Office365 Teams 初めて使う人から活用方法まで 10 頁で紹介(01/10)

はじめに

Teams (チームス)とは
現在の会社でグループ(部、課)単位で仕事をする上では必要不可欠のツールのように感じます。
仕事って集中してやっている姿を見ると一人でやっているように見えますが、その前後には数人のグループ(部、課)単位が連絡をし合ったり、会議を行ったりして作業を分担して仕事を行っているのが一般的です。

仕事をしていて先輩や上司、又は、社外の関連会社も含めてもわからない時は直ぐ電話して質問を行い問題解決して仕事を進めます。しかし、最近ではスマホやパソコンでもグループチャットというソフトウェアが出て来ましたのでこれらを活用している会社もあるようです。

このグループのチャットを使うと、新人さんなど何か分からない事が発生した時、その内容をグループチャットに投げ掛けするとグループ内でその内容に答えられる人で答える時間がある人が直ぐ答えてくれます。ですから電話のように質問した相手(上司)が会議などで答えられない状況の時に待つような事は少なくなります。このように電話した一人にだけ頼るのではないので問題解決が早くなります。また、この質問の事柄をグループ内全員で共有して知る事もできます。よって繰り返される質問などについてはQ&Aなどに整理してまとめる事なども可能になり質問するより先にQ&Aを探すという事も出来るようになります。

又、この時の回答内容でスケジュール表や作業手順書、仕様書、設計図など相手が理解しやすいようにファイルを一緒に送ると相手も勘違いする事なく理解する事ができ便利です。

更に最近ではコロナウィルス対策として在宅勤務などが増えています。この時必要なツールがWEB会議です。WEB会議もただ顔を見ながらお話するだけでは仕事には生かせません。
図面上の図面を見て頂きながら重要点にマウスで場所を指し示したり、〇を描いたりで表現ができます。又、逆に相手のパソコン画面を見ながら、相手のパソコンのマウスをこちらから操作して説明したり、意見交換をしたりしてWEB会議が行え、もう会社にいるのと同じような仕事が家庭に居ながら出来るようになります。最近では在宅勤務者が増えて会社の規模を小さくしたりする会社も出て来ているようです。

こんな事が出来るのが Teams です。
この Teams はマイクロソフトのクラウド Office365 に含まれる一つの商品です。実はこれだけでは無くもっともっとたくさんの事が出来るのです。
アンケート作成や集計ができる Forms 、タスク進捗管理の Planner、ノンプログラミングでのアプリ作成ができる PowerApps、大量のデータの可視化ができる Power BI、自動ワークフロー Automate(旧Flow)、ノーコードでのボットが作成できる Virtual Agents とこれまで出来なかった事柄が更に活用できる便利な新しいアプリを次から次へと増えて来ました。詳しくはこのサイトで説明していますので是非、ご覧になって見てみて下さい。

更に、凄いのがセキュリティ問題です。
世界で一番攻撃を受けているのがアメリカの国防省、第二がマイクロソフトだと聞いた事があります。セキュリティ、データ保護、リスク管理、サイバーセキュリティに専門家とデータ科学者など 、毎年 $10 億を超えるの投資で 24 時間、365 日体制で脅威に対応しているとの事です。

Microsoft サイバーセキュリティ国防 Operations Center

攻撃者も常に進化しています。絶対にゼロには出来ないので使う私達も出来る範囲でのセキュリティ対策は必要です。

この Teams は、とても 1 ページでは説明出来ません。よって、下記のように 10 頁に分割しています。最後にリンクを張っていますので是非、どちらも参考にされて下さい。

Microsoft Teams を利用できるプランです。詳しくは Microsoft のサイトをご覧下さい。

  • Microsoft 365 E1(大企業向け)
  • Microsoft 365 E3(大企業向け)
  • Microsoft 365 E5(大企業向け)
  • Microsoft 365 Business Basic(一般法人向け)
  • Microsoft 365 Business Standard(一般法人向け)
  • Microsoft 365 Business Premium(一般法人向け)

Teams は Windows パソコンだけではなく、Web ブラウサーや iOS、Android 、Mac OS でも利用する事が出来ます。

 

Teams のスタート仕方

説明に使っている画面は、Office3656 E3 プランの管理画面です。左上側のメニューから Teams をクリックしてスタートします。又、Teams は、デスクトップアプリ版やモバイルアプリ版がありますのでダウンロードして使う事も出来ます。

