Office365 Teams 使い方を詳しく説明しています。関連業者ともWEBカメラで打合せOK!




はじめに

Office365 は Exchange、SharePoint、Skype for Business、Yammer などと機能別に分かれているためIT担当者がいない中小・零細企業には敷居が高いクラウドでした。しかし、Teams は世間一般に普及している LINE と取り扱い方法や画面構成が似ているので社内にIT担当者がいなくても簡単で馴染みやすいコミュニケーションツールだと思います。

しかもWEBカメラで簡単に取引先や取引業者と顔と顔を合わせて打合せを行う事もでき、これからの企業には無くてはならないツールになります。

今後も Bot などが組合わさり、とても面白く便利なソフトになって行くようです。是非、チャレンジされて下さい。

Teamsの画面のスタート

説明に使っている画面は、Office3656 E3 の管理画面です。左上側のメニューから Teams をクリックします。

一番左側のメニュー

「チーム」をクリックしてチームを作成

左側のメニューから「チーム」をクリックします。その後、画面中央の「チームを作成」をクリックします。「チームの追加」をクリックしても「チームを作成」になります。

下図のように、チーム名:Teamテスト と入力してみます。

プライバシー
「プライベート:チーム所有者のみがメンバーを追加できます。 」
社内の部や課単位などでチームを作成する場合や、外部の関連会社や友人知人などを含める場合はこちらを選択します。

「パブリック:組織内の誰でも参照できます。 」
社内でもいろんな部や課をまたいで人を選んでチームを作る場合など、こちらが便利かと思います。

ここでは、パブリックを選択します。

今回、パブリックを選択した状態を投稿しようと思って見ていたらバージョンアップされていて下記のような画面になり 2 つから選択できるようになっています。これはプライベイトもパブリックも同じです。

  • 既存のチームをテンプレートとしてチームを作成します。
  • 既存の Office365 グリープからチームを作成します。

既存のチームをテンプレートとしてチームを作成します。

既存の Office365 グループからチームを作成します。

パブリックを選択した場合、まだ所有者のみですので、ここでメンバー追加を行います。

  • アカウントをもっているメンバーを一人づつ登録する
  • 配布リスト(社内の配布リストに登録しているメンバー全て)からメンバーを追加する
  • 仕事単位でグループとして登録している少人数グループの名前から追加する
  • セキュリティグループとして設定しているグループから追加する
  • 外部ユーザーで設定したユーザーも追加する
    (Gmail、Yahoo メールの外部のユーザーの方でも Microsoft アカウントを持っていれば参加できるようになりました。この件は、後の方で詳しく説明したいと思います。)

パブリックを選択しているため、「管理ツール」「ユーザー」「アクティブなユーザー」に登録されているユーザーが対象です。

ユーザーやグループ欄で登録している個人名やグループ名の途中までを入力した状態で候補が表示されますのでそこから選択してメンバー追加を行って下さい。更に追加する場合も右側の「追加」ボタンをクリックしてメンバーを全員参加させて下さい。

「所有者」「メンバー」の設定、所有者以外は「メンバー」で大丈夫と思います。

登録されたメンバーには、下記のメールが届きます。 「Micorsoft Teams を開く」から参加する事ができます。
起動すると、「WEBアプリを開く」と「ダウンロード」の選択があります。 まず、「WEBアプリを開く」を選択します。

更に、後でメンバーを追加する場合は、一番左側メニューをクリックして、チーム名をクリックすると「チームへようこそ!」が表示されてユーザーを追加する事が出来ます。

メニュー「会議」をクリックする

何も会議を行っていないので Outlook に登録している予定表から約1週間分を表示するようです。
尚、ここは、後で出てきますが、「チャット」「会話」「会議」の内容も表示されるようです。

メニュー「ファイル」をクリックする

  • 「ビュー」「最近使ったアイテム」と「Microsoft Teams」が表示されます。 色々使ってゆくと使った内容が表示されるようです。
  • 「クラウド ストレージ」「OneDrive」 本人が保存している OneDrive for Business の内容が表示されます。今後、Teams の会議の中で Word や Excel ファイルの共有したい事などが発生すると思います。このような時に直ぐ取り出せるように使えると思います。

