Office365 Teams 導入方法からWEB会議まで(1/5)

はじめに

Office365 が出た当初は、Exchange、SharePoint、OneDrive for Business、Skype for Business、Yammer などで中小・零細企業には詳しい担当者がいないので敷居が高いクラウドでした。

仕事はプロジェクト単位で行う事が多いと思いますが、これまでのコミュニケーションツールはメールが中心だったと思います。しかし、メールだけでは不便が多く、最近はやりの無料の LINE を仕事でも使っている人も多くなったような気がします。

BB も仲間との連絡事は LINE を使っています。とても便利なコミュニケーションツールだと思います。
しかし、仕事として使って行くと、あれもこれもとほかにも他のアプリが必要になったり、セキュリティが心配になったりと色々と不便を感じると思います。

しかし、最近の Office365 は凄いです。FormsPlannerPowerApps、Power BI、Flow などアプリが増えました。

ここで LINE に似ている Teams をフロントエンドとして、Forms や Planner そして SharePoint などと連携して活用してみませんか。一つのクラウド製品 Office365 のセキュリティの中で安心して仕事をする事が出来ます。そして、これまでのバージョンアップや拡張を考えるとこれからもとても楽しみになって行きます。

下図を見て頂いてもわかるように凄く大きなシステムです。全てを使いこなすのが大変だとは思いますが BB も記事を書いて行きますので是非、皆さんもチャレンジしてみて下さい。

 

 

Teamsの画面のスタート

説明に使っている画面は、Office3656 E3 の管理画面です。左上側のメニューから Teams をクリックしてスタートします。
又、Teams は、デスクトップアプリ版やモバイルアプリ版がありダウンロードして使う事も出来ます。

一番左側のメニュー

「チーム」をクリックしてチームを作成

左側のメニューから「チーム」をクリックします。
その後、画面中央にある「チームを作成」をクリックします。「チームの追加」をクリックしても「チームを作成」が行えます。

最近、バージョンアップされ「コードを使用してチームに参加します。」が追加されています。チーム所有者の a68qnmx などのコードを発行してもらい、それを入力する事によってそのチームに参加する事が出来ます。

初めからチームを作成してみましょう

「チーム作成」をクリックすると下記画面になります。ここでは、下記の「初めからチームを作成する」を選択して下さい。
「既存のチームから作成」は、この後、画像を紹介します。

更に下記画面になります。

  1. プライベイト:チーム所有者のみがメンバーを追加できます。
    社内の部や課単位などでチームを作成する場合や、外部の関連会社や友人知人などを含める場合はこのプライベイトを選択して下さい。
  2. パブリック:組織内の誰でも参照できます。
    社内でもいろんな部や課をまたいで人を選んでチームを作る場合など、こちらが便利かと思います。
  3. 組織全体:組織内の全員が自動的に参加します。

ここでは、組織外の人達とも連絡し合いたいので、1番の「プライベイト」を選択します。

チーム名:Teamsお試し
説明:最新バージョンで組織外の人を招待して試してみます。

と入力して「作成」をクリックします。

 

 

作成した「Teams お試し」にメンバーを追加します。

同じ組織のメンバーの場合、[ kuma ] などのようにメールアドレスを入力すると途中で下記のように候補の名前が表示されるのでそれを選択すると簡単に行えます。

 

組織外の人でも、「Office365 管理センター」の「ユーザー」「連絡先」で登録している外部ユーザーは簡単に登録できます。
よって、fkuma****@yahoo.co.jp も簡単に設定出来ました。
但し、外部ユーザーの人が参加する時はマイクロソフトアカウントが必要です。

チームを作成した人は「所有者」になります。所有者が招待した参加者は「メンバー」になります。又、組織外の人は「ゲスト」として表示されます。

所有者は、「チームの作成」、「チーム名の編集」、「チームの削除」、「メンバーの追加」などが行えますが、「メンバー」や「ゲスト」では行えません。
作成したチームの所有者が退職されると、そのチームが削除できなくなります。よって「所有者」はチームの規模に合わせて数人設定する必要があります。

既存のチームから作成

ここでは、「チーム」をクリックします。と言うのも下の「Office365 グループ」は使用不可だからです。

どのチームを使用しますか?との事ですが、まだ、「Teamsお試し」しか作成していないのでこれをクリックします。

下記画面のようになりました。

チーム名が、Teamsお試し[コピー]となります。
そして、「チャンネル」「チーム設定」「アプリ」がコピーされるようです。
そして、「プライベートのチーム所有者のみがメンバーを追加できます。」という事です。

BB と違って、社員さんがたくさんいる企業様では Teams を活用して行くのに便利な機能だと思います。

 