Teams 画面の説明

Teams は、ドンドン改良されたり機能の追加などが行われていますので実際下図とは異なっているかもしれませんが変更するまでは参考程度にご活用下さい。

  • 「アプリバー」
    画面一番左側、最初の方は「チーム」をクリックして使う。
  • 「チームリスト」
    会話する「チーム名」や「チャンネル」を指定するところです。
  • 「ワークスペース」
    投稿された内容を見たり、自分から投稿を行ったりところでOKです。

 

一番左側の「アプリバー」について

最新情報
数字が表示されます。この数字は、メンション、返信、その他の届いているメッセージの数です。最新情報をクリックして「チームリスト」に届いているリストを表示し、それをクリックする事によりワークスペースにメッセージの内容を表示します。

チャット
チャットでは、相手を指定して、その相手のみと個別でメッセージのやりとりを行います。

チーム
チーム全体でメッセージのやりとりを行います。
最初は一つのチームしか無くても段々と増えて行きます。ここで処理したいチームを選択します。

予定表
画面には、Outlook に登録している 1 週間の予定が時間単位に表示されます。WEB会議への参加や新しい会議の設定などもここから行えます。なお、現在は「カレンダー」となっています。

通話
スマホの番号は設定ができ、通話をする事が出来ますが、それ以外は使った事がありません。しかし、会社の代表電話を Teams から着信する。という記事を見つけました。
必要とするユーザー分のライセンスが必要ですが在宅ワークにはとても便利ですよね。(発信は出来ない。)
詳しくは下記のリンクをご覧下さい。
Microsoft 365 Business Voice とは
Office 365 の電話システムでできること

ファイル
チームのチャンネル内の「会話」の中でアップロードしたファイルやアップロードされたファイルを一覧で見る事が出来ます。但し、参加していないチームでアップロードされたファイルは表示されません。


ワークスペースタブで設定するように Office365 のアプリで ファイル、OneNote、Planner、Stream、シフト などが設定できます。
「シフト」が遂に出て来ました。これは、これまで Office365 の中にあった StuffHub です。又、最近話題の ZOOM など他社製品も下記のアプリからダウンロードして、ここに設定できます。社外の人達とはここから起動できるようです。

アプリ
MS社や、他社製( Zoom 、Evernote など)のアプリが表示されます。WEB版の Teams にはアプリの入手ストアも含まれているようです。

 

上段の検索について

Teams 内に保存されているデータの中から、人、キーワードなどの検索を行う時に使用します。空欄に直接キーワードを入力して下さい。
この検索は最初の方は使う事はあまり無いと思います。しかし、チーム数やチャンネル数が多くなったり、投稿される内容が多くなってきて未読が多くなった時などに活用出来ます。

その他にも下記のように「 / 」を使った検索も行えます。

/activity 他のユーザーのアクティビティを表示
/brb 状態を[一時退席中]に設定
/call 誰かと通話します
/chat クイックメッセージを担当者に送信します
/dnd 状態を[応答不可]に設定
/files 最近使用したファイルを表示
/goto チームまたはチャンネルに移動
/help Teams のヘルプを表示します
/join チームに参加します
/keys キーボードショートカットを参照
/mentions すべての@メンションを表示します
/org 他のユーザーの組織図を表示
/saved 保存したリストを表示
/unread 未読のアクティビティをすべて表示します
/whatsnew Teams の新機能を表示
/who ある人について who に尋ねる
/wiki クイックメモを追加します
/取り込み中 状態を[取り込み中]に設定
/退席中 状態を[退席中]に設定
/連絡可能 状態を[連絡可能]に設定

 

ご案内

これまでが Teams の外まわりの主な説明です。
Teams はシステムが大きいので下記のように分割しています。それぞれのページをご活用下さい。

  1. Office365 Teams とは、使い方、導入方法、活用方法など(01/10)
  2. Office365 Teams チームとチャンネルの作成とユーザーの追加 (02/10)
  3. Office365 Teams LINE のように簡単に会話を行う(03/10)
  4. Office365 Teams 未読の確認など便利な使い方(04/10)
  5. Office365 Teams タブを使ってみる(05/10)
  6. Office365 Teams WEB会議会議に活用する。(06/10)
  7. Office365 Teams WEB会議に組織外の人を招待する(07/10)
  8. Office365 Teams 管理画面が変わりました。(08/10)
  9. Office365 Teams ライブイベントを使って 1 万人にメッセージを!(09/10)
  10. Office365 Teams ライブイベントへの参加の仕方(10/10)