もう一度、メニューの「チーム」をクリックし … をクリックします。

  • 「チームの管理」を押すと「メンバーの追加」画面に変わります。部や課単位、またはプロジェクト単位にチームメンバーを追加します。又、外部メンバーを追加する事も出来ます。
  • 「チャンネル」を追加を押すと「一般」の下に新しいチャンネルが追加されます。仕事の場、遊びの場など内容別に分けてオープンに会話ができるようにするものです。
  • 「メンバー追加」を押すと、上にあったのと同じ設定が行えます。
  • 「チームの編集」を押すと、チーム名や、説明、プライバシー設定の変更が行えます。
  • 「チームへのリンクの取得」をクリックすると「Teamsテスト」のURLが取得できます。
  • 「チーム」を削除する

更に「一般」というチャンネルが表示されます。

「チャンネル作成」です。

チャンネルは、「一般」が初期値として作成されていて、この名前の変更は出来ないようです。

ここでは、「01 営業」「02 サポート」「03 雑談」を作ってみました。 これらの名前は後で変更もできます。 又、これらのチャンネル名は昇順で並べ替えられますので、01、02、03など並べたい順に番号付けをしてみました。

「FAQを開く」です。

「FAQ」が開きます。
このページは、お気に入りなどに保存しておくことをお勧めします。 きっと後で役立つと思います。

LINEのような「会話」をしてみます。

Teams を起動したら、メニューが「チーム」にして、今回の会話は、「一般」「01営業」「02サポート」「03雑談」の中からふさわしいチャンネルを選択して「会話」を選択します。
空欄の入力エリアに、会話の文章を入力します。 そして、Enter キーか、入力欄下の飛行機マークをクリックします。

会話は、下記画面のようになります。

今回、使ってみたら、既読ラインが出ていました。 これで自分がどこまで読んでいるのかを知る事ができます。 ただ、自分が投稿した内容を相手が既読か未読かはサポートされていないようです。

見逃さないように「保存」ボタンを活用

チャットをしていると、重要なメッセージや覚えておきたい事などが流れてしまう可能性があります。このような時は「保存」ボタンをおしてお気に入りにメッセージを残すと便利です。

下記のようにメッセージのところに …、□、いいね 等のボタンが表示されます。(現物と記号が違います。)

  • … :をクリックする事により、表示されているメッセージの内容を編集したり、削除したり、未読に変更する事が出来ます。
  • □ :これが「保存」ボタンです。クリックすると下記の図のようになります。下記図を参考にして下さい。

いいね :これは Facebook などと同じ働きをします。いいなーと思ったメッセージには いいね ボタンを押して下さい。

保存ボタンをクリックすると右上の写真の欄にも「保存済み」の表示がされます。

「保存した」メッセージを見たい。と思った時は下記の方法で簡単に見る事が出来ます。

  • 右上の自分の写真をクリックすると、下記のメニューが表示されます。
  • 「保存済み」をクリックします。
  • 左側にこれまで保存したメッセージの「保存済みリスト」が表示されます。
  • ここで見たい行をクリックして保存したメッセージを表示させて下さい。

「ファイル」を試してみよう

このファイルの管理は、当然と言えば当然なのですが、チャンネル単位に行われています。 ただし、「一般」チャンネルも General としてチャンネルに属さないファイルとして保存できるようです。

  • 「新規」ボタンをクリックすると、Word、や Excel などが表示されます。 ここで文書や表を作成して新規保存が出来るようです。
  • 「アップロード」をクリックすると、どのファイルをクリックしてアップロードするかの「開く」画面が開きます。
  • 「リンクを取得」この 「Teamsテスト」の「ファイル」の画面の URL を取得する事が出来ます。
    ブラウザの URL 欄で、このアドレスを貼り付けたら、Teams が起動して、「Teamsテスト」の「ファイル」画面が開くようになります。
    「SharePoint で開く」をクリックすると下記のような画面になります。

  • 「+クラウドストレージ」をクリックすると下記のようなクラウド ストレージが表示されます。
    ちなみに、「Google Drive」を選択します。

  • いつまでの下記の状態です。 仕方ないですよね。 Google Drive の URL ってどこにも設定していないからですね。 止まりましたので「戻る」で戻ります。

これまで BB が、使った事が無い「Wiki」をクリックしてみます。

「 Wiki 」は、下記画面のようになります。 詳しくわからないので、下記を参考にして下さい。

「Wiki とは、単純なページを作成して相互にリンクすることで、ユーザーのグループがアイデアをすばやく取り込んで共有できるようにデザインされたサイトです。 組織では、さまざまな用途で Wiki を使用できます。 大規模な組織では、エンタープライズ Wiki で膨大な情報を共有できます。 小規模な組織では、チーム サイトを Wiki として使用し、プロジェクトに関するアイデアをすばやく収集して共有できます。 」

