Office365 Teams チームとチャンネルの作成とユーザーの追加 (02/10)

「チームを作成」する

「アプリバー」から「チーム」をクリックします。「チームを作成」と「コードを使用してチームに参加します」が表示されます。「コードを使用してチームに参加します。」については後の方で詳しく説明を行います。

ここでは、「チームを作成」をクリックします。

「初めからチームを作成する」

  • 初めからチームを作成する
  • 既存のチームから作成

通常は、「初めからチームを作成する」を選択して下さい。又、既にチームを作成していて、新しく作るチームも既存のチームと似ている場合は「既存のチームから作成」を選びます。これも後ほど説明致します。

更に下記画面になります。

  1. プライベイト
    チーム所有者が招待した人達だけが参加できるチームです。
    社内全体から、ある部やある課単独でチームを作成する場合に使用します。
    自分が所属していないチームは「候補チームリスト」には表示されません。

  2. パブリック
    社内の誰でも参加できるので、下図のチーム検索で「候補チーム」を検索する事が出来ます。
    チーム所有者の承認が無くても参加できるチームです。

  3. 組織全体:社内の全員が自動的に参加します。 

 

プライベート チームの作成

社内でも部単位や課単位でのチームや、組織外の人達もチームに参加して欲しい。という場合にはこの「プライベイト」を選択します。

チーム名:Teamsお試し
説明:最新バージョンで組織外の人を招待して試してみます。

などと分かりやすい説明文を入力して「作成」をクリックします。

チームが作成された後、下図のようにメンバーの追加画面になります。「メンバーを追加」する方法については、後でまとめて説明致します。

「既存のチームから作成」を選択

既に作成して活用していたチームが、ある物件が完了したから、次の物件を新しいチームで作成する。という時などに使用します。これを使用するとチャンネルの設定やメンバーの登録などが省略でき便利なチームの作成法です。

ここでは、「チーム」をクリックします。と言うのも下の「Office365 グループ」は使用不可だからです。

どのチームを使用しますか?との事ですが、まだ、「Teams お試し」しか作成していないのでこれをクリックします。

下記画面のようになりました。

チーム名が、Teams お試し[コピー]となります。
そして、「チャンネル」「チーム設定」「アプリ」がコピーされるようです。
「プライベートのチーム所有者のみがメンバーを追加できます。」と表示されますのでチーム所有者はメンバーの追加や削除が行えます。

「既存のチームから作成」は、社員さんがたくさんいる企業様では Teams を活用して行くのに便利な機能だと思います。

「パブリック」でチームを作成してみましょう

「チームを作成」-「初めからチームを作成する」を選択し下記の画面を表示し「パブリック」をクリックします。

チーム名:Teams パブリックのお試し

と名前を付けて、「作成」をクリックします。チームの作成については「パブリック」でも「プライベイト」でも手順は同じです。

メンバーを追加する

メンバーの追加を行う方法としては色々な画面から開く事が出来ます。結果的には全て同じ画面になります。

  1. 「チーム」を指定します。
  2. … をクリックして「メンバーを追加」とクリックして下さい。

パブリックの場合、配布リスト、グループ単位でもメンバー追加が行えます。

  • 配布リスト(社内の配布リストに登録しているメンバー全て)からメンバーを追加する方法
  • 仕事単位でグループとして登録している少人数グループの名前から追加する方法
  • セキュリティグループとして設定しているグループから追加する方法
  • 外部ユーザーで設定したユーザーも追加することが出来ます。

ユーザーやグループ欄で登録している個人名やグループ名の名前を途中までを入力した状態で候補が表示されますのでそこから選択してメンバー追加を行って下さい。
更に追加する場合も右側の「追加」ボタンをクリックしてメンバーを全員参加させて下さい。

パブリック、プライベイトで作成したチームにメンバーの追加

下記画面の空欄に、[ kuma ] などのようにメールアドレスを入力すると途中で下記のように候補の名前が表示されます。そこで該当する人を選択すると簡単に追加が行えます。

 

組織外の人でも、「Office365 管理センター」の「ユーザー」「連絡先」で登録している外部ユーザーは簡単に登録できます。よって、****@yahoo.co.jp も簡単に設定出来ました。但し、外部ユーザーの人が参加する時はマイクロソフトアカウントが必要です。

チームを作成した人は「所有者」になります。
所有者が招待した参加者は「メンバー」になります。
組織外の人は「ゲスト」として表示されます。

所有者は、「チームの作成」、「チーム名の編集」、「チームの削除」、「メンバーの追加」などが行えますが、「メンバー」や「ゲスト」では行えません。
作成したチームの所有者が退職されると、そのチームが削除できなくなります。よって「所有者」はチームの規模に合わせて数人設定する必要があります。

チームへの参加方法

チームへの参加方法 プライベート パブリック
所有者がメンバーを追加する   〇   〇
参加したいユーザーがチームを検索して参加する     〇
参加したいユーザーが入手しコードを入力して参加する     〇
参加したいユーザーがチームへのリンクをクリックして参加する   〇※   〇

※但し、所有者がリクエストを承認する必要があります。

チームに招待するためのコードを作成する

チームに参加して欲しい人にチームのコードを送ると簡単に参加して頂けます。
参加して欲しいチーム名の右側の […] をクリックして「チームを管理」をクリックします。

