです。

主な特徴

  • 管理者は、日勤、始業準備、夜勤といったカスタムラベルや色分け機能を用いて、シフトの種類を区別することができる。
  • シフト中に行われるべき作業についてのメモを入力することが出来る。
  • 「前回のスケジュールをコピーする」などができ、更新作業を軽減する事が出来る。
  • 日、週または月単位で表示することができる。
  • 休日、休暇、病欠その他の一般的な要求を処理するためのツールも提供されている。
  • スタッフ同士は、1 対 1 のでのチャットが出来る。
  • 管理者はチームチャットを用いて、非公式なお知らせを行ったり、ファイルを共有したりすることができる。
  • スタッフは、自分の iOS、Android のスマホを使う事が出来る。

Microsoft StaffHub は、残念ながら 2019年10月1日に廃止され、Microsoft Teams 内で使えるようになるそうです。ただ、現在のところ BB の Teams ではまだ使えません。 Teams に統合されたとしても内容はそう大きく変わらないと思いますので現在使われる状態で勉強してみたいと思います。

ShaffHub を使てみましょう!

まず、StaffHub が使えるように設定を行います。
下記は、E3 の画面です。「管理センター」-「設定」-「サービスとアドイン」をクリックします。
すると Office365 のサービスとアドインが表示されます。その中から StaffHub をクリックして下さい。

Microsoft StaffHub を有効にする を 「オン」にします。
「オン」にしても管理ツールのメニューに StaffHub は直ぐ表示されません。

おかしいなーと思い、「管理ツール」の「サポート」-「新規問合せ」で回答を探したら
https://staffhub.office.com からサインインする。となっていました。
そうです。たしか以前もこんな感じでログインしていたような気がします。すっかり忘れていました。

「セットアップを開始」をクリックします。

チームに名前を付ける。と表示されています。
「サイバーBBテスト予定管理」と入力し「次へ」と進みます。

「タイムゾーンを確認」画面が出ます。
タイムゾーン:(GMT+09:00) Osaka,Sapporo,Tokyo
最も近い都市:Tokyo
を確認して「チームの作成」をクリックします。

モバイル アプリを取得
スマホの番号を(+81)90-2***-***8 を入力し、今回は「今は行わない」をクリックします。

「サイバーBBテスト予定管理」が表示されます。
この画面が SutaffHub のデスクトップで開くメインの画面です。スタッフさんがスマホで見る画面は後で説明致します。

チームを登録します。

下記画面からチームのメンバー(スタッフ)さんと登録します。

「チームメンバーを追加」をクリックします。

「チームメンバーを追加」をクリックすると右側にチームメンバーの登録画面が表示されます。
Office365 「管理センター」の「ユーザー」「アクティブなユーザー」に登録しているライセンス持ちのユーザーさんは、「 se   」と入力した状態で名前の候補が表示されます。それを確定するとメールアドレス、携帯電話などが自動的に代入されます。

チームメンバーの作成または、スケジュールの変更を許可するならば、スイッチをオンします。
招待する相手は、アクティブ ユーザーなので、招待する方法にも を入れます。
そして「保存して招待」をクリックします。
ここで「保存して招待」をクリックしても、まだメールは送信されません。

同じ組織内のライセンスありの場合は、電話番号無しでもメールアドレスで登録が出来ます。
管理者、読み取り専用の区別だけ設定しておけばいいようです。

今度はライセンスが無い人の名前を「秀樹  」さんの秀と入力すると「新しいユーザーを追加」が出てきますので選択してみます。

名 と 姓 に分かれた入力状態に変わります。

権限が「不完全」にはなりますが「招待」マークが付き登録は行えます。

削除する場合は、対象人物のずっと右側の「招待」ボタンの右にゴミ箱が表示されます。これをクリックすると削除の確認画面がでますので指示に従って削除して下さい。

「ファイル」をクリックした画面

メンバー全員で共有してみるファイルを保存します。

ファイル以外でも「 URL を追加」があり、これもメンバー全員で共有するサイトを設定します。
URL を設定すると、そのURL に含まれるタイトルやコメントが自動で表示されます。

歯車をクリック

「サイバーBBテスト予定管理」のチームについての設定です。

チーム名:「サイバーBB予定管理」と変更したら、直ぐ変更されました。
週の開始:日曜日か月曜日かの設定

「⦿カスタムのオプションを追加します。」をクリックして「早退」など追加する事が出来ます。又、それらの項目にマウスを移動するとゴミ箱も表示されるので削除をすぐ行えます。

スケジュールの入力

上段の「スケジュール」をクリックします。

2019年6月3日(月)に井手弘行で「シフトの追加」をしてみましょう。

開始、終了時間とも下記の▽をクリックすると15分単位の時間が表示されますので、クリックして入力出来ます。

テーマ欄の▽をクリックして指定するシフトの色付けが行えます。
色々設定はありますが、まずは簡単にここで「保存」をクリックします。

下図のようになります。

6月4日も同じく井手弘行に設定してみましょう。
4日欄の […] をクリックすると下図のウインドウが表示されます。

  • シフトの検索:他のソフトが保存されている場合、そのソフトの検索になります。
  • 9-18:前回、設定登録した井手弘行の09:00から18:00の分を同じく設定する
  • +シフトの追加:新しい担当者か、既に登録している人でも時間帯が違う場合に新しく設定する
  • +休暇の追加:シフトではなく休暇を設定する場合に使用する
  • コピーする:ここは空欄ですからコピー出来ませんが、すでに設定しているシフトの内容をコピーし貼り付ける事が出来ます。

一旦、シフトを設定した場所で、[…] をクリックすると下図のようになります。

  • シフト検索
  • 9-18
  • シフトの編集
  • シフトの追加
  • 休暇の追加
  • 空きシフトに移動
  • コピーする
  • 貼り付け
  • 削除
  • 共有

今度は「休暇」の設定を行ってみましょう。
「+休暇の追加」をクリックすると下図のようの「休暇を割り当てる」画面が表示されます。
開始日、終了日、休暇の理由を選択して、テーマの色を選び「保存」して下さい。

Teams への移行途中からなのか グループ のところでわからないところが多いです。
もうしばらくしてから調べて更新したいと思います。