後の方で出てくる OneNote でも良いような気もしますが。。

「 + 」をクリックしてみます。

タブを新しく追加する事が出来ます。

「Planner」「OneNote」「PowerApps」「Power BI」など色々あります。

ここでは、「WEBサイト」を選択してみます。
まず、「Outlook」の「予定表」から「Teamsテスト」を開き、URL をコピーします。 そして下記の通り設定します。

下記のように「Teams練習予定表」が表示されます。
実際、クリックして開いた時、自分のメールが開きます。 そこから、予定表を開く事になります。 最初から設定した「Teams練習予定表」のみが開いてくれるとばかり思っていたのでチョットがっかりしました。

ビデオ会議で活用する

Teams でもビデオ会議が行えるようになりました。わざわざ Skype などの別ソフトを起動せず簡単に会議が行えるのでホント便利になったと思います。

ビデオ会議の説明には最低でも2人以上は必要なのですが、BB は個人事業で一人で行っていますので一人でデスクトップとタブレット(Surface3)とで行います。又、髭顔が嫌いな方には申し訳ございません。ココだけは我慢してご覧下さいますようお願い致します。

Cyber-BB テスト Teams の右側 … 「チームを管理」をクリックすると下記画面が表示され、現在2人が登録されている事になります。
写真の右下にある小さな〇印で、白はオフライン、黄:退席中、緑は連絡可能などで相手の状態がわかるようになっています。
又、この状態からチャット、メール、ビデオ会議、音声通話などが行えます。

ビデオ会議の開始方法にも色々あると思いますが、下記の方法でやってみたいと思います。

接続仕方

井手弘行のパソコン画面下の「会議の開始」をクリックします。

下記の画面になります。ここで「会議を開始」をクリックします。

「参加者ウインドウ」が開きますのでここでは、くまひげをクリックします。

くまひげのパソコン画面です。
パソコンの画面右下に会議参加のウインドウが表示されます。
「ビデオ」か「音声のみ」の選択が行えます。ここでは「ビデオ」を選択します。

接続が出来れば、相手の画像が大きく、自分の画像が右下に小さく表示されます。

  • 自分のビデオの停止
  • ミュート
  • 共有
  • その他の操作
  • 退出

となります。

タブレット(Surface3)を使っている時、カメラの自分側と全面側との切替は、自分が小さく写っている画面右下の画像にカーソルを持って行くと右側に「カメラの切替」が表示されます。ここをクリックする事により切り替える事が出来ます。

画面を共有して会議を行う

共有ボタンをクリックすると、下記の画面になり、今自分が開いているファイルが表示されます。
デスクトップ画面に表示している Access のアプリを共有したり、PowerPoint の場合は開いてなくてもパソコン上にあるファイルを開く事もできるようです。

画面上部をクリックすると下記が表示されます。

  • 制御を渡す:自分の共有画面を中止して、相手の画面を共有してみたい場合にクリックします。
  • 発表を停止:自分の画面の共有を中止する時に行います。

その他の使い方

会議の内容を録画する場合は、下記のボタンをクリックして開始します。
Skype for business 版で使っていましたが、不参加の方に録画分を見てもらう事ができホント便利ですよね。

  • 全画面表示
  • 会議のメモ

  • 会話の表示

  • 「参加者ウインドウ」の表示、ユーザーの追加

  • [デバイスの選択]ウインドウを表示

今までは、Skype for Business ばかり使っていましたがこれからは Teams でもいいなーと思いました。ただ、時々画面を元に戻す時ってどうするのかなーという場面もありました。
又、性能の良くないパソコンで Teams の WEB 版でビデオ会議をした時は、ビデオ会議が出来ませんでした。この場合は Teams のアプリをダウンロードしたらなんとか出来ました。
まだまだこのビデオ会議は機能が増えて行くのではと楽しみにしています。

組織外の人を招待する

もちろん、Office365 のアカウントを持たない方も出来るようになりました。co.jp の方も追加してくれました。その方法を説明します。

SharePoint の外部ユーザーとは違いますので最後まで見て下さいね。

設定

「管理者」画面を開きます。

「設定」-「サービスとアドイン」をクリックします。

「Microsoft Teams」をクリックします。

「ユーザー/ライセンスの種類による設定」欄の「中小および大企業」をクリックして「ゲスト」を選択します。

「オン」にして保存します。

「閉じる」
説明には、設定が反映されるまでは最長1時間位掛かるとの事です。BB の場合も20分程度、まったく設定が出来なかったのでまだ対応していないのかなー。と何回も試してみました。そしたら約30分位たって、画面が変わったのでビックリして喜びました。という事でしばらくお待ち下さい。

