Office365 Teams チームとチャンネルの作成とユーザーの追加 (02/10)

「チームを作成」する

「アプリバー」から「チーム」をクリックします。「チームを作成」と「コードを使用してチームに参加します」が表示されます。「コードを使用してチームに参加します。」については後の方で詳しく説明を行います。ここでは、「チームを作成」をクリックします。

「初めからチームを作成する」

  • 初めからチームを作成する
  • 既存のチームから作成

通常は、「初めからチームを作成する」を選択して下さい。又、既にチームを作成していて、新しく作るチームも既存のチームと似ている場合は「既存のチームから作成」を選びます。これも後ほど説明致します。

更に下記画面になります。

  1. プライベイト
    チーム所有者が招待した人達だけが参加できるチームです。社内全体から、ある部やある課単独でチームを作成する場合に使用します。又、社外の人達と勉強会などに利用する場合もこちらで行います。
    自分が所属していないチームは「候補チームリスト」には表示されません。
    (チャンネル内にプライベイトチャンネルも作成できます。)
  2. パブリック
    社内の誰でも参加できるので、下図のチーム検索で「候補チーム」を検索する事が出来ます。
    チーム所有者の承認が無くても参加できるチームです。
  3. 組織全体:社内の全員が自動的に参加します。 

 

プライベート チームの作成

社内でも部単位や課単位でのチームや、組織外の人達もチームに参加して欲しい。という場合にはこの「プライベイト」を選択します。
 チーム名:Teamsお試し

チームが作成された後、下図のようにメンバーの追加画面になります。「メンバーを追加」する方法については、後でまとめて説明致します。

「パブリック」でチームを作成してみましょう

「チームを作成」-「初めからチームを作成する」を選択し下記の画面を表示し「パブリック」をクリックします。

チーム名:Teams パブリックのお試し
と名前を付けて、「作成」をクリックします。チームの作成については「パブリック」でも「プライベイト」でも手順は同じです。

チームを作成した人は「所有者」になります。
所有者が招待した参加者は「メンバー」になります。
組織外の人は「ゲスト」として表示されます。

所有者は、「チームの作成」、「チーム名の編集」、「チームの削除」、「メンバーの追加」などが行えますが、「メンバー」や「ゲスト」では行えません。
作成したチームの所有者が退職されると、そのチームが削除できなくなります。よって「所有者」はチームの規模に合わせて数人設定するしておいた方が良いようです。

チームへの参加方法 プライベート パブリック
所有者がメンバーを追加する   〇   〇
参加したいユーザーがチームを検索して参加する     〇
参加したいユーザーが入手しコードを入力して参加する     〇
参加したいユーザーがチームへのリンクをクリックして参加する   〇※   〇

※但し、所有者がリクエストを承認する必要があります。

所有者とメンバーの権限の違いは下図のようになっています。

 

チームの管理

作成したチームにどんなチャンネルを設けたり、メンバーの追加、それに運用時の約束事などの設定を行います。

メンバーの追加

チームを作成した本人が所有者になります。
「メンバーを追加」をクリックします。

メンバー名を途中まで入力すると組織内の該当する人が表示されますので表示された分をクリックして下さい。すると右側に「追加」が表示されます。

なんとビックリです。
これまでは、組織以外の人をユーザー登録するのって大変だったのですが、簡単になっています。
ただ、招待したい人のメールアドレスを入力すると〇〇〇@docomo.ne.jpでも簡単に招待できるようになっています。これで本当に ZOOM を使わなくて良くなります。

 

チャンネル

既に準備されている「一般」チャンネルがあります。これは削除できません。この他にチームに相応しいチャンネルが必要な場合は「チャンネルを追加」ボタンで自由に最高200個まで作成する事が出来ます。

チャンネル数が多くなると良く使うチャンネルから順に 02 や 002 など番号付けると便利です。「…」から「このチャンネルを編集」から行えます。

プライバシーチャンネルの作成

プライベイト チームの中に更にプライベイトチャンネルの作成ができるようです。
「チャンネルの追加」をクリックします。

「プライバシー」という項目が追加されています。
 「標準:チーム全員がアクセスできます」
 「プライベイト:チーム内のユーザーの特定のグループしかアクセスできません。」

次にメンバーの入力になります。入力方法は通常の入力方法を同じです。

下図のように内緒のチャンネルも表示されますが、右側に鍵マークついていて、この内緒チャンネルにアクセスできるユーザーしか中はみられません。

プライベイトチャンネル「内緒のチャンネルテスト」に招待されていない人にはチャンネルも表示されていません。ですから安心して内緒話ができるようです。

チーム画像の設定

メンバーアクセス許可

全てを許可するといろいろと触る人がいて問題が起こる可能性もあるので最小限の許可がいいかと思います。

 

ゲストのアクセス許可、@メンション

メンションの初期値は、ON になっています。
@メンションは、だれだれさん、と相手を指定して投稿をする時に使われます。
相手があまりパソコンを見ない人にはメールでお知らせが届きますので便利です。

