Office365 Teams 「会話」はいろいろ出来て便利です。(2/5)

LINEのような「会話」をしてみます。

下記の手順で会話の入力モードに入ります。

  1. Teams を起動したら、メニューから「チーム」をクリックします。
  2. 今回の会話が、「一般」の「01営業」「02サポート」「03雑談」の中からふさわしいチャンネルを選択します。
  3. 上段の「会話」「ファイル」「Wiki」「会議のメモ」「+」から「会話」を選択します。
  4. 下段にある空欄の入力エリアに、会話の文章を入力します。
  5. 入力後、Enter キーか、入力欄下の飛行機マークをクリックします。

下段の一番左端のアイコン「Aと鉛筆マーク」をクリックすると入力エリアが広くなります。よって長文の文章を改行しながら入力する事や、文章の一部文字を大きくしたり、一部の色を変えたりして文章を強調する事が出来ます。なお、改行は、Shift+Enter キーで行えます。

入力エリアを広げた状態で、アイコンの右側にある「…」をクリックして表示される [!] は重要マークです。右端に赤!が付き重要である事を強調します。(「…」は画面のサイズが小さい時に表示され、画面表示が大きい時は表示されません)
又、下図のように文字を大きくしたり、文字に色を付けたり、なども行えます。

スマホでもなじみの絵文字が選べます。

「GIF」を使ってみましょう。クリックすると下図のような画面になります。検索エリアに [ 学校 ] と入力します。そしたら下に12個の学校に関連する画像を表示します。スクロールも出来ますので会話に相応しいGIFファイルを選択して取り込む事が出来ます。画像と違って動きのある絵がいいですね。

マンガの中に「花見いいね!」など、文字を入れ込む事も出来るようです。

「ミーム」から「+」を選択するとパソコンからの画像のアップロードも行えます。

もし、投稿してしまってから間違いに気づいたら「編集」で修正をしたり、「削除」などが行えます。

 

 

メンションを使う

@相手を指定して、その相手のみにメッセージを送る。事も出来ます。
但し、このメッセージはチームメンバー全員に見えていますので、ここからは内緒のメッセージは送らないで下さい。

半角 @ を入力するとチームのメンバーが表示されます。ここから相手を選んで下さい。

選択すると相手の名前が表示されますので、必ず、「さん、」を付けてからメッセージを入力して下さい。
又、受けた人は「返信」を忘れないようにしましょう。

又、メンションには、@t はチーム全員にメンション、@c はチャンネル全員にメンションが行えます。

メンションを受けた相手には

Teams 画面の一番左側の「チーム」のマークや、チャンネルにメンションが何個来ているよ。数字やマークが付きます。

長時間パソコンを使用しなかった場合はメールが届きます。なお、この設定は、Teams 一番上段の自分の写真をクリックし「設定」「通知」欄の「不在時のアクティビティに関するメール」欄で「即時、10分ごと、1時間ごと、8時間ごと、1日1回、オフ」から選択できます。

ファイルの共同編集も簡単

クリップのマークをクリックして「コンピューターからアップロード」を選択します。ファイル選択の画面が出たらチームで共有するファイルを指定してアップロードします。

下図のようにアップロードされます。右ボタンをクリックして「画像の共有」をクリックします。

アップロードされたファイルを使う時は、ファイル右側の […] をクリックして「Excel Online で開く」などで開くと共有しながら同時編集なども行えます。

 

 

フィードやフィルターを使ってみよう

今回、使ってみたら、既読ラインが出ていました。 これで自分がどこまで読んでいるのかを知る事ができます。 ただ、自分が投稿した内容を相手が既読か未読かは LINE とは違う形でサポートされています。

左側の「最新情報」のアイコンをクリックする。
・フィード:相手のアクション
初期値はこちらが表示され、画面右下に表示される「通知のバナー」が一覧で表示されます。又、外出中でもここで後から確認する事が出来ます。
・マイアクティビティ:自分のアクション
自分が投稿した後、メンバーが返信したかどうかを確認するのに便利です。

フィルター
未読、メンション、返信などのフィルターがかけられますので、とくに「未読」で迷惑掛けないように簡単にチェックが行えます。

バナーの通知について

バナーの通知も頻繁に来るようになるとうるさく感じますよね。この通知、設定が行えます。
自分の写真をクリックして「設定」をクリックして下さい。

  • バナーとメール  :外出が多い人には便利だと思います。
  • バナー      :いつもパソコンを見ている人にはこちらが便利ですね。
  • フィードにのみ表示:見たい時にフィードから見る。通知はいらない。という人はこちら
  • オフ       :「いいね」の通知はいらない。のように項目別に設定すると便利です。