チーム名「チーム管理」の確認

「テスト」欄をクリックして「…」-「チーム管理」をクリックします。メンバー、チャネル、設定、アプリと表示されている中の「設定」をクリックします。

下記画面の「設定」からメンバーとゲストのアクセス制限の設定が行えます。

「メンバーアクセス許可」と「ゲストアクセス許可」の記号をクリックすると詳細が表示されます。

アクセスの詳細設定はで選択できるようになっています。

友人二人を追加

「テスト」欄の「…」をクリックして「メンバーを追加」をクリックします。

組織外の Office365 (onmicrosoft.com)ユーザーを登録してみます。
これまで跳ねていたメッセージが、ゲストとして追加に変わります。ここをクリックします。

アカウント名が tt となっていますので、鉛筆マークの編集ボタンをクリックして名前を変更します。

名前を変更して、 マークをクリックします。

今度は、co.jp アカウントの人を入力します。これもゲストとして追加が表示されます。良いですねー。凄く感動です。

サイバーBBドメイン cyber-bb.onmicrosoft.com 以外の二人の友人の登録が完了です。

後日、二人の友人に聞いたところ

・「 Yahoo メールで Login 出来ました。その祭に Microsoft アカウントの登録をさせられました。」
・Microsoft アカウントに紐づいている co.jp メールにこんなメールがきました。そして、クリックすると下記のようになり Login 出来ました。

エラーで入れない

Outlookに招待メールがきましたので「Open Microsoft Teams」をクリックすると

こんなエラーがでました。

これは、ブラウザの「キャッシュされたデータとファイル」を含めて「クリア」する事により Teams に入れるようになりました。

未読について

チャンネルが増えてたり、同一チャンネル「一般」だけであってもスレッドが増えて行くと、どこにだれが書き込んだかわからなくなります。
ここで、Teams での未読はどうなっているのかを調べたら、下記の項目がありました。是非、試してみて下さい。

「最新情報」をクリックし、三角フラスコの逆さまみたいなアイコンをクリックします。すると下記のように「未読」「メンション」「返信」「フォロー中」「いいね」「不在着信」「ボイスメール」「アプリ」が表示されます。

ここで「未読」をクリックすると、あー自分ので未読が無いので今は表示されません。この次はすみません、後ほど更新します。

信頼済みサイト

今回は、必要ないと思いますが、サイトに掲載されていたので今後の事を考えて下記の設定も行いました。

管理画面がバージョンアップされ変わりました。

「Teams と Skype」のように一緒になってしまいました。
将来的に Skype は無くなってしまって Teams がその機能を持つようになるという事は聞いていましたが。。いよいよと着実に実行されているんですね。2つが一つになるのはいいのですがソフトが重たくならないのを願っています。

メニューも増えましたね。大変そう。下から3番目に「従来のポータル」というのがあります。とりあえずはこれを使って今までの事は出来そうですね。安心しました。
当分の間は、Skype for Business と Teams は平行して使えるようです。そして Teams をバージョンアップして行くようです。

Teams アップグレード欄で、実際どう違うのかわかりませんが「アイランド:Teams と Skype for Business を共存して使う。」の設定を行ってみました。

メニューの一番したにある Firstline Workforce をクリックしてビックリです。なっと StaffHub の設定画面になってしまいます。
この StaffHub シフト管理をするソフトでチョット使って見てたのですが、いつのまにか消え去るような記事をみたのですが。。

StaffHub のサイトで管理者の設定になりました。
これからどう進んで行くのかが楽しみです。でも、どうして Teams に取り込まれたのだろう。

ちなみにマイクロソフトは Firstline Worker のサイトも準備しているようです。又、更新されたら報告致します。

まとめ

この Teams は、やっぱり凄いです。

中小・零細企業の方には、是非、使って頂いて「生産性の向上」「作業効率のアップ」「経費の削減」「働き方改革」のツールとしても大いに役立てて欲しいと思います。
又、中小企業家同友会の会員さんの活動に凄く役立つと思います。自分が会員で役をしている時にホント欲しかったです。

マイクロソフト社の動画

最近、マイクロソフト社も頑張って動画を出しています。こちらも参考にされて下さい。