チームやチャンネルで@メンションを使って投稿した場合、その内容は全員に表示されますので@メンションと「チャット」の違いをしっかりと教えておく事が大事だと思います。

チームコード

新しいチームに招待する時にチームコードで簡単に行う事が出来ます。

チームに参加して欲しい人にチームのコードを送ると簡単に参加して頂けます。
参加して欲しいチーム名の右側の […] をクリックして「チームを管理」をクリックします。

「設定」をクリックすると下図のようになります。「チームのコード」欄にある「作成」をクリックすると a68qnmx のコードが表示されます。尚、ゲストへの参加には使えません。

コードでチームに招待を受けた場合
チームリストの下側にある「チーム参加、またはチームを作成」をクリックし、「コードでチームに参加する」を表示してコード入力をします。

 

お楽しみツール

初期値として Giphy、ステッカーとミーム、カスタムミームの使用は ON になっています。
しかし、大きな画像や砕け過ぎた画像が多くなると見にくくなる事も考えられます。ある程度の制限はあっても? とも思います。

タグ

チームに参加している人が多い場合、それぞれの役職や属性にタグを利用したほうが便利です。
いつも複数人の人にメンションするなどの時にタグ名でメンションできるので便利です。

①チームリストから「…」をクリックしてメニューから「タグを管理」をクリックする。
②「タグを作成」をクリックする。
③「タグ名」を入力し、「ユーザーを追加」でタグを追加するユーザーを選択したら「作成」をクリックする。
④「チームを管理」でメンバー一覧を確認するとタグを確認する事ができます。

分析

[すべてのチャンネル]、[一般]、[02会議]、[03雑談]など設定したチャンネル別に分析を見る事が出来ます。又、期間も[過去7日間]、[過去30日間]、[過去90日間]の設定が出来ます。

エンゲージメント 投稿数、返信数、メンション数、リアクション数
アクティブユーザー、上位の非アクティブなチャンネル、会議など

アプリ

OneNote、Planner など単独では使っていますが、Teams と連動しては使った事ありません。
使ってから投稿したいと思います。

 

「チーム」や「チャンネル」の [表示]と[非表示]

「チーム」や「チャンネル」で、見せたくない場合や、「チーム」「チャンネル」が多くなって見づらくなってしまう場合が出てきます。そんな場合に画面に表示するのを「チーム」名や「チャンネル」名を「非表示」に設定する事ができます。又、戻す事も簡単に行う事が出来ます。

非表示にしたい「チーム」名をクリックすると … が出てきますので、これをクリックします。
すると「非表示」が一番上に表示されます。ここをクリックすると「非表示」になります・

「非表示」にすると下図のようにチームリスト欄に「非表示のチーム」が表示されここに対象のチームが移動します。
「非表示」マークの左側(赤矢印)位置にカーソルを移動すると▼がすると表示されます。これをクリックすると

「非表示のチーム」欄からチーム名が消えてしまいます。

この処理は「チャンネル」でも行えます。
「 2 つの非表示チャンネル」が表示されますのでクリックすると「非表示」に設定したリストが表示されます。
「表示」に戻す場合は、簡単に「表示」をクリックするだけで戻す事が出来ます。

チャンネルのピン留め

チーム数が多くなったり、チャンネル数が多くなったりすると必要なチャンネルを探すのも大変になってきます。そこで自分が必要なチャンネルだけをサイドバーの上部に表示されるようにピン留めする事が出来ます。

「ピン留めを解除」をクリックするといつでも元に戻せますので一番良く使う時など是非、設定されて下さい。

不要になったチームのアーカイブ

プロジェクトなどが終了して不要になったチームをアーカイブして保存することができます。アーカイブされたチームは参照することができますが、チャネルを作成したり、コメントを投稿したりすることができません。
この操作は所有者権限も持つユーザーだけが行うことができます。

下図の→部分をクリックします。

アーカイブしたいチーム名欄の … をクリックして「チームのアーカイブ」をクリックして下さい。

「〇〇〇をアーカイブしますか?の確認画面が表示されます。」「アーカイブ」をクリックします。
アーカイブされたチーム名は「アーカイブ」の欄に移動します。

 

ご案内

Teams はシステムが大きいので下記のように分割しています。それぞれページをご活用下さい。

  1. Office365 Teams とは、使い方、導入方法、活用方法など(01/10)
  2. Office365 Teams チームとチャンネルの作成とユーザーの追加 (02/10)
  3. Office365 Teams LINE のように簡単に会話を行う(03/10)
  4. Office365 Teams 未読の確認など便利な使い方(04/10)
  5. Office365 Teams タブを使ってみる(05/10)
  6. Office365 Teams WEB会議会議に活用する。(06/10)
  7. Office365 Teams WEB会議に組織外の人を招待する(07/10)
  8. Office365 Teams 管理画面が変わりました。(08/10)
  9. Office365 Teams ライブイベントを使って 1 万人にメッセージを!(09/10)
  10. Office365 Teams ライブイベントへの参加の仕方(10/10)