招待用のコードを作成する

次に「設定」をクリックすると下図のようになります。「チームのコード」欄にある「作成」をクリックすると a68qnmx のコードが表示されます。尚、ゲストへの参加には使えません。

コードでチームに招待を受けた場合

チームリストの下側にある「チーム参加、またはチームを作成」をクリックし、「コードでチームに参加する」を表示してコード入力をします。

チームの「設定」

上記の「コード」設定以外にも下図のような色々な設定が行えます。なお、一般のメンバーさんでは設定出来ません。

チーム画像

チームの画像などありましたら下記の「チーム画像」から「画像を変更」をクリックすると、画像を選択できる画面が表示されますのでファイルを指定して変更が行えます。

メンバーアクセス許可

「チャンネルの削除と復元」「アプリの追加と削除」「タブの作成、更新、および削除」などいろいろと削除項目があります。間違って削除されないよう管理者としての設定が必要だと思います。

ゲストのアクセス許可

ゲストのアクセス許可は初期値として OFF になっています。内容を検討して ON に設定して下さい。

@メンション

初期値は、ON になっています。
@メンションは、だれだれさん、と相手を指定して投稿をする時に使われます。
チームやチャンネルで@メンションを使って投稿した場合、その内容は全員に表示されますので@メンションと「チャット」の違いをしっかりと教えておく事が大事だと思います。

お楽しみツール

初期値として Giphy、ステッカーとミーム、カスタムミームの使用は ON になっています。
しかし、大きな画像や砕け過ぎた画像が多くなると見にくくなる事も考えられます。ある程度の制限はあっても? とも思います。

チャンネルを追加

チャンネルは「一般」が初期値として作成されています。この名前を変更したり削除したりは出来ません。
チャンネルは、100 個まで作成する事が出来ます。
「チーム」を選択してから … をクリックし「チャンネルを追加」をクリックして下さい。

ここでは、「01 営業」「02 サポート」「03 雑談」を作ってみました。
これらの名前は後で変更もできます。 又、これらのチャンネル名は昇順で並べ替えられますので、01、02、03など並べたい順に番号付けをしてみました。

チーム名の変更を行えます。下図のように「…」から「チームを編集」をクリックした画面で行えます。

「チーム」や「チャンネル」の [表示]と[非表示]

「チーム」や「チャンネル」で、見せたくない場合や、「チーム」「チャンネル」が多くなって見づらくなってしまう場合が出てきます。そんな場合に画面に表示するのを「チーム」名や「チャンネル」名を「非表示」に設定する事ができます。又、戻す事も簡単に行う事が出来ます。

非表示にしたい「チーム」名をクリックすると … が出てきますので、これをクリックします。
すると「非表示」が一番上に表示されます。ここをクリックすると「非表示」になります・

「非表示」にすると下図のようにチームリスト欄に「非表示のチーム」が表示されここに対象のチームが移動します。
「非表示」マークの左側(赤矢印)位置にカーソルを移動すると▼がすると表示されます。これをクリックすると

「非表示のチーム」欄からチーム名が消えてしまいます。

この処理は「チャンネル」でも行えます。
「 2 つの非表示チャンネル」が表示されますのでクリックすると「非表示」に設定したリストが表示されます。
「表示」に戻す場合は、簡単に「表示」をクリックするだけで戻す事が出来ます。

チームの管理

ここでは、「メンバー」や「チャンネル」、「アプリ」に関しての管理を行います。
下図の要領で「チーム管理」画面を開きます。

メンバーの管理

「メンバーの追加」は行えますが、メンバーの編集、削除は行えません。

チャンネルの管理

「チャンネルの追加」や「表示、非表示」それに … をクリックして下図に表示されている事が行えます。ここについては後日、調べて追加更新したいと思います。

チャンネルの通知

大事なチャンネルにだれかが投稿をした場合、画面右下にメッセージを出してお知らせするという機能のようです。何かに熱中している時など便利ですよね。

すべての新しい投稿
このチャンネルに投稿があるたびに通知する。は、「オフ」「バナーとフィード」「フィードにのみ表示」から選択出来ます。又、すべての返信も含む場合は、をONにします。

チャンネルのメンション
このチャンネルにメンションがあるたびに通知する。は、「オフ」「バナーとフィード」「フィードにのみ表示」から選択出来ます。

アプリケーションの管理

「その他アプリ」の追加や、設定しているアプリケーションがリストで表示されます。削除する時は右側のゴミ箱をクリックして削除します。

ご案内

Teams はシステムが大きいので下記のように分割しています。それぞれページをご活用下さい。

  1. Office365 Teams とは、使い方、導入方法、活用方法など(01/10)
  2. Office365 Teams チームとチャンネルの作成とユーザーの追加 (02/10)
  3. Office365 Teams LINE のように簡単に会話を行う(03/10)
  4. Office365 Teams 未読の確認など便利な使い方(04/10)
  5. Office365 Teams タブを使ってみる(05/10)
  6. Office365 Teams ビデオ会議に活用する。(06/10)
  7. Office365 Teams 組織外の人を招待する(07/10)
  8. Office365 Teams 管理画面が変わりました。(08/10)
  9. Office365 Teams ライブイベントを使って 1 万人にメッセージを!(09/10)
  10. Office365 Teams ライブイベントへの参加の仕方(10/10)