 

「パブリック」でチームを作成してみましょう

「チーム作成」-「初めからチームを作成する」を選択し下記の画面を表示し「パブリック」をクリックします。

チーム名:Teamsパブリックのお試し
と名前を付けて、「作成」をクリックします。

Temasパブリックのお試しにメンバーを追加する

  • アカウントをもっているメンバーを一人づつ登録する方法
  • 配布リスト(社内の配布リストに登録しているメンバー全て)からメンバーを追加する方法
  • 仕事単位でグループとして登録している少人数グループの名前から追加する方法
  • セキュリティグループとして設定しているグループから追加する方法
  • 外部ユーザーで設定したユーザーも追加する出来ます。

ユーザーやグループ欄で登録している個人名やグループ名の途中までを入力した状態で候補が表示されますのでそこから選択してメンバー追加を行って下さい。更に追加する場合も右側の「追加」ボタンをクリックしてメンバーを全員参加させて下さい。

チームに参加するためのコードを作成する

チームに参加して欲しい人にチームのコードを送ると簡単に参加して頂けます。
参加して欲しいチーム名の右側の […] をクリックして「チームを管理」をクリックします。

次に「設定」をクリックすると下図のようになります。「チームのコード」欄にある「作成」をクリックすると a68qnmx のコードが表示されます。尚、ゲストへの参加には使えません。

 

 

チーム「Teamsお試し」[ … ] をクリックします。

「お気に入り」と「その他」

作成されたチームは下図のように「お気に入り」と「その他」に分ける事が出来ます。
頻繁に使うチームは「お気に入り」に入れ、そうでも無いチーム名は「その他」に入れて使いやすいようにして下さい。

チーム名が一杯表示されて良く使うチーム名が下の方にある場合、そのチームをドラッグして上の方に移動する事も出来ます。

「お気に入り」から「その他」や、「その他」から「お気に入り」の移動には、チーム名の横にある … をクリックして「お気に入りから削除」を選択して「その他」に移動します。

チームの管理

メンバー:メンバーの追加など
保留中の要求:ユーザーがこのチームへの参加をリクエストした時など表示されます。
チャンネル:チャンネルの追加や、削除、又、削除したチャンネルの復元など
設定:メンバーアクセル許可、ゲストアクセル許可、@メンション、チームコード、お楽しみツールなどの設定が行えます。
アプリ:Praise などの設定も行えます。

チャンネルを追加

チャンネルは、「一般」が初期値として作成されていて、この名前の変更は出来ないようです。

ここでは、「01 営業」「02 サポート」「03 雑談」を作ってみました。 これらの名前は後で変更もできます。 又、これらのチャンネル名は昇順で並べ替えられますので、01、02、03など並べたい順に番号付けをしてみました。

メンバー追加

組織外の人の追加も行えます。

チームの編集

チーム名や、説明、プライバシー設定の変更が行えます。

チームへのリンクの取得

「Teamsテスト」のURLが取得できます。

又、「チームを削除」もこちらで行います。

 

 

メニュー「会議」をクリックする

何も会議を行っていないので Outlook に登録している予定表から約1週間分が表示されました。
最近、予約している会議などがあればその内容が表示されます。

早速、下段にある「会議の予約」をクリックしてみましょう。

「会議の予約」をしてみる

画面左下の「会議の予約」をクリックすると下記画面になります。

タイトル、場所(WEBの場合は空欄)、開始日と時間、終了日と時間、チャンネル それに詳細など入力して「スケジュール」ボタンをクリックするだけでチームのメンバーと簡単に行えます。

メニュー「ファイル」をクリックする

  • 「ビュー」
    「最近使ったアイテム」と「Microsoft Teams」が表示されます。 色々使ってゆくと使った内容が表示されるようです。
  • 「クラウド ストレージ」
    「OneDrive」 本人が保存している OneDrive for Business の内容が表示されます。今後、Teams の会議の中で Word や Excel ファイルの共有したい事などが発生すると思います。このような時に直ぐ取り出せるように使えると思います。

「FAQを開く」です。

「FAQ」が開きます。
このページは、お気に入りなどに保存しておくことをお勧めします。 きっと後で役立つと思います。

長文になりましたので、①②③④⑤に分割しました。引続き宜しくお願いします。

  • ① Office365 Teams 初心者から関連会社とWEB会議の活用など (1/5)
  • ② Office365 Teams 「会話」はいろいろ出来て便利です (2/5)
  • ③ Office365 Teams ビデオ会議で活用する (3/5)
  • ④ Office365 Teams 組織外の人を招待する (4/5)
  • ⑤ Office365 Teams 管理画面が変わりました (5/5)