Office365 Teams ビデオ会議に活用する。(06/10)

はじめに

Office365 に含まれる Teams でもビデオ会議が行えるようになりました。わざわざ他社のビデオ会議ソフトを契約したり、無料版の  Skype など別ソフトを起動せず簡単に会議が行えるのでホント便利になったと思います。

お願い

ビデオ会議の説明には最低でも2人以上は必要なのですが、BB は個人事業で一人で行っていますので一人でデスクトップとタブレット(Surface3)とで行います。又、髭顔が嫌いな方には申し訳ございません。ココだけは我慢してご覧下さいますようお願い致します。

こんな方に使って欲しい

  • 海外に事業所がある方、県外に営業所や支店あり高い交通費と時間を使って営業所回りをしている方

  • 仕入先、下請先などの関連会社に打合せなどで定期的に訪問している方

  • 設計、デザインの打合せなどで電話では上手く説明が出来ず困っている方

  • 営業所や店舗数が多く、責任者や店長とのコミュニケーションや細かい作業の指導が上手くいかず困っている方

  • メールでは相手にどうしても伝えられない。画面を見ながら話しをしたい。と困っている方

ビデオ会議を活用する

「Teams お試し」の右側の「 …」 「チームを管理」をクリックすると下記画面が表示され、現在2人が登録されている事になります。
写真の右下にある小さな〇印で、白はオフライン、黄:退席中、緑は連絡可能などで相手の状態がわかるようになっています。
又、この状態からチャット、メール、ビデオ会議、音声通話などが行えます。

接続仕方

  1. 一番左側のアプリバーから「チーム」をクリックします。
  2. ワークスペースの一番下に、「会話」用の入力エリアに 6 個のアイコンと「…」が表示されています。
  3. 下図では右から 2 番目のカメラマークのアイコンをクリックして下さい。

井手弘行のパソコン画面下の「会議の開始」をクリックします。

下図のようになります。

下図の右側に参加者ウインドウが開きます。ここでは、くまひげをクリックします。
又、右側のリストの中の人を指定する場合は、相手の右側にある … 「参加を依頼」をクリックして下さい。

くまひげのタブレットの画面です。青色文字にします。
パソコンの画面に会議参加のウインドウが表示されます。ここでは「参加」をクリックします。

カメラの ON/OFF スイッチ、マイクの ON/OFF スイッチ
PCのマイクとスピーカー からスピーカーやマイク、カメラなどの選択が出来るようになっています。

これらを確認して「今すぐ参加」をクリックします。

「Windows のセキュリティの重要な警告」が表示されます。ので「アクセスを許可する」とクリックします。
相手の画像が大きく、自分の画像が右下に小さく表示されます。

デスクトップ画面に戻ります。

こちらでも相手の画像が大きく、自分の画像が右下に小さく表示されます。
(すみません。一人でやっているのでわかりにくいかもしれません。)

  • カメラをオフにする
  • ミュート
  • 共有
  • その他の操作
  • 会議の表示
  • 参加者を非表示
  • 切断

となります。

タブレットの場合
右側に「カメラの切替」が表示されます。ここをクリックする事によりタブレットのカメラを全面、背面と切り替える事が出来ます。

「会話」から会議を開催する

上記でも説明しましたようにワークスペースの下の「今すぐ会議」のアイコンをクリックします。
「今すぐ会議」をクリックすると、「今すぐ会議」と「会議をスケジュール」が表示されます。
「今すぐ会議」をクリックして始めます。

右側のウインドウから相手を選び、右側の … 「参加依頼」をクリックします。

招待されたメンバーの画面には「参加」が表示されます。「参加」ボタンをクリックして簡単に参加する事が出来ます。

新しい会議(会議のスケジュール)

WEB会議は、会議の内容、日程、時間、それに参加する相手を決め、それらの内容をメールして開催する事ができます。
上図で説明の「会議のスケジュール」か、アプリバーの「予定表」「+新しい会議」から予約を設定する事ができます。

  • タイトル
  • 必須主席者を追加
  • 任意参加者
  • 開始時間と終了予定時間
  • 繰り返し
  • チームとチャンネル
  • 場所(WEB会議でなく社内の会議室の場合など)
  • 会議の詳細

下図のように会議の予約が完了すると、チームのチャンネル内に予約内容が表示されます。

アプリバーの「予定表」からも会議の予約を行う事が出来ます。又、予約を完了したら下図のようになります。

時間になるチョット前に紫色のラインをクリックして会議を始めます。チームのメンバーには「参加」の表示されますので「参加」ボタンをクリックして会議に参加します。

Zoomもインストールできます。

アプリバーの「アプリ」から Zoom を検索しインストール出来ます。

下図のように「Zoom」のアイコンも表示され、Zoom にサインインする事が出来ます。

多数の人たちをWEB会議をした時、現在の Teams では 4 画面しか表示されません。この件も近いうちに、まず 9 画面への別画面での対応ができるようになるそうです。
Teams は、スタートした時と比べると凄く変わってバージョンアップされています。この事が私はとても魅力を感じます。変わって大変だ。という人もいらっしゃいますが、やっぱりバージョンアップして機能追加がある方がいいと思います。これからもとても楽しみにしています。

画面を共有して会議を行う

共有ボタンをクリックすると、[デスクトップ、ウインドウ、PowerPoint、参照、ホワイトボード] が表示されます。

  • デスクトップ:ディスプレイを数台接続している場合にその切替が出来ます。
  • ウインドウ:現在、開いているアプリケーションが表示されます。
  • PowerPoint:これは現時点では不明でした。
  • 参照:チームとチャンネルを参照
       OneDrive
       コンピュータからアップロード
    現在、PCに無いファイルも上記のような場所からアップロードして共有する事が出来ます。
  • ホワイトボードや、Freehand by InVision などのアプリも選択出来ます。

「ホワイトボード」を使ってみます。

ホワイトモードを広く使用するため、色々操作するためのアイコンが消えてしまいます。
下図のようにマウスを下段に移動させると「発表の中止」や上記のアイコンが表示されます。
ホワイトボードを注意する時は、この「発表の中止」をクリックして下さい。なお、「発表の中止」ボタンは会議の主催者側にしか表示されません。

ホワイトボードには、右側にある色鉛筆を使って自由に描いて下さい。なお、このホワイトボードは共有していますので相手の方も自由に描く事が出来ます。

デスクトップを共有してみる

下図のように「共有」アイコンをクリックすると下図のように現在開いている画面のリストが表示されます。
又、開いてなくても「参照」から新たに開く事も出来ます。

ここでは、既に開いている Excel ファイルを選択してみます。

赤枠で囲まれたエクセルの表が相手と共有されているところです。ですから、ここで Excel 表の値を修正など行うと相手の画面にもその内容が表示されます。又、カーソルの移動状況も相手に表示されます。
もちろん、通常の操作で共有しているエクセル画面を最大かして拡大する事も出来ます。

カーソルを画面の最上部へ移動すると画面上部の中央に黒いバーが表示されます。

黒いバーが表示されます。又、この中は状況に応じて色々な内容に変わります。

制御を渡す
自分が操作しているのを中断し、相手に Excel ファイルの値の訂正などを行ってもらう時に制御を渡します。「制御を渡す」をクリックすると誰に渡すかのリストが表示されますので指定する事が出来ます。

発表を停止
現在、共有している Excel ファイルの共有を中止する時に行います。

相手に「制御を渡す」と下図のように自分のマウスと相手のマウスの動きが写真付きで表示されます。よって相手が何をしたいのかがだいたいわかります。

共有を中止する時は、画面上部の黒いバーの中にある「発表の中止」をクリックして下さい。
WEB会議の操作は慣れておかないと会議になりませんので何回もテストしておいて下さい。

会議の内容を録画する

会議の内容を録画する場合は、下記のボタンをクリックして開始します。
Skype for business 版で使っていましたが、不参加の方に録画分を見てもらう事ができホント便利ですよね。

最近のバージョンでは、下図の「キーパッド」の上に「背景をぼかす」が追加されています。
働き方改革で自宅で参加する時や、会社でも背景に見られて欲しくない掲示物などある時などぼかすと便利ですね。

レコーディングされた内容は、この Office365 の Stream に保存されます。
下図のように Office365メニューから Stream をクリックし、マイコンテンツからグループを選択します。すると自分達のグループが表示されますので目的のグループ名をクリックして下さい。そこで、最新の動画欄などで画像が表示されています。

・会議のメモ
 

・会話のメモの表示
 

・「参加者ウインドウ」の表示、ユーザーの追加
 

・[デバイスの選択]ウインドウを表示
 

 

最近、2020年5月に入ってからの新しい機能

背景の設定

会議室の後ろの背景を変えることができるようになりました。これは凄く助かりますよね。今まで自分以外をぼかすというのはありましたがやっぱり背景の変更が好きです。まだ私が使っている分では自分の好きな画像をアップする事は出来ませんがとても重宝しています。

画面に表示されているアイコンの中から … をクリックします。その後、「背景効果を表示する」をクリックします。

右側に「背景の設定」画面が表示されますので、カーソルを下まで移動させて好みの写真を選択しプレビューを押して確認して下さい。気に入ったら「適用」をクリックして、右上の × で画面を閉じます。

会議中に手を挙げる

最近、Zoomでは 25 人で会議する。とか画面に表示する数がだんだんと増えています。Teams でも画面表示は 9 人になった。と聞きますが BB は個人事業でこの点の確認が出来ていません。このように大勢で会議をすると「発言したい。」という状況になる事もあります。この時に「手を挙げる」というアイコンをクリックしてみんなが見ている画面に意思表示する事ができる機能です。

まだまだこのビデオ会議は機能が増えて行くのではと楽しみにしています。

ご案内

Teams はシステムが大きいので下記のように分割しています。それぞれページをご活用下さい。

  1. Office365 Teams とは、使い方、導入方法、活用方法など(01/10)
  2. Office365 Teams チームとチャンネルの作成とユーザーの追加 (02/10)
  3. Office365 Teams LINE のように簡単に会話を行う(03/10)
  4. Office365 Teams 未読の確認など便利な使い方(04/10)
  5. Office365 Teams タブを使ってみる(05/10)
  6. Office365 Teams ビデオ会議に活用する。(06/10)
  7. Office365 Teams 組織外の人を招待する(07/10)
  8. Office365 Teams 管理画面が変わりました。(08/10)
  9. Office365 Teams ライブイベントを使って 1 万人にメッセージを!(09/10)
  10. Office365 Teams ライブイベントへの参加の仕方(10/10)