Office365 Teams 組織外の人を招待する(07/10)

組織外の人を招待する

Teams を使う時、社内のメンバー以外にも当然、協力会社や下請け会社とのコミュニケーションが仕事上で必要になります。

又、経営者の間には中小企業家同友会、倫理法人会などたくさんの団体があり、会員さん同士で会議や勉強会などが盛んに行われています。

今回、新型コロナウィルスで外出自粛などが強く求められると Teams のようなWEB会議が必要不可欠になってきます。

この Teams ソフトのバージョンアップも早く、前回よりも更に使いやすくなっているのに気づきましたので急遽、このサイトも作り直しを致しました。

前回分を見られた方、本当に申し訳ございません。改めて今回分を見て頂きたく思います。

組織外の人を招待する前に設定の確認を行う

Microsoft 365 管理センターの設定

「Microsoft Teams 管理センター」「組織全体の設定」「ゲストアクセス」の設定を ON にします。

「Microsoft Teams 管理センター」「設定」「サービスとアドイン」をクリックして「Office 365 グループ」をクリックします。

更に「共有」をクリックします。

「Microsoft Teams 管理センター」「Azure Active Directory」「ユーザー」「ユーザー設定」とクリックし、画面の中から「外部コラボレーションの設定」をクリックします。

画面のように設定して下さい。そして、必ず「保存」を行って下さい。なお、この変更処理が反映されるまでは最大 24 時間かかる場合がある。との事です。

 

gmail ユーザーの前準備

Yohoo ユーザーは問題ないのですが Gmail ユーザーは、下記に該当する人達以外は簡単に参加できません。面倒ですので必ず、「Office365 管理センター」「ユーザー」「連絡先」で、gmail ユーザーの登録をお勧め致します。

  •  ユーザーの会社で Office365 ユーザーとして Azure AD に既に登録されている人
  •  ユーザーの持つ Gmail.com が既に Micrsoft アカウントと紐づけされている
  •  マイクロソフト アカウントを持っているユーザー

Gmail ユーザーが上記3つの場合以外の人のWEB会議への参加

招待メール届きます。メールの下の方をみます。

下図の赤枠をクリックします。

下図が表示された後に、次の画面が開きます。この画面の裏に隠れやすいので注意が必要です。

上図画面が開いている時に下記の画面が表示されます。
サインイン画面でメールアドレスを確認して「次へ」をクリックします。

そのユーザー名のアカウントが見つかりませんでした。このアプリを使用するように招待された場合は、
電子メールに送信されたワンタイムコードでサインインして下さい。」をクリックします。

メールにワンタイムコードが送られてきます。

メールを見ると、79495760 とコードが来ています。これを次の画面で入力します。

コードを入力して「サインイン」をクリックして下さい。

今後、このパソコンを使う場合は、これまでの複雑な処理は無く簡単にサインインできるとの事です。

これで、Teams 画面が開きます。
とても面倒だと思いますので、是非、これから説明する「連絡先」欄での登録をお勧め致します。

Office365管理センターのユーザーの「連絡先」にgmailユーザーを登録する

Office365 の「管理センター」「ユーザー」「連絡先」を開き、「連絡先の追加」をクリックして gmail ユーザーを登録します。ここでは、名前とメールアドレスだけで結構です。

ただ、これだけでOKでした。これが CSV などで一気に登録できれば良いのですがと思いました。

新しい「WEB会議」の準備

今すぐ社内のある人達と会議をしたい。という場合は、その人たちがいる「チーム」と「チャンネル」を選択してからワークスペースの一番下に表示される「今すぐ会議」のアイコンから始められます。

しかし、他の企業の人達も含めた会議や勉強会をWEB会議で行う場合は、時間と参加人員を決めてWEB会議の予約を行った方が便利です。

左側のアプリバーから「予定表」をクリックして画面を開いて下さい。

予定表画面から、「今すぐ会議」と「新しい会議」が選べます。

「新しい会議」の設定

新しい会議の名前を「タイトルを追加」欄に入力します。

ここでは「社外の人の参加を行うテスト」と入力しました。

必須出席者を追加
必ず参加して欲しい人のメールアドレスを入力します。
ここで入力した人の招待メールには「承諾、仮の予定、辞退」と「返信してください」のメッセージが表示されるので便利です。

任意
一般的に招待する人のメールアドレスを入力して下さい。

メールアドレスを入力すると下に候補として表示されますので、それをクリックして確定します。

任意欄に *****@yahoo.co.jp や、*****@gmail.com を入力します。
ここでも、下に確認のメールアドレスが表示しますので、それをクリックして確定します。

開始日と時間、終了日と時間を設定します。

繰り返し
ここで、「繰り返しなし」が初期値になっていて定期的なWEB会議の開催が行われるようになっています。
「繰り返し、毎週平日(月から金)、毎日、毎週、毎月、毎年、ユーザー設定」などが行えます。

チャンネルを追加
このWEB会議をどの「チーム」と「チャンネル」で行うかの設定を行います。
この欄をクリックすると候補が表示されますので選択して下さい。

場所を追加
「インターネット上」や「WEB会議」それに「WEB」と入力してもいいようです。入力したら下図のようになりました。これはどんなところで、何に使うのかが不明です。

新しい会議の詳細
招待メールを受けた人がビックリされないようにWEB会議の内容などを必ず、入力するようにして下さい。

開催者は、時間前に開始します。

クリックすると直ぐ、下図の画面になります。
カメラの状態やマイクの状態など確認して、「今すぐ参加」をクリックします。

ここで、会議に参加するユーザーさんを「他のユーザーを招待」という欄で入力します。ただ、ここで組織外の人は招待出来ないようです。

参加者が参加してきたら、ロビーへの待機状態になりますので「参加許可」をクリックして下さい。

招待メールを受け取り、WEB会議に参加

「必須出席者」欄で招待した人の場合

下図は、Outlook の受信トレイからです。「承諾、仮の予定、辞退」の選択と「返信してください」のメッセージが表示されています。招待者に必ず返事を出して下さい。
会議へ参加する時は、下の方の「Join Microsoft Teams Meeting」をクリックして参加して下さい。

任意欄で招待された方の場合

メール本文の下の方にある赤枠部分をクリックしてWEB会議に参加します。

「Join Microsoft Teams Meeting」をクリックして Teams のミーティングに参加します。

Teams を起動してWEB会議に参加する方法として 3 つの方法があります。

  • Windowsアプリをダウンロード
    Teams を使うのが初めてで、Teams がインストールされてなく、これからも頻繁に Teams の利用を考えている方

  • 代わりにWeb上で参加
    Teams をパソコンにインストールしたくない人

  • 今すぐ起動する
    既に Teams がインストールされている人

Gmail ユーザーの参加方法

届いたメールから下記をクリックすると

下図のような画面になりますので、「Microsoft Teams を開く」をクリックして下さい。

初めて WEB会議に参加する場合

名前を入力して下さい。
他のユーザーに参加している人がわかるように名前の入力を行います。

「カメラ」「ばかし」「マイク」の設定を確認して「今すぐ参加」をクリックして下さい。
特に「マイク」のスイッチは注意が必要です。
参加した会議では発言が無く参加のみという場合はマイクを OFF にしていた方が良いと思います。

ノートパソコンを使っている場合

下図は、Surface Pro のノートパソコンで起動してみました。
カメラが裏側を表示しています。「デバイス」をクリックしカメラの設定の Front / Rear の切替を Front にします。 

下図のように、参加者の「名前を入力」が表示されます。参加メンバーにだれだかわかるように名前を入力して下さい。

以上で、組織外の人とのWEB会議が行えます。

ご案内

Teams はシステムが大きいので下記のように分割しています。それぞれページをご活用下さい。

  1. Office365 Teams とは、使い方、導入方法、活用方法など(01/10)
  2. Office365 Teams チームとチャンネルの作成とユーザーの追加 (02/10)
  3. Office365 Teams LINE のように簡単に会話を行う(03/10)
  4. Office365 Teams 未読の確認など便利な使い方(04/10)
  5. Office365 Teams タブを使ってみる(05/10)
  6. Office365 Teams ビデオ会議に活用する。(06/10)
  7. Office365 Teams 組織外の人を招待する(07/10)
  8. Office365 Teams 管理画面が変わりました。(08/10)
  9. Office365 Teams ライブイベントを使って 1 万人にメッセージを!(09/10)
  10. Office365 Teams ライブイベントへの参加の仕方(10/10)