Office365 Teams WEB会議に組織外の人を招待する(07/10)

組織外の人を招待する

Teams を使う時、社内のメンバー以外にも当然、協力会社や下請け会社とのコミュニケーションが仕事上で必要になります。

又、経営者の間には中小企業家同友会、倫理法人会などたくさんの団体があり、会員さん同士で会議や勉強会などが盛んに行われています。

今回、新型コロナウィルスで外出自粛などが強く求められると Teams のようなWEB会議が必要不可欠になってきます。

この Teams ソフトのバージョンアップも早く、前回よりも更に使いやすくなっているのに気づきましたので急遽、このサイトも作り直しを致しました。

前回分を見られた方、本当に申し訳ございません。改めて今回分を見て頂きたく思います。又、更にこの組織外の人の招待が簡単になっていて 3 回目の更新です。

新しい会議の予約をする。

今回は、わかりやすいように gmail と Yahoo メールを使っている人に招待をしてみたいと思います。
会議名:GW コロナを避けてキャンプを楽しもう
相手:aaaaaaaaa@yahoo.co.jp
         bbbbbbbb@yahoo.co.jp
         dddddddd@gmail.com

Yahoo メールを受けた人

下図のようなメールが届きます。

下の方を見ると、Microsoft Teams 会議が届いています。
ここで、会議の始まる少し前に「会議に参加するにはここをクリック」をクリックします。

数日前でもチョット確かめたいと思ったらクリックしても大丈夫です。
画面には「会議に参加している人にあなたが待機していることを通知しました」が表示されます。
画面右上の「閉じる」をクリックして確認を終了して下さい。

会議に参加する方法を選択します。

Windowsアプリをダウンロードする。
これからも頻繁に Teams でWEB会議に参加することがある場合は Teams アプリをダウンロードしておくとWEB会議だけでなくチームとしての会話やチャット又、ファイル共有など Teams の色々な機能を組織外の人として共有されている範囲で利用する事が出来ます。

このブラウザで続ける
Teams アプリをダウンロードする事も無い。という場合はこちらを選択して下さい。

Teams アプリを開く
すでに Teams アプリをインストールしている場合はこちらを開いて下さい。

まずは、「このブラウザーで続ける」を選択して下さい。

会議に参加する準備をする

自分がだれかの「名前」を入力します。(下図では ”くまひげ”にあたります)
カメラ、音声 のスイッチをオンにする。
「今すぐ参加」をクリックします。

許可を待ちます。

直ぐに本会議に参加する事は出来ません。会議を行っている人達から許可を頂いてから入れるようになります。

 

Gmail で招待を受けた場合

下図のようなメールが届きます。
Microsoft Teams 会議欄の「コンピュータまたはモバイルアプリで参加」をクリックして下さい。

数日前でもチョット確かめたいと思ったらクリックしても大丈夫です。
画面には「会議に参加している人にあなたが待機していることを通知しました」が表示されます。
画面右上の「閉じる」をクリックして確認を終了して下さい。

会議に参加する方法を選択します。

Windowsアプリをダウンロードする。
これからも頻繁に Teams でWEB会議に参加することがある場合は Teams アプリをダウンロードしておくとWEB会議だけでなくチームとしての会話やチャット又、ファイル共有など Teams の色々な機能を組織外の人として共有されている範囲で利用する事が出来ます。

このブラウザで続ける
Teams アプリをダウンロードする事も無い。という場合はこちらを選択して下さい。

Teams アプリを開く
すでに Teams アプリをインストールしている場合はこちらを開いて下さい。

まずは、「このブラウザーで続ける」を選択して下さい。

会議に参加する準備をする

自分がだれかの「名前」を入力します。
カメラ、音声 のスイッチをオンにする。
「今すぐ参加」をクリックします。

許可を待ちます。

直ぐに本会議に参加する事は出来ません。会議を行っている人達から許可を頂いてから入れるようになります。

会議に入れました。

ここでは、仮想マシンを使ってWEB会議をやっているのでマイクやカメラがありません。そこで下図のようになります。招待された人にカメラやマイクが無かったら下図のような状態になってしまいます。

まとめ

本当にビックリするような簡単になっています。

以前は、組織外のにはマイクロソフトアカウントが無いと使えません。ですからマイクロソフトアカウントの意味や、作成の仕方などホント説明が大変で Teams は組織内または Office365 を持っている人と同士しか使えないと思ってしまうくらいでした。

これで Teams も Zoom などのように組織外の人と気楽に会議、打合せ、それにWEB飲みなども行えるようになりました。

 

ご案内

Teams はシステムが大きいので下記のように分割しています。それぞれページをご活用下さい。

  1. Office365 Teams とは、使い方、導入方法、活用方法など(01/10)
  2. Office365 Teams チームとチャンネルの作成とユーザーの追加 (02/10)
  3. Office365 Teams LINE のように簡単に会話を行う(03/10)
  4. Office365 Teams 未読の確認など便利な使い方(04/10)
  5. Office365 Teams タブを使ってみる(05/10)
  6. Office365 Teams WEB会議に活用する。(06/10)
  7. Office365 Teams WEB会議に組織外の人を招待する(07/10)
  8. Office365 Teams 管理画面が変わりました。(08/10)
  9. Office365 Teams ライブイベントを使って 1 万人にメッセージを!(09/10)
  10. Office365 Teams ライブイベントへの参加の仕方(10/10)