又、メールの設定には、画面下の方に、「10分ごと、1時間ごと、8時間ごと、1日1回、なし」の設定が出来るようにもなっていて凄く便利です。

見逃さないように「保存」ボタンを活用

チャットをしていると、重要なメッセージや覚えておきたい事などが流れてしまう可能性があります。このような時は「保存」ボタンをおしてお気に入りにメッセージを残すと便利です。

下記のようにメッセージのところに …、□、いいね 等のボタンが表示されます。(現物と記号が違います。)

  • … :をクリックする事により、表示されているメッセージの内容を編集したり、削除したり、未読に変更する事が出来ます。
  • □ :これが「保存」ボタンです。クリックすると下記の図のようになります。下記図を参考にして下さい。

いいね :これは Facebook などと同じ働きをします。いいなーと思ったメッセージには いいね ボタンを押して下さい。

保存ボタンをクリックすると右上の写真の欄にも「保存済み」の表示がされます。

「保存した」メッセージを見たい。と思った時は下記の方法で簡単に見る事が出来ます。

  • 右上の自分の写真をクリックすると、下記のメニューが表示されます。
  • 「保存済み」をクリックします。
  • 左側にこれまで保存したメッセージの「保存済みリスト」が表示されます。
  • ここで見たい行をクリックして保存したメッセージを表示させて下さい。
  • 表示して確認した「保存済み」マークは解除して行くと事をお勧めします。

 

 

「会話」を検索してみよう

Teams も活用してゆくと段々とデータが多くなって行きます。又、いつも大事な会話には「保存」マークを付けるようにしていても忘れる事もあります。そこで、このような場合は会話を「検索」することができます。

  1. 「会話」の中に「売上データ」という投稿があったので検索してみたいと思います。
  2. 右側の「メッセージ」欄に検索で該当する項目が表示されます。
  3. 表示された項目をマウスで選択すると、それに該当する「会話」が表示されます。

「ファイル」を試してみよう

このファイルの管理は、当然と言えば当然なのですが、チャンネル単位に行われています。 ただし、「一般」チャンネルも General としてチャンネルに属さないファイルとして保存できるようです。

  • 「新規」ボタンをクリックすると、Word、や Excel などが表示されます。 ここで文書や表を作成して新規保存が出来るようです。
  • 「アップロード」をクリックすると、どのファイルをクリックしてアップロードするかの「開く」画面が開きます。
  • 「リンクを取得」この 「Teamsテスト」の「ファイル」の画面の URL を取得する事が出来ます。
    ブラウザの URL 欄で、このアドレスを貼り付けたら、Teams が起動して、「Teamsテスト」の「ファイル」画面が開くようになります。

「会話」「ファイル」「Wiki」の欄の「ファイル」の状態で、ファイルの右側の […] をクリックして「SharePoint で開く」をクリックすると下記のような SharePoint の画面になります。
SharePoint 画面で、ファイルの右側にある [縦…] が開くと「ファイルの履歴」などが表示されます。間違って上書きされたものを前の状態に戻したり、削除されたファイルをゴミ箱から戻したりなどが簡単に行えるので便利です。

  • 「+クラウドストレージ」をクリックすると下記のようなクラウド ストレージが表示されます。
    ちなみに、「Google Drive」を選択します。

  • いつまでの下記の状態です。 仕方ないですよね。 Google Drive の URL ってどこにも設定していないからですね。 止まりましたので「戻る」で戻ります。

 

 

これまで BB が、使った事が無い「Wiki」をクリックしてみます。

「 Wiki 」は、下記画面のようになります。 詳しくわからないので、下記を参考にして下さい。

「Wiki とは、単純なページを作成して相互にリンクすることで、ユーザーのグループがアイデアをすばやく取り込んで共有できるようにデザインされたサイトです。 組織では、さまざまな用途で Wiki を使用できます。 大規模な組織では、エンタープライズ Wiki で膨大な情報を共有できます。 小規模な組織では、チーム サイトを Wiki として使用し、プロジェクトに関するアイデアをすばやく収集して共有できます。 」

後の方で出てくる OneNote でも良いような気もしますが。。

「 + 」をクリックしてみます。

タブを新しく追加する事が出来ます。

「Planner」「OneNote」「PowerApps」「Power BI」など色々あります。

ここでは、「WEBサイト」を選択してみます。
まず、「Outlook」の「予定表」から「Teamsテスト」を開き、URL をコピーします。 そして下記の通り設定します。

下記のように「Teams練習予定表」が表示されます。
実際、クリックして開いた時、自分のメールが開きます。 そこから、予定表を開く事になります。 最初から設定した「Teams練習予定表」のみが開いてくれるとばかり思っていたのでチョットがっかりしました。