Office365 Teams 未読の確認など便利な使い方(04/10)

メールからの投稿

外出先からメールを使って、Teams のチャンネルに投稿する事が出来ます。これなら慣れているメール送信だから大事なメッセージを簡単に投稿が出来ていいですよね。
ただ、この場合は投稿するチャンネルのメールアドレスを前もって調べておいてすぐ送れるように保存しておく必要があります。

チャンネルのメールアドレスの取得

メールを送る「Teamsお試し」チームの中の「一般」をクリックします。
「一般」の「…」をクリックすると下図のように「メールアドレスを取得」が表示されます

メールアドレスが表示されますのでコピーをクリックします、

チームのメールアドレスを保存しておく

Outlook の「連絡先」の「新しい連絡先」を開き、「Teams お試し」のメールアドレスを登録する。(登録しないと使えないという事はありません。)

メールの発行

Teams のチャンネルの登録をしておけば Teams と入力しただけでメールアドレスの候補が表示されるので直ぐにメール発行が行えます。


 

大事なメッセージは「保存」を使う!

「会話」や「チャット」をしていると、重要なメッセージや残しておきたいメッセージなどがあります。しかし、メッセージが次から次へ投稿されると画面上から消えてしまったり、後で見たいと思ってもそれを探すのが大変だったりします。
このような時は「保存」ボタンを押してメッセージを残す事が出来ます。

下図のように … からウインドウを開き「このメッセージを保存する」をクリックして下さい。

保存したメッセージを見る

画面右上の自分の写真をクリックしてウインドウを開き、「保存済み」をクリックします。

チームリスト欄に、これまで保存している分が、最新日付分を上(降順)にして一覧で表示されます。リストから必要分をクリックするとワークスペース欄に背景が黄色で表示されます。

 

「最新情報」を使ってみよう

一番左側の「最新情報」をクリックすると、チームリスト欄に「フィード」が表示されます。この「フィード」をクリックすると「マイアクティビティ」に切り替わり、それぞれの時間と詳細が表示されますので未読の確認を行う事が出来ます。

フィード(マイアクティビティ)

フィード
 相手のアクション(初期値)、画面右下に表示される「通知のバナー」が一覧で表示されます。又、外出中でもここで後から確認する事が出来ます。

マイアクティビティ
 自分のアクション、自分が投稿した後、メンバーが返信したかどうかを確認するのに便利です。

フィルター

「フィールド」や「アクティビティ」で「フィルタ」をジョウゴマークをクリックすると「入力してフィルター」欄が表示されます。ここでフィルターかけたいキーワードを入力するとそのキーワードが含まれる部分の文字が灰色に反転します。

「会話」や「チャット」の検索

Teams も活用してゆくと段々とデータが多くなって行きます。すると大事な会話も画面から消えてしまい忘れてしまう事もあります。そういう時は、キーワードを使った「検索」で探すことが出来ます。

更に、<メッセージ><ユーザー><ファイル>が表示され、検索文字に該当する内容がリストとして表示されます。
表示された項目をマウスで選択すると、それに該当する「会話」が表示されます。

<メッセージ>
 <差出人><種類><その他のフィルター>が表示され更に絞り込みが出来ます。
 ・差出人→名前の入力
 ・種類→すべて、チャット、チャンネルの選択が行えます。
 ・その他のフィルター→件名、日付、チーム、チャンネル、私の@メンション、添付ファイルありの詳細入力による絞り込みが行えます。

その他のフィルター

   

   件名:更に件名の一部を入力します。
   日付:今日、昨日、今週、先週、今月、先月、今年、翌年などの指定が行えます。
   チーム:チームの選択
   チャンネル:チャンネルの選択
   □私の@メンション
   □添付ファイルあり
 
などの指定も行えます。件名などチーム内である程度の約束事があると後後便利に検索が出来そうです。

<ユーザー>
 組織内の自分以外のユーザーが表示されます。 

<ファイル>
 チーム内で自分がアップロードした分や、チーム内の相手から送られてきたファイルが表示されます。更に「フィルタ」をクリックするとチーム、すべてのファイルの種類、変更者での絞り込みが行えます。

メンションを使うと更に便利

@相手を指定してメッセージを送る事が出来ます。但し、このメッセージはチームメンバー全員に見えていますので内緒のメッセージは送らないで下さい。
半角 @ を入力するとチームのメンバーが表示されます。ここから相手を選んで下さい。

選択すると相手の名前が表示されますので、必ず、「さん、」を付けてからメッセージを入力して下さい。又、受けた人は「返信」を忘れないようにしましょう。
又、メンションには、@t はチーム全員にメンション、@c はチャンネル全員にメンションが行えます。

メンションを送った側

メンションを受けた相手には

自分に指定して来ているメッセージなので読み漏れが無いように赤線や赤@印で強調されて届きます。又、スマホなどと連動していると更にスマホと連動している時計などにもお知らせが届くようにも出来ます。BB はとても重宝して使っています。(但し、スマホなどには嫌だと言う人もおられますので取り決めと設定が必要だと思います。)

 

未読にする

ここでの「未読にする」は、「ここまでは見ました。これ以降は見ていません。」というラインを自由に設定して引くというようなものです。BB は、あまり使っていません。BB は、「最新情報」からの「フィード」や「フィルタ」を利用された方が便利だと思います。

下図のように「最後の既読」が表示されるようになります。
指定した投稿の上側にラインは引かれます。

 

通知の設定

長時間パソコンを使用しなかった場合はメールが届きます。又、画面右下に通知のメッセージを表示したりする事が出来ます。これは下記の「設定」から行う事が出来ます。

「通知」をクリックします。

それぞれの項目の右端の▽をクリックすると「バナーとメール」「バナー」「フィールドにのみ表示」「オフ」など、だいたい同じ項目が多いのですが、項目によっては設定内容が違いますので自分に適した設定に変更する事が出来ます。

  • バナーとメール  :外出が多い人には便利だと思います。
  • バナー      :いつもパソコンを見ている人にはこちらが便利ですね。
  • フィードにのみ表示:見たい時にフィードから見る。通知はいらない。という人はこちら
  • オフ       :「いいね」の通知はいらない。のように項目別に設定すると便利です。

設定内は下記のようになっています。

不在時のアクティビティに関するメールの欄で「即時」「10分ごと」「1時間ごと」「8時間ごと」「1日1回」「オフ」から選択できます。

チャンネル単位の通知

上記の通知設定は Teams 全体の通知のようです。チャンネル単位の通知設定を行う場合は、

  1. 設定を行いたいチャンネルを指定します。
  2. … をクリックします。
  3. 「チャンネルの通知」をクリックします。

「チャンネル通知の設定」が開きます。

チャンネルによっては通知への対応を漏らしたくないなどの時、下記の設定を行います。

  • すべての新しい投稿 ⇒ [バナーとフィールド] [フィードにのみ表示] [オフ] から選択し設定が行えます。
  • ☐ すべての返信を含む ⇒ などに を付けて、全ての返信の通知も受け取る事が出来ます。
  • チャンネルのメンション ⇒ [バナーとフィールド] [フィードにのみ表示] [オフ] から選択し設定が行えます。

未読など漏れが無くなるよう、社内での設定、グループでの設定、又、スマホの設定など上手な設定が必要なようです。

ご案内

Teams はシステムが大きいので下記のように分割しています。それぞれページをご活用下さい。

  1. Office365 Teams とは、使い方、導入方法、活用方法など(01/10)
  2. Office365 Teams チームとチャンネルの作成とユーザーの追加 (02/10)
  3. Office365 Teams LINE のように簡単に会話を行う(03/10)
  4. Office365 Teams 未読の確認など便利な使い方(04/10)
  5. Office365 Teams タブを使ってみる(05/10)
  6. Office365 Teams WEB会議に活用する。(06/10)
  7. Office365 Teams WEB会議に組織外の人を招待する(07/10)
  8. Office365 Teams 管理画面が変わりました。(08/10)
  9. Office365 Teams ライブイベントを使って 1 万人にメッセージを!(09/10)
  10. Office365 Teams ライブイベントへの参加の仕